要回答這個問題，需要我們回顧一下作為文件屬概念（即上位概念）的信息記錄的功能。信息記錄的功能就在于它能使本來不具備運動特性的信息具有可傳遞性，使信息既能跨越空間的限制由此及彼，又能不轉(zhuǎn)瞬即逝，而是隨物質(zhì)形態(tài)的信息載體的有效存在打破時間的限制，將信息穩(wěn)定不變地從現(xiàn)在傳遞給未來，從過去傳遞給現(xiàn)在。作為信息記錄的一種，文件當(dāng)然具有這種功能。但作為信息記錄中的一種不可為其他形式（書籍、報刊、情報資料）所替代的特殊形式，文件一定會有其他信息記錄形式所不具備的特殊功能。
　　通過對文件特點和人們使用文件規(guī)律的分析，我們發(fā)現(xiàn)，文件在傳遞兩種具有特殊性質(zhì)的信息方面具有其他信息記錄形式所沒有的特殊“本領(lǐng)”。這兩種信息是權(quán)威性信息和憑證性信息。
　　所謂權(quán)威性信息是指對受訊者的行為具有強制性影響的信息。這類信息的顯著特征是信息的有效接受率主要取決于發(fā)訊方的權(quán)威性地位，權(quán)威越高，接受率越高。在實際社會生活中，若要將這類信息有效地傳遞出去，一個重要的前提條件就是在傳遞信息內(nèi)容的同時能將發(fā)訊方真實的身份、法定的權(quán)威也傳遞出去。我們知道，文件具有以特定形式（印章、簽署、履行法定程序手續(xù)）證實作者的真實合法身份的特點，因此，用文件傳遞權(quán)威性信息必然更有效果，其他信息記錄形式則均因不具備這樣的前提條件而相形見絀。
　　所謂憑證性信息是指從法律意義上能對有關(guān)事物的性質(zhì)、狀態(tài)提供有效證據(jù)的信息。這類信息的顯著特征是信息的有效接受率主要取決于信息自身的真實可靠程度，以及發(fā)訊方能否承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。在實際社會生活中若要將這類信息有效地傳遞出去，也需要有一個前提條件，這就是在傳遞信息內(nèi)容的同時要能將對信息真實可靠性承擔(dān)法律責(zé)任的責(zé)任者的真實身份，以及對信息內(nèi)容真實性的保證也傳遞出去。我們知道，文件內(nèi)容的法定責(zé)任者正是文件的作者，作者必須為文件內(nèi)容即信息的真實性承擔(dān)法律責(zé)任，而文件中的部分內(nèi)容或標(biāo)記正可對作者的真實性、合法性提供法律保障；文件直接形成于其所反映的社會活動中，為處理具體社會事務(wù)而不是主要為構(gòu)成憑證而形成，文件具有法定效力，能在法律強制力約束和保護下對具體社會事務(wù)的形成發(fā)展產(chǎn)生強制性影響等一系列特點，也為其信息的真實可靠性提供了保障，因此，用文件傳遞憑證信息也比用其他信息記錄形式更有效。
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