本書是秘書學領域權威專家楊劍宇教授秘書學系列叢書中的一本，本書介紹了秘書常用的職業(yè)英語，如接聽電話、接待來訪、安排上司工作日程和商務旅行、處理郵件、籌辦會議、會展、禮儀、電傳和傳真、秘書工作中新媒體的應用、擬寫社交書信、貿易信函、經濟合同，包括如何用英文寫簡歷、應聘面試等等，內容豐富、生動、具體、實用，并且?guī)椭x者由淺入深地訓練聽、說、讀、寫、譯的能力，基本掌握這一職業(yè)英語，使你在競爭這一職位時具有明顯優(yōu)勢，能適應和勝任這一職位，并有助于你日后的發(fā)展。本書可供秘書學專業(yè)，包括涉外秘書和相關專業(yè)作為教材,也可作為廣大在職秘書人員自學和實踐使用的指導書。
楊劍宇 1947年生，1982年畢業(yè)于華東師范大學歷史系（77級）。曾任上海外國語大學對外漢語系主任、教授。兼任教育部全國考委文史專業(yè)委員會委員、教育部全國高校教師培訓中心特聘教授、哈爾濱市政府特聘專家、蘇州大學等20多所高校的客座教授、兼職教授，享受國務院政府特殊津貼。研究領域為中國史、國外漢學、秘書學。出版專著、合著、教材等共48種，發(fā)表論文160多篇。專著有《中國歷代帝王錄》、《中國歷代宰相錄》、《中國秘書史》（獲國家級獎）等；秘書學方面的教材有《秘書學概論》、《涉外秘書概論》、《秘書實務》、《涉外秘書實務》、《秘書英語》、《秘書禮儀》、《秘書和公共關系》等。論著中有十多種獲國家級、省部級獎；有的著作暢銷海內外，論文被權威性文獻收錄。曾受聘為總主編，組織編寫出版本科教材30余種。
前言…………………………………………………………………1
UNIT 1 Making and Answering Telephone
接打電話………………………………………1
1.1 Answering an Acquaintances Phone 接聽熟人電話………………………1
1.2 Answering a Strangers Phone 接聽陌生人電話…………………………………………2
1.3 Call Transferring 轉接電話…………………………………………………4
1.4 Answering the Phone for Your Boss 上司不在或為上司擋駕的電話………………5
1.5 Leaving and Taking Messages 電話留言和記錄……………………8
1.6 When the Telephone Line is Busy 電話占線………………………………………………14
1.7 Handling Calls of Wrong Numbers 接到撥錯的電話和撥錯電話后………………………15
1.8 International Telephone 國際電話………………………………………………18
1.9 Making and Answering Telephone Calls by a Secretary 秘書如何接打電話………………28
UNIT 2 Reception
接待…………………………………………………35
2.1 Making Appointments 安排約見………………………………………………35
2.2 Changing an Appointment 改變約見………………………………………………39
2.3 Receiving Visitors with an Appointment 接待有約而來者…………………………42
2.4 Receiving Visitors without an Appointment 接待無約而來者…………………45
2.5 How to Make Visitors Wait 請來客等候……………………………………………51
2.6 Declining Visitors for Your Boss 擋駕……………………………………………………54
2.7 Reception Timetable 接待表…………………………………………………56
2.8 How to Receive Visitors 如何接待來客…………………………………………58
2.9 How to Make Appointments 如何安排約見…………………………………………61
UNIT 3 Arranging Schedules and Business Trips for Your Boss
上司工作日程和商務旅行安排……………66
3.1 Arranging Schedules 工作日程安排…………………………………………66
3.2 Arranging Business Trips 商務旅行安排…………………………………………69
3.3 Booking Airplane Tickets 預訂機票………………………………………………73
3.4 Enquiring about Railway Tickets 詢問火車票……………………………………………80
3.5 Booking Hotel Rooms 預訂賓館房間…………………………………………81
3.6 On the Journey 旅途中…………………………………………………90
3.7 Appreciation Letters 感謝函…………………………………………………96
4.1 Meeting Announcements 會議通知………………………………………………98
4.2 Meeting Schedules 會議日程表……………………………………………103
UNIT 4 Arranging Meetings
安排會議……………………………………………98
4.3 Useful English Words in Conference 會議服務中常用英語………………………106
4.4 Meeting Minutes 會議記錄………………………………………………108
4.5 How to Prepare an Agenda 如何制定議程…………………………………………113
UNIT 5 Secretarial Work in Conference and Exhibition
會展中的秘書工作…………………………………118
5.1 The Secretarial Work Before the Meeting 會展前的秘書工作………………118
5.2 Communication and Coordination in the Exhibition 會展中的溝通與協(xié)調………120
UNIT 6 Mails， Telexes and Faxes
處理郵件和電傳、傳真………………………………138
6.1 Registration of Incoming Mails 收到郵件登記…………………………………………138
6.2 Registration of Expected Mails 將要收到郵件登記……………………………………139
6.3 Preparing Mail Digest 郵件摘要………………………………………………140
6.4 Forwarding of Mails 郵件轉送………………………………………………141
6.5 Mail Routing Slip 郵件傳閱………………………………………………142
6.6 Telexes 電傳……………………………………………………143
6.7 Faxes 傳真……………………………………………………154
6.8 How to Deal with Incoming Mails 如何處理收到的郵件…………………………………155
UNIT 7 How to Write English Letters
英文信函的寫法……………………………………160
7.1 An Example 普通英文信函舉例……………………………………160
7.2 The structure of an English Letter 普通英文信函的結構…………………………………161
7.3 Business Letters 英文商務信函…………………………………………167
7.4 Format of English Letters 英文信函的格式………………………………………171
7.5 The Envelope 英文信封的寫法………………………………………175
UNIT 8 Etiquette in Social Occasions
社交禮儀……………………………………………179
8.1 Meeting the Office Staff 與辦公室同事打招呼…………………………………179
8.2 Etiqutte in Visiting and Reception 拜訪與接待禮儀………………………………………187
8.3 Etiqutte in Banquet 宴請的禮儀……………………………………………194
8.4 The Relationship Between Etiquette and Secretarial Work 禮儀與秘書工作的關系……198
8.5 The Principle in the Implementation of Etiquette 禮儀施行的原則…………………202
UNIT 9 Letters in Socialization
常用社交類英文信…………………………………210
9.1 Invitations and Replies 邀請與答復……………………………………………210
9.2 Appreciation Letters 感謝信…………………………………………………215
9.3 Congratulation Letters 賀信……………………………………………………217
9.4 Condolence Letters 慰問信…………………………………………………219
UNIT 10 Business Letters （Ⅰ）
商務信函（一）………………………………………222
10.1 Enquiry and Offer 詢價和報價信…………………………………………222
10.2 Order 訂購信…………………………………………………228
10.3 Shipment 裝運……………………………………………………231
10.4 Payment 付款信函………………………………………………234
UNIT 11 Business Letters （Ⅱ）
商務信函（二）………………………………………244
11.1 Trade Contract 貿易合同………………………………………………244
11.2 Claims 索賠……………………………………………………251
11.3 Settlement of Claims 理賠……………………………………………………255
UNIT 12 The Usage of New Media in Secretarial Work
新媒體在秘書工作中的應用……………………………………………260
12.1 A Survery by New Media 通過新媒體做調查……………………………………260
12.2 Made a Vote on Weibo 通過微博投票…………………………………………261
12.3 Perfecting Related Content of WeChat Public Number for the Company 完善企業(yè)微信公眾號的相關內容……………………262
12.4 Contacted Mary Working in the Poll Company 聯(lián)系投票鏈接公司聯(lián)系人………263
12.5 Sorting Files 整理文件………………………………………………265
UNIT 13 Application for an Secretarial Job
如何應聘涉外秘書職位……………………276
13.1 Writing Application Letters 寫應聘信………………………………………………276
13.2 Writing a Resume 寫簡歷…………………………………………………284
13.3 Job Interview Skills 求職面試技巧…………………………………………290
13.4 Interview Dialogues 面試對話………………………………………………298
13.5 Testing Ones Skills 技能測試………………………………………………308
13.6 After the Interview 面試后…………………………………………………311
13.7 How to Prepare for an Interview 如何為面試作準備……………………………………313
參考文獻…………………………………………………………319
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