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　　《秘書實務(wù)》系統(tǒng)介紹了秘書各項工作的方法、程序與工作要求。內(nèi)容主要包括：辦公室事務(wù)管理、辦公室環(huán)境的維護和管理、會務(wù)工作、文書處理、信息工作、調(diào)查研究工作、保密工作、信訪工作、督查和協(xié)調(diào)工作等。
　　《秘書實務(wù)》適合作為秘書學(xué)、管理學(xué)及其他相關(guān)專業(yè)的秘書實務(wù)課程教材，也可作為在職秘書、公司文員、機關(guān)職員提高職業(yè)能力的必讀書籍。

　　秘書實務(wù)普遍存在于社會各類組織的輔助性管理活動中，其研究對象，即是對秘書各項工作的規(guī)律、方法、程序、途徑、技巧和技術(shù)等的研究。秘書實務(wù)是一門應(yīng)用性很強的學(xué)科，屬于應(yīng)用秘書學(xué)的研究范疇。
　　一、秘書實務(wù)概述
　�。ㄒ唬┟貢鴮崉�(wù)的含義
　　秘書實務(wù)從字面理解，“實”是“實際”的意思，“務(wù)”是“事情”、“從事”的意思。“實務(wù)”從字面可以理解為“實際從事的事情（或工作）”。秘書實務(wù)也稱秘書業(yè)務(wù)，是秘書所從事的各項業(yè)務(wù)活動，包括秘書工作的實際內(nèi)容與工作規(guī)律、程序和方法等的總稱。
　　秘書實務(wù)更強調(diào)對秘書工作具體實施的操作規(guī)范與操作方法的研究，強調(diào)它的實用性和可操作性。
　�。ǘ┟貢鴮崉�(wù)的研究范圍
　　秘書實務(wù)的研究范圍主要有兩個方面：一是秘書實務(wù)的具體內(nèi)容；二是秘書實務(wù)的操作規(guī)范與操作程序和方法。
　　秘書實務(wù)的內(nèi)容是那些具有共性的秘書業(yè)務(wù)，比如：文書處理、會務(wù)工作、信息工作、保密工作、信訪工作等，以下我們專章介紹。
　　秘書實務(wù)的操作規(guī)范有兩種：一種是以法規(guī)形式確定下來的規(guī)范，如《黨政機關(guān)公文處理工作條例》、《計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》、《國務(wù)院信訪條例》、《中華人民共和國保守國家秘密法》（以下簡稱《保密法》）等；另一種是在長期的秘書工作中積累形成的規(guī)則或慣例。比如一些單位制定的《公文簽發(fā)人制度》、《使用印章規(guī)定》等。
　　秘書實務(wù)的操作程序，是指各專項秘書業(yè)務(wù)開展過程各階段的劃分、各環(huán)節(jié)的承接與優(yōu)化組合，取決于各項秘書業(yè)務(wù)自身內(nèi)在邏輯聯(lián)系，表現(xiàn)為井然有序的行為過程。
　　秘書實務(wù)的操作方法，是指從事各項秘書工作任務(wù)的手段、方式、技巧和途徑等。
　　二、秘書實務(wù)的特點
　�。ㄒ唬┟貢鴮崉�(wù)的專業(yè)性
　　隨著組織管理水平的不斷提升和辦公自動化水平的不斷提高，秘書實務(wù)的專業(yè)化特點越來越突出。不僅管理要專業(yè)化，要求秘書具有管理理念，掌握管理的知識和技能，而且對各項實務(wù)的專業(yè)技能也有一定要求。比如：從輔助決策到內(nèi)外溝通，從信息支持到文案管理，從會議組織到辦公室管理，從信息到網(wǎng)絡(luò)，任何一項工作都有自身特點，都具有或程序、或規(guī)范、或技術(shù)等方面的要求。不掌握這些特點和要求，是很難做好秘書工作的。管理的現(xiàn)代化提升了秘書工作的專業(yè)性水平，也對現(xiàn)代秘書提出了職業(yè)化要求，這是秘書職業(yè)發(fā)展的趨勢。
　　�。ǘ┟貢鴮崉�(wù)的實用性
　　秘書實務(wù)屬于應(yīng)用秘書學(xué)范疇，主要探討做好秘書各項工作的方法、途徑、技巧等，是一門應(yīng)用性很強的學(xué)科，強調(diào)實用、務(wù)實。秘書實務(wù)雖然也有一些理論闡述與規(guī)律的探討，但這些理論和規(guī)律主要是為秘書具體工作提供支持。研究秘書實務(wù)的最終目的，是解決秘書工作中的問題，高質(zhì)量完成工作任務(wù)，提高秘書工作效率。因此，秘書實務(wù)具有很強的實用性。
　　（三）秘書實務(wù)的程序性
　　在紛繁的秘書事務(wù)中，大量反復(fù)出現(xiàn)的、經(jīng)常性的工作，如文書處理、會務(wù)工作、信訪工作、接待工作、機要工作、督促檢查工作等，雖然不同的行業(yè)系統(tǒng)、不同機關(guān)單位存在一定差異，但在同一行業(yè)系統(tǒng)和同一機關(guān)單位，這些反復(fù)出現(xiàn)的、經(jīng)常性的工作是有特殊規(guī)律可循的。
　　對這些經(jīng)常性工作深入分析研究，可以發(fā)現(xiàn)其規(guī)范性、程序化規(guī)律非常顯著。在秘書處理經(jīng)常性工作的實踐中，隨著經(jīng)驗的積累，以及對各項工作的有關(guān)要素之間關(guān)系認(rèn)識的不斷深入，為了提高效率和加強管理，必然要制定有關(guān)工作規(guī)范、工作程序和科學(xué)可行的工作要求，并盡可能引入現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)控制系統(tǒng)，使這些工作實現(xiàn)規(guī)范化、程序化、科學(xué)化。
　　秘書工作的程序主要有如下方面：
　　其一，法定性程序。即根據(jù)法律、法規(guī)和規(guī)章所規(guī)定的程序辦理事務(wù)。公文寫作、文書處理、信訪工作、保密工作、督查工作等秘書實務(wù)，都要按照相關(guān)的法定程序處理，不可自行其是。
　　其二，自然性程序。即按工作活動的自身特性自然進展的程序處理事務(wù)。比如：會務(wù)工作按會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)、會后落實的會務(wù)工作進展程序進行；組織工作一般按工作計劃、執(zhí)行、總結(jié)、評比、表彰等項程序進行。
　　其三，指令性程序。是指按領(lǐng)導(dǎo)對辦理某項事務(wù)的具體指示和要求處理事務(wù)，涉及組織或領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)驗、作風(fēng)、習(xí)慣等因素。
　　其四，技術(shù)性程序。有些依賴于技術(shù)支持的秘書實務(wù)，如電話機、傳真機、復(fù)印機、掃描儀、計算機的操作和使用，電視電話會議組織等，都涉及比較專業(yè)的技術(shù)操作程序，秘書必須遵循程序要求，科學(xué)使用。
　　其五，經(jīng)驗性程序。秘書人員在秘書實務(wù)的實踐中積累和創(chuàng)造了大量經(jīng)驗，形成符合本單位實際的工作程序，這些經(jīng)驗性程序往往也具有寶貴的價值。
　　以上程序是相互聯(lián)系的，一項具體的秘書工作往往會存在幾種程序性要求。程序性特征要求秘書人員精通業(yè)務(wù)，熟悉有關(guān)規(guī)定，掌握操作技能和程序，勇于實踐探索，善于總結(jié)規(guī)律，不斷提高辦事程序的科學(xué)性。
　�。ㄋ模┟貢鴮崉�(wù)的綜合性
　　秘書實務(wù)的范圍是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的范圍確定的，凡是領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍所涉及的工作皆屬秘書實務(wù)的服務(wù)領(lǐng)域。秘書工作具有范圍廣、頭緒多、繁雜、瑣碎和重復(fù)的特點，因而處理秘書業(yè)務(wù)需要耐心細(xì)致，計劃統(tǒng)籌。秘書部門雖不是職能部門，但在所有職能部門的信息傳遞、落實執(zhí)行、監(jiān)督檢查、協(xié)調(diào)反饋等工作中扮演了特定角色，發(fā)揮著重要作用。
　　此外，秘書工作的內(nèi)容雖具有各自特點和表現(xiàn)形式，但在實踐中，常常你中有我，我中有你，彼此聯(lián)系，相互交融。例如，信訪工作是秘書實務(wù)的一項重要內(nèi)容，要做好信訪工作就離不開組織會議、處理文書、督促檢查等實務(wù)的支持。又如，會務(wù)工作是秘書實務(wù)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)，卻同文書擬寫、接待工作、禮儀工作等具體事務(wù)不可分割。因此，秘書實務(wù)具有較強的綜合性。
　　三、秘書實務(wù)的主要內(nèi)容
　　秘書實務(wù)的內(nèi)容主要有以下方面：
　　第一，辦公室事務(wù)與管理。包括辦公室通信工作、值班工作、接待工作、印章和介紹信的使用和管理、郵件管理、辦公室的布置、辦公室環(huán)境的維護和管理、辦公室工作程序管理、辦公資源管理等。
　　第二，文書工作。包括文書擬寫、文書制作和文書運轉(zhuǎn)的流程以及要求、文書立卷和歸檔等項工作。
　　第三，會務(wù)管理。包括對會議構(gòu)成要素、分類、特點的認(rèn)識，以及會務(wù)工作的流程，即會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)、會后落實等項工作。
　　第四，信息工作。包括信息的收集、整理、傳遞、存儲、利用和反饋等項工作，以及互聯(lián)網(wǎng)信息搜索、信息即時支持等。
　　第五，公關(guān)活動。包括開放參觀活動、宴請活動、簽字儀式和典禮等公關(guān)活動。
　　第六，保密工作。包括對國家秘密含義、類型、秘密等級以及《保密法》的認(rèn)識，秘書保密工作的內(nèi)容、范圍和原則，商業(yè)秘密和電子秘密的管理等。
　　第七，信訪工作。包括信訪條例的頒布與實施、秘書信訪工作的內(nèi)容、信訪案件辦理程序、信訪工作制度和原則等。
　　第八，督查和協(xié)調(diào)工作。包括秘書督查工作的特點、工作程序與工作方法，協(xié)調(diào)工作特點、工作程序與工作方法。
　　第九，調(diào)查研究工作。包括調(diào)查研究的意義、作用，秘書調(diào)查研究的工作方法與工作程序。
　　第十，公務(wù)旅行服務(wù)。包括國內(nèi)出差事務(wù)、涉外出差旅行、隨從事務(wù)和網(wǎng)上預(yù)訂事務(wù)的工作內(nèi)容與工作程序等。
　　四、秘書實務(wù)學(xué)習(xí)的意義與方法
　　（一）秘書實務(wù)學(xué)習(xí)的意義
　　秘書實務(wù)是一門應(yīng)用性、實踐性很強的課程。學(xué)習(xí)秘書實務(wù)的最終目的就是為了掌握并運用秘書工作程序、規(guī)范、操作方法，解決秘書工作中遇到的實際問題，提高秘書的工作能力。因此，學(xué)習(xí)秘書實務(wù)具有一定現(xiàn)實意義。
　　首先，學(xué)習(xí)秘書實務(wù)有利于提高秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)。社會的不斷進步和秘書職業(yè)化時代的到來，對秘書的綜合素質(zhì)和能力提出了更高的要求，職業(yè)準(zhǔn)入門檻越來越與實際工作需要相適應(yīng)。秘書實務(wù)闡述的秘書實際工作內(nèi)容與具體業(yè)務(wù)的操作技能與方式、方法等，有利于提高秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升現(xiàn)代秘書的職業(yè)品質(zhì)。
　　其次，學(xué)習(xí)秘書實務(wù)有利于提高秘書的工作效率。作為現(xiàn)代信息時代的秘書，除需要掌握秘書專業(yè)系統(tǒng)的理論知識以外，還應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)實際的工作能力和操作技能。因此，秘書實務(wù)教學(xué)不能紙上談兵，而應(yīng)在教師的設(shè)計和引導(dǎo)下，運用案例教學(xué)法、模擬教學(xué)法、實訓(xùn)法等與課程相適應(yīng)的教學(xué)方法，對學(xué)生進行實際工作能力的培養(yǎng)和訓(xùn)練，讓學(xué)生在了解秘書業(yè)務(wù)知識的基礎(chǔ)上，動手操作，完成課程要求的各項任務(wù)。
　�。ǘ┟貢鴮崉�(wù)學(xué)習(xí)的方法
　　1案例學(xué)習(xí)法
　　案例學(xué)習(xí)是圍繞一定的教學(xué)目的,把從實際工作中采集到的真實事例加以典型化處理,形成供學(xué)習(xí)者思考、分析、判斷的案例,通過自我研究和相互討論的方式,提高理論水平和實際應(yīng)用能力的學(xué)習(xí)過程。案例學(xué)習(xí)法是一種將理論知識轉(zhuǎn)化為發(fā)展智能的有效學(xué)習(xí)方法。信訪、督查與協(xié)調(diào)、保密等內(nèi)容教學(xué)，較多使用案例學(xué)習(xí)法。
　�。�1）案例學(xué)習(xí)的意義。
　　首先，秘書工作內(nèi)容的多元化，使秘書工作案例所涉及的內(nèi)容也呈多元化狀態(tài)。案例針對什么問題，需要解決什么問題非常明確。學(xué)生在案例分析中，可以經(jīng)過不斷思考、歸納、領(lǐng)悟，形成一套獨特的適合自己的思維方式。因此，案例學(xué)習(xí)不單純是尋找答案，更重視得出結(jié)論的思考過程，案例學(xué)習(xí)有利于學(xué)習(xí)者形成科學(xué)的思維方式。
　　其次，案例學(xué)習(xí)有利于培養(yǎng)學(xué)習(xí)者的主動性、創(chuàng)造性和參與性。高度擬真的情景案例展現(xiàn)在學(xué)習(xí)者面前，學(xué)習(xí)者不僅需要認(rèn)識其中的問題，還需要思考解決問題的方法。案例學(xué)習(xí)促使學(xué)習(xí)者透過案例中看似零散、實虛相間的狀態(tài)，在對紛至沓來和錯綜復(fù)雜的實際問題的分析處理中，學(xué)會觀察、思考、分析、整理、加工、比較、推理和判斷，升華理性認(rèn)識，提高自身獨立解決問題的能力。
　　再次，案例學(xué)習(xí)中，學(xué)習(xí)者由被動接受知識變?yōu)榻邮苤R與主動探索并舉，因此對學(xué)習(xí)者的要求也隨之提高。學(xué)習(xí)者不僅要有廣博的知識，還應(yīng)對知識的廣度和深度有新的開拓，運用所學(xué)知識，對案例進行理論聯(lián)系實際的思考、分析和研究。這有利于引發(fā)學(xué)習(xí)者的學(xué)習(xí)興趣，增強他們學(xué)習(xí)的自覺性，提高他們分析問題和解決問題的能力。情景模擬、研究討論、教學(xué)互動，既能調(diào)動學(xué)習(xí)者的積極性，也為他們提供了展示自己的機會。學(xué)習(xí)者提早獲取“職場”體驗，可縮短教學(xué)情景與秘書職場生活情景的實質(zhì)差距，為進入社會奠定知識基礎(chǔ)與心理基礎(chǔ)。
　　最后，案例學(xué)習(xí)還有利于促進理論—實踐—理論的良性教學(xué)模式的形成。案例學(xué)習(xí)實際是“演練”與“實操”，使學(xué)習(xí)者從中獲取直接經(jīng)驗與間接經(jīng)驗，將由案例而來的內(nèi)化知識與實踐中的多元相關(guān)知識相整合，發(fā)揮理論對實踐的指導(dǎo)作用。案例學(xué)習(xí)是一種培養(yǎng)開放型現(xiàn)代秘書人才的有效方法。
　　（2）案例的選擇。
　　在案例教學(xué)中選擇合適的內(nèi)容非常重要。在內(nèi)容的選擇上首先必須符合秘書工作實際,并能夠為學(xué)生所理解。應(yīng)選擇具有新穎性、典型性、綜合性、多樣性的案例。
　�。�3）案例學(xué)習(xí)的程序。
　　一是做好充分準(zhǔn)備。個人準(zhǔn)備是案例學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)，首先要認(rèn)真閱讀案例，先初步瀏覽，思考案例提出的問題，再仔細(xì)閱讀，標(biāo)記自己認(rèn)為重要的內(nèi)容，要置身案例之中思考問題，并結(jié)合所學(xué)秘書學(xué)理論與秘書實務(wù)有關(guān)知識分析案例。
　　二是交流討論。要積極參與各項交流活動，通過交流達(dá)到相互啟發(fā)、深入認(rèn)識的目的�？刹扇⌒〗M交流、課堂討論等形式。要創(chuàng)造自由寬松的交流氛圍，如選擇在課堂上、宿舍中、餐桌旁、草坪上等進行交流，使大家能夠暢所欲言。通過思想交鋒，大家對相應(yīng)問題的認(rèn)識會越來越清晰，理解會越來越深刻。
　　三是確定論題。在閱讀和交流的基礎(chǔ)上，提出本案例反映的問題，確定分析的論題。論題的確定既要結(jié)合案例的內(nèi)容,又要體現(xiàn)本次課程的主題,要有一定深度，以通過案例學(xué)習(xí)達(dá)到深入理解所學(xué)內(nèi)容的目的。比如：信息社會秘書的優(yōu)勢是什么?在管理活動中秘書職能怎樣才能有效地發(fā)揮?
　　四是進行分析。案例分析是理論聯(lián)系實際的過程，要圍繞論題，聯(lián)系秘書工作實際和學(xué)習(xí)需要，對案例進行深入分析。分析的方法主要有對比分析法、因素分析法和預(yù)測分析法。對比分析是將此案例與彼案例進行比較，找出事物的差距，從而揭示事物屬性的分析方法。這是一種從差距中發(fā)現(xiàn)矛盾、拓展思路的分析方法，可以橫向比較，也可以縱向比較。因素分析是找出諸多事物中對事物性質(zhì)起決定性作用的要素，以說明事物本質(zhì)特點的分析方法。預(yù)測分析是通過對過去數(shù)據(jù)和經(jīng)驗性的資料的分析，對未來可能發(fā)生的情況進行推測的一種方法，它通過對案例材料的分析，對未來的管理目標(biāo)等提出設(shè)想。
　　2實訓(xùn)法
　　實訓(xùn)法是以辯證唯物主義認(rèn)識論和方法論為指導(dǎo)，以教育學(xué)、心理學(xué)理論為基礎(chǔ)，根據(jù)教學(xué)的基本特點和規(guī)律，以及教學(xué)內(nèi)容的實踐性特點整合形成的學(xué)習(xí)方法。其特點是能夠與相應(yīng)的課堂教學(xué)密切配合，并能夠進行單項或綜合項目的模擬訓(xùn)練。
　　一般來說，秘書辦公室事務(wù)管理、視頻會議系統(tǒng)的管理、辦公自動化設(shè)備操作、計算機應(yīng)用、快速輸入等，都可以使用實訓(xùn)的方法。
　　實訓(xùn)法的學(xué)習(xí)要求是：必須在教師指導(dǎo)下，有目的、有計劃、有方法、有步驟地進行。
　　3模擬法
　　模擬法即通過模仿或模擬展現(xiàn)工作場景，演示工作情景，以達(dá)到學(xué)習(xí)目的的學(xué)習(xí)方法。學(xué)習(xí)者通過模擬學(xué)習(xí)，達(dá)到做中學(xué)的目的。如模擬會議組織、模擬接待賓客的禮儀和接待步驟、模擬商務(wù)洽談、模擬協(xié)調(diào)工作情景等。模擬法旨在通過模擬表演和互相觀摩學(xué)習(xí)，培養(yǎng)學(xué)生認(rèn)識問題和解決問題的能力，提高學(xué)生自主學(xué)習(xí)的能力和實踐能力。
　　4實踐法
　　參加社會實踐是提高學(xué)習(xí)者素質(zhì)和能力的最佳途徑之一。學(xué)習(xí)者應(yīng)當(dāng)利用一切可能的機會參加校內(nèi)外的實習(xí)、實踐活動。如專業(yè)見習(xí)和實習(xí)、社團活動、公益活動等。課余時間可以到學(xué)�；�?qū)W院辦公室見習(xí)和實習(xí)，寒暑假可以到一些社會組織的秘書機構(gòu)實習(xí)，在親身參與的秘書工作環(huán)境中，鍛煉和提高自己的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能。
　　案例
　　微軟的總裁比爾?蓋茨曾說過：“我和微軟的成功因為有露寶�！甭秾毷撬拿貢�
　　微軟創(chuàng)業(yè)時成員大都是年輕人，做軟件、搞開發(fā)都是能手，但內(nèi)務(wù)卻一團糟。微軟的第一任秘書是個年輕漂亮的女大學(xué)生，除了自己分內(nèi)的事，對任何事情都是一副不聞不問的冷漠樣子。沒過多久，比爾?蓋茨就要求總經(jīng)理伍德給他換一個秘書。
　　一天，伍德一連交上幾個年輕女性的應(yīng)聘資料，蓋茨看后連連搖頭：“難道就沒有比她們更合適的人選了？”蓋茨理想中的女秘書應(yīng)該干練、穩(wěn)重、能干，而不是花瓶式的擺設(shè)。伍德猶猶豫豫地拿出一份資料遞到蓋茨面前：“這位女士做過文秘、檔案管理和會計員等不少工作，只是她年紀(jì)太大，又有家庭拖累，恐怕……”蓋茨一目十行地看完了這份應(yīng)聘資料，表示只要她能勝任公司的各種事務(wù)而不厭其煩就行。
　　這樣42歲的露寶上任了。事實證明比爾?蓋茨的選擇是正確的。她進入公司后，不僅承擔(dān)了公司的許多內(nèi)務(wù)工作，而且像母親一樣關(guān)懷各位軟件高手的衣食起居，使他們減少了遠(yuǎn)離家庭而帶來的種種不適。露寶把微軟看成一個大家庭，里里外外打理得妥妥帖帖。她一直自覺以一個成熟女性特有的縝密與周到為大家做好服務(wù)，考慮著自己應(yīng)該在“娃娃公司”負(fù)起的責(zé)任與義務(wù)。她真心關(guān)愛每一位員工，對工作也有一
　　份很深的感情。很自然，她成了微軟的內(nèi)務(wù)總管，負(fù)責(zé)管理辦公室、發(fā)放工資、記賬、接訂單、采購、打印文件等等，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了一位總裁秘書的職能。蓋茨和其他員工對露寶都有很強的依賴心理。
　　當(dāng)微軟決定遷往西雅圖，露寶因為自己的丈夫在亞帕克基有自己的事業(yè)不能走時，蓋茨依依不舍。蓋茨和公司高層聯(lián)名寫了一封推薦信，信中對露寶的工作能力給予了很高的評價，臨別時蓋茨握住露寶的手動情地說：“微軟留著空位子，隨時歡迎你。你快點過來吧！”
　　三年后，1980年冬季一個寒夜，在比爾?蓋茨西雅圖的辦公室，一個熟悉的聲音響起：“嗨，我回來了！”——正是露寶！她先是一個人從亞帕克基來到西雅圖，后又說服丈夫舉家遷來。
　　露寶深得比爾?蓋茨的信賴，這是為什么？
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