本書作者總結(jié)出了商務寫作通用的七步法則以及各類文書的寫作方法，包括求職簡歷、即時訊息、演講展示、網(wǎng)頁文案等。書中還有寫作技巧、寫作風格等方面的方便實用的寫作資源。此外，還加入了很多來自不同領(lǐng)域的專家學者的文章，助你有效解決困惑、突破瓶頸，輕松應對職場中的寫作。
本書旨在幫助你提升商務寫作效率、樹立信心并全面掌握商務寫作技能。在全書接下來的內(nèi)容里，你將看到：
Ø 商務寫作通用的七步法則。
你可以將此七步法則應用于工作中各種文書的寫作，用起來非常容易。書中提供了一些范例，展示了各個步驟在實際應用寫作中的效果。我已經(jīng)將這七個步驟逐條整理好并列出一個寫作步驟自查清單，便于你在寫作中參考。
有些步驟也許你已經(jīng)做得很好，有些則不然。你需要根據(jù)自身具體情況來分配花在每個步驟上的時間。我并不想要求大家必須通讀全書并學習整個內(nèi)容體系，而是希望在你需要的時候可以隨時翻開這本書，及時有效地解決寫作中遇到的問題。
Ø 各種最常用的商務文書寫作指南，包括電子郵件、即時訊息以及演講展示等。
書中針對如何成功寫出這些商務文書給出了詳細的建議，關(guān)于寫不同類型的文書時如何運用以上七個步驟，也提供了專門的小技巧。
Ø 寫作技巧、寫作風格等方面的一些方便實用的寫作資源。
你是否正在努力打破寫作瓶頸？不記得如何準確使用逗號了？忘記了分號到底是何用途？總是搞不清affect（影響）和effect（效果）兩個詞的區(qū)別？類似種種問題，你都能在書中找到足夠的解決辦法。
這部分還包含一些寫作語氣、結(jié)構(gòu)、格式編輯以及移動設(shè)備端寫作等方面的內(nèi)容，希望可以幫到你。
另外，書中還加入了很多來自不同領(lǐng)域的專家學者的文章。這些專家在文中提出了成功進行商務寫作的深刻見解以及屢試不爽的有效方法。
本書強調(diào)真實商務環(huán)境中的實際應用性。我希望這本書能夠為你有效解決寫作困惑、突破寫作瓶頸，讓你的商務寫作變得更加快速、更加高效。
致老師和學生們
想使用本書進行寫作教學的老師們，可以訪問我的網(wǎng)站www.howtowriteanything.com 獲取更多資源。學生們也可以在此網(wǎng)站找到并下載各種商務寫作范本以及其他寫作資料。
《完全寫作指南》
有興趣了解商務之外的寫作指南的讀者，可以關(guān)注我先前出版的一本書《完全寫作指南》（諾頓出版社，二〇一四年）。全書有將近六百頁，包含兩百多個寫作任務，是一本全面講述寫作方法的寫作百科全書。書中對應每種寫作文體都配有提綱模板、注意事項和標準范文，旨在幫助讀者應對工作和生活中所有的寫作場景和要求。
書中關(guān)于日常生活寫作的部分教你如何撰寫感謝信、道歉信、婚禮請柬、給老師的信、唁函、訃告等。學術(shù)寫作部分包含了筆記和參考文獻的基本寫法，比較與對比類文章、實驗報告和校內(nèi)新聞寫作等。書中還給出了一些學術(shù)場景下的書面溝通技巧，比如怎樣通過電子郵件向?qū)熁蚪淌趯で笸扑]。
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寫作七步法則
在這部分里，我們將探討適用于所有寫作類型的七步法則。你以前也許看到過很多類似下文中展示的寫作步驟列表，用以組織和描述寫作過程的有效方法也有很多，而這個七步法則是我做了三十年寫作教學和培訓工作經(jīng)驗的總結(jié)和提煉，我認為是十分全面的。遵循這七個步驟，你就能順利完成任何寫作任務。當然在實際的寫作中，你可以根據(jù)具體的要求對其進行適當調(diào)整和“剪裁”。
通覽這些步驟，你會發(fā)現(xiàn)它們是統(tǒng)一的、相互聯(lián)系的。當你掌握了其中某一個步驟，很可能在不經(jīng)意間也達到了其他步驟的要求。比如，當你真正理解了第一步“明確寫作意圖”，你會發(fā)現(xiàn)文章的開篇自然就變得非常明確而有力（第三步）。當你認真考慮如何針對讀者去寫作（第二步），你對寫作內(nèi)容的選擇也就更加具有針對性（第五步）。
七步法則的最終目的不是要求你在以后的寫作過程中嚴格刻板地遵循每一個步驟，而是希望能夠借此提高寫作效率、提升寫作效果。認真掌握這些步驟對你的寫作會很有幫助。你可以按照自己的方式來使用，可以依照順序來，也可以統(tǒng)觀全局從而挑出適合你的步驟加以利用，根據(jù)個人需要進行取舍�？傊�，掌握這些步驟會幫助你提升整個寫作的質(zhì)量，讓你成為更優(yōu)秀更自信的寫作者。
寫作七步法則——通向商務寫作成功之路
1. 明確寫作意圖
你自己一定要明白為什么而寫，要達到何種寫作目標。
2. 針對讀者而寫
重點考慮讀者的需求和期望，而不是只關(guān)注你自己的想法。你的寫作是要吸引讀者的注意力。
3. 開篇明確有力
寫好開頭，讓讀者了解你的寫作意圖，吸引他們繼續(xù)往下讀。
4. 文字簡潔明了
用最簡潔的文字有效表述你的觀點。
5. 內(nèi)容補漏刪冗
對寫作內(nèi)容進行全面快速的檢查，確保滿足讀者所需而又無多余和累贅。
6. 語言通俗易懂
行話術(shù)語總會不經(jīng)意地在寫作中出現(xiàn)。運用通俗易懂的語言會成為一大亮點。
7. 及時檢查修正
如果你寫的東西讀起來總感覺哪里不對勁，那也許是真的有問題。在這種情況下，先不要急于發(fā)出去，花點兒時間檢查一下問題所在，然后進行及時的修正。
第一步：明確寫作意圖
如果想讓我回復你的電子郵件，那么你必須明確告訴我你的目的和需求，而且要及時告訴我。我沒有時間慢慢揣度你到底要我做什么�！砸晃徽{(diào)查受訪者
無論何種場合下，你寫的東西都是在向讀者發(fā)出要求或請求。它可能會很直接—“請這樣做”或者“請把那個發(fā)給我”，也可能僅僅是要求對方去關(guān)注你寫的內(nèi)容，就像是“請您閱讀此信息，望您了解”。
這種寫作意圖在文字表達上可能會開門見山，也可能洋洋灑灑地寫上好多頁。典型的就是商務計劃書，這種文書長篇大論，而最終的意圖就是“請向我們的企業(yè)投資”這樣一個請求。或者是一封主動發(fā)出的電子郵件，意圖是想與對方就某件事進行商討，比如要求更改辦事流程或者雇用一位新員工。
有些商務文書的寫作意圖是很含蓄的，比如一個公司就其所做研究和開發(fā)項目發(fā)布的白皮書。白皮書里并未明確表達希望對方和公司合作的愿望，但如果寫得好，它定會迎合閱讀者的期望并且激起對方進一步了解的興趣。在商業(yè)世界里，很多商務意圖都是隱含在知識分享和思想領(lǐng)導力之中的。
你的寫作目的也許是要對方馬上行動，也許是要對方考慮在將來采取行動，抑或只是要引起對方的關(guān)注。無論是哪種情況，你與對方溝通的有效途徑都是讓其了解你的目的和意圖，這也正是你在寫作中需要做的——明確寫作意圖。
明確寫作意圖，首先就是要在心中明確你到底想從對方那里得到什么。這聽起來容易，但實際做起來并沒有那么簡單�；叵胍幌�，曾經(jīng)有多少次你讀到一封冗長的電子郵件然后默默發(fā)問：“你到底想從我這里要什么？”甚至你把自己的郵件發(fā)出后回過頭來重讀，卻略感難堪地發(fā)現(xiàn)自己的意圖似乎根本沒有表達清楚。
你根本沒有完全明白或者至少不是很清楚自己想要什么，這很可笑吧？但事實上這種情況卻是超乎想象地經(jīng)常發(fā)生。
讓我們來看幾個例子。
盧克的公司已經(jīng)準備好要和莎克公司簽訂一份三年期的合同。那天晚上，接到莎克公司最后一個電話后，盧克感到非常不安。因此他給團隊發(fā)了一封電子郵件：
我對莎克公司的最新版合同還是有些擔心。我們已經(jīng)在電話里談了這個問題，但我對合同的簽署流程還是不太確定。合同第三年的要求條款不是很明確——如果第三年的要求和前兩年不一樣，將會增加潛在成本或者迫使我們到時重新談判。我們馬上就要簽協(xié)議了，在此之前我認為還是有幾個問題需要再確認一下。
盧克
盧克明確表達了他的擔憂，但是這封郵件看上去更像是他在向團隊陳述想法，而沒有提出任何具體的建議。盧克到底想要收到郵件的人做什么？他自己此刻明白嗎？
現(xiàn)在假想盧克重讀了一下郵件初稿，仔細考慮了他真正的寫作意圖，然后做了一些修改。
我們很快就要和莎克公司簽署協(xié)議了。不過我建議在簽署之前，需要明確以下兩個問題：
Ø 合同的簽署流程到底是怎樣的？（我們就這個問題已經(jīng)在電話中討論了，但仍沒有解決。）
Ø 合同里第三年的具體要求是什么？
如果我們現(xiàn)在不把這些問題弄清楚，日后可能會付出昂貴的代價。因此我們要把這些列入下次的電話談判計劃中，爭取解決這些問題。
盧克
以上兩封郵件的內(nèi)容幾乎是一樣的，但是第二稿中盧克明確了他的真正意圖：他想暫緩合同的簽訂，繼續(xù)和莎克公司商討，解決兩個懸而未決的問題。整個團隊明確了他的立場，而且盧克也提出了具體的建議，這樣大家就可以高效地解決問題了。
當然有時候或許是出于政治等方面的原因，你可能不想像盧克在第二稿中那樣直接表達自己的想法。舉例來說，如果你覺得你的提議可能不會受大家歡迎和認可，這時候你就不要那么直接，要盡量委婉一些。在溝通中無論你選擇直接還是間接，都應該根據(jù)具體情況斟酌而定，而不是隨性而為。
我們經(jīng)常急匆匆地把電子郵件發(fā)出去，根本沒有仔細考慮—我們認為意圖表達清楚了，但事實是這樣嗎？如果你自己都不明確你想表達什么，那郵件很難讓對方明白你的真實意圖。你的郵件內(nèi)容就會主次不分、偏離正題，最終不知所云。
很多商務溝通并不像盧克的郵件那樣事關(guān)重大。多數(shù)情況只是為了傳達某種信息。即便如此，你還是希望對方能夠真正讀懂你的意思，而這就需要你在寫作之前明確寫作意圖。
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