寫作七步法則

在這部分里，我們將探討適用于所有寫作類型的七步法則。你以前也許看到過(guò)很多類似下文中展示的寫作步驟列表，用以組織和描述寫作過(guò)程的有效方法也有很多，而這個(gè)七步法則是我做了三十年寫作教學(xué)和培訓(xùn)工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和提煉，我認(rèn)為是十分全面的。遵循這七個(gè)步驟，你就能順利完成任何寫作任務(wù)。當(dāng)然在實(shí)際的寫作中，你可以根據(jù)具體的要求對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整和“剪裁”。

通覽這些步驟，你會(huì)發(fā)現(xiàn)它們是統(tǒng)一的、相互聯(lián)系的。當(dāng)你掌握了其中某一個(gè)步驟，很可能在不經(jīng)意間也達(dá)到了其他步驟的要求。比如，當(dāng)你真正理解了第一步“明確寫作意圖”，你會(huì)發(fā)現(xiàn)文章的開篇自然就變得非常明確而有力（第三步）。當(dāng)你認(rèn)真考慮如何針對(duì)讀者去寫作（第二步），你對(duì)寫作內(nèi)容的選擇也就更加具有針對(duì)性（第五步）。

七步法則的最終目的不是要求你在以后的寫作過(guò)程中嚴(yán)格刻板地遵循每一個(gè)步驟，而是希望能夠借此提高寫作效率、提升寫作效果。認(rèn)真掌握這些步驟對(duì)你的寫作會(huì)很有幫助。你可以按照自己的方式來(lái)使用，可以依照順序來(lái)，也可以統(tǒng)觀全局從而挑出適合你的步驟加以利用，根據(jù)個(gè)人需要進(jìn)行取舍。總之，掌握這些步驟會(huì)幫助你提升整個(gè)寫作的質(zhì)量，讓你成為更優(yōu)秀更自信的寫作者。

寫作七步法則——通向商務(wù)寫作成功之路

1. 明確寫作意圖

你自己一定要明白為什么而寫，要達(dá)到何種寫作目標(biāo)。

2. 針對(duì)讀者而寫

重點(diǎn)考慮讀者的需求和期望，而不是只關(guān)注你自己的想法。你的寫作是要吸引讀者的注意力。

3. 開篇明確有力

寫好開頭，讓讀者了解你的寫作意圖，吸引他們繼續(xù)往下讀。

4. 文字簡(jiǎn)潔明了

用最簡(jiǎn)潔的文字有效表述你的觀點(diǎn)。

5. 內(nèi)容補(bǔ)漏刪冗

對(duì)寫作內(nèi)容進(jìn)行全面快速的檢查，確保滿足讀者所需而又無(wú)多余和累贅。

6. 語(yǔ)言通俗易懂

行話術(shù)語(yǔ)總會(huì)不經(jīng)意地在寫作中出現(xiàn)。運(yùn)用通俗易懂的語(yǔ)言會(huì)成為一大亮點(diǎn)。

7. 及時(shí)檢查修正

如果你寫的東西讀起來(lái)總感覺(jué)哪里不對(duì)勁，那也許是真的有問(wèn)題。在這種情況下，先不要急于發(fā)出去，花點(diǎn)兒時(shí)間檢查一下問(wèn)題所在，然后進(jìn)行及時(shí)的修正。

第一步：明確寫作意圖

如果想讓我回復(fù)你的電子郵件，那么你必須明確告訴我你的目的和需求，而且要及時(shí)告訴我。我沒(méi)有時(shí)間慢慢揣度你到底要我做什么。——引自一位調(diào)查受訪者

無(wú)論何種場(chǎng)合下，你寫的東西都是在向讀者發(fā)出要求或請(qǐng)求。它可能會(huì)很直接—“請(qǐng)這樣做”或者“請(qǐng)把那個(gè)發(fā)給我”，也可能僅僅是要求對(duì)方去關(guān)注你寫的內(nèi)容，就像是“請(qǐng)您閱讀此信息，望您了解”。

這種寫作意圖在文字表達(dá)上可能會(huì)開門見山，也可能洋洋灑灑地寫上好多頁(yè)。典型的就是商務(wù)計(jì)劃書，這種文書長(zhǎng)篇大論，而最終的意圖就是“請(qǐng)向我們的企業(yè)投資”這樣一個(gè)請(qǐng)求�；蛘呤且环庵鲃�(dòng)發(fā)出的電子郵件，意圖是想與對(duì)方就某件事進(jìn)行商討，比如要求更改辦事流程或者雇用一位新員工。

有些商務(wù)文書的寫作意圖是很含蓄的，比如一個(gè)公司就其所做研究和開發(fā)項(xiàng)目發(fā)布的白皮書。白皮書里并未明確表達(dá)希望對(duì)方和公司合作的愿望，但如果寫得好，它定會(huì)迎合閱讀者的期望并且激起對(duì)方進(jìn)一步了解的興趣。在商業(yè)世界里，很多商務(wù)意圖都是隱含在知識(shí)分享和思想領(lǐng)導(dǎo)力之中的。

你的寫作目的也許是要對(duì)方馬上行動(dòng)，也許是要對(duì)方考慮在將來(lái)采取行動(dòng)，抑或只是要引起對(duì)方的關(guān)注。無(wú)論是哪種情況，你與對(duì)方溝通的有效途徑都是讓其了解你的目的和意圖，這也正是你在寫作中需要做的——明確寫作意圖。

明確寫作意圖，首先就是要在心中明確你到底想從對(duì)方那里得到什么。這聽起來(lái)容易，但實(shí)際做起來(lái)并沒(méi)有那么簡(jiǎn)單�；叵胍幌�，曾經(jīng)有多少次你讀到一封冗長(zhǎng)的電子郵件然后默默發(fā)問(wèn)：“你到底想從我這里要什么？”甚至你把自己的郵件發(fā)出后回過(guò)頭來(lái)重讀，卻略感難堪地發(fā)現(xiàn)自己的意圖似乎根本沒(méi)有表達(dá)清楚。

你根本沒(méi)有完全明白或者至少不是很清楚自己想要什么，這很可笑吧？但事實(shí)上這種情況卻是超乎想象地經(jīng)常發(fā)生。

讓我們來(lái)看幾個(gè)例子。

盧克的公司已經(jīng)準(zhǔn)備好要和莎克公司簽訂一份三年期的合同。那天晚上，接到莎克公司最后一個(gè)電話后，盧克感到非常不安。因此他給團(tuán)隊(duì)發(fā)了一封電子郵件：

我對(duì)莎克公司的最新版合同還是有些擔(dān)心。我們已經(jīng)在電話里談了這個(gè)問(wèn)題，但我對(duì)合同的簽署流程還是不太確定。合同第三年的要求條款不是很明確——如果第三年的要求和前兩年不一樣，將會(huì)增加潛在成本或者迫使我們到時(shí)重新談判。我們馬上就要簽協(xié)議了，在此之前我認(rèn)為還是有幾個(gè)問(wèn)題需要再確認(rèn)一下。

盧克

盧克明確表達(dá)了他的擔(dān)憂，但是這封郵件看上去更像是他在向團(tuán)隊(duì)陳述想法，而沒(méi)有提出任何具體的建議。盧克到底想要收到郵件的人做什么？他自己此刻明白嗎？

現(xiàn)在假想盧克重讀了一下郵件初稿，仔細(xì)考慮了他真正的寫作意圖，然后做了一些修改。

我們很快就要和莎克公司簽署協(xié)議了。不過(guò)我建議在簽署之前，需要明確以下兩個(gè)問(wèn)題：

Ø 合同的簽署流程到底是怎樣的？（我們就這個(gè)問(wèn)題已經(jīng)在電話中討論了，但仍沒(méi)有解決。）

Ø 合同里第三年的具體要求是什么？

如果我們現(xiàn)在不把這些問(wèn)題弄清楚，日后可能會(huì)付出昂貴的代價(jià)。因此我們要把這些列入下次的電話談判計(jì)劃中，爭(zhēng)取解決這些問(wèn)題。

盧克

以上兩封郵件的內(nèi)容幾乎是一樣的，但是第二稿中盧克明確了他的真正意圖：他想暫緩合同的簽訂，繼續(xù)和莎克公司商討，解決兩個(gè)懸而未決的問(wèn)題。整個(gè)團(tuán)隊(duì)明確了他的立場(chǎng)，而且盧克也提出了具體的建議，這樣大家就可以高效地解決問(wèn)題了。

當(dāng)然有時(shí)候或許是出于政治等方面的原因，你可能不想像盧克在第二稿中那樣直接表達(dá)自己的想法。舉例來(lái)說(shuō)，如果你覺(jué)得你的提議可能不會(huì)受大家歡迎和認(rèn)可，這時(shí)候你就不要那么直接，要盡量委婉一些。在溝通中無(wú)論你選擇直接還是間接，都應(yīng)該根據(jù)具體情況斟酌而定，而不是隨性而為。

我們經(jīng)常急匆匆地把電子郵件發(fā)出去，根本沒(méi)有仔細(xì)考慮—我們認(rèn)為意圖表達(dá)清楚了，但事實(shí)是這樣嗎？如果你自己都不明確你想表達(dá)什么，那郵件很難讓對(duì)方明白你的真實(shí)意圖。你的郵件內(nèi)容就會(huì)主次不分、偏離正題，最終不知所云。

很多商務(wù)溝通并不像盧克的郵件那樣事關(guān)重大。多數(shù)情況只是為了傳達(dá)某種信息。即便如此，你還是希望對(duì)方能夠真正讀懂你的意思，而這就需要你在寫作之前明確寫作意圖。