會(huì)議管理篇
第一章 會(huì)議管理概述
第一節(jié) 會(huì)議的涵義與作用
一、會(huì)議的涵義
所謂會(huì)議，是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會(huì)。該涵義包含四個(gè)要素：一是“有組織”，就是說(shuō)，會(huì)議是一種有組織的活動(dòng)，不是隨意的聚合；二是“有領(lǐng)導(dǎo)”，就是說(shuō)，會(huì)議必須由某一機(jī)關(guān)、單位、部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)人提議，確定會(huì)議的目的、議題、議程，并掌握會(huì)議的整個(gè)進(jìn)程；三是“商議事情”，就是說(shuō)，會(huì)議都有其具體的內(nèi)容，并以商議作為活動(dòng)的基本形式；四是“集會(huì)”，就是說(shuō)，會(huì)議必須是相關(guān)人員的會(huì)聚，至少有三人以上參加才能構(gòu)成會(huì)議，兩個(gè)人談?wù)摶蛴懻摻薪徽劵驎?huì)談。
人們對(duì)會(huì)議的涵義從各個(gè)不同的側(cè)面有著不同的理解。
（一）會(huì)議是一種群體活動(dòng)
會(huì)議是三個(gè)人以上聚集在一起討論和解決問(wèn)題的一種群體活動(dòng)。參加會(huì)議的每個(gè)人都是這個(gè)群體的一員，這個(gè)群體可能相對(duì)穩(wěn)定，可維持較長(zhǎng)的時(shí)間，也可能非常易變，其成員經(jīng)常更換。
（二）會(huì)議是一種交往的需要
美國(guó)著名心理學(xué)家馬斯洛將人的需求分為生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)需求五類(lèi)。他將人的需要之第三層歸納為社會(huì)交往的需要，這是基于人是社會(huì)人，他們彼此之間存在著物質(zhì)的、精神的、社會(huì)的各種聯(lián)系。這種聯(lián)系常常通過(guò)會(huì)議的形式表現(xiàn)出來(lái)，如綜合性的區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作會(huì)議（APEC）、新聞發(fā)布會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等。由于處于一個(gè)群體中，會(huì)議參加者通常有一種主人翁的責(zé)任感，愿意為實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)而努力。
（三）會(huì)議是解決問(wèn)題的途徑
會(huì)議比較其他的溝通方式，一個(gè)顯著的優(yōu)點(diǎn)就是它將眾多的人聚集在一起，讓他們就某個(gè)問(wèn)題互相交流認(rèn)識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、對(duì)策。這種集體的智慧，常常比一個(gè)人的思考要科學(xué)、全面得多，而且更能解決問(wèn)題。比如，政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位經(jīng)常召開(kāi)例會(huì)，商量工作。
（四）會(huì)議是一種易于接受的約束
會(huì)議的決議對(duì)每個(gè)參加會(huì)議的人都有較強(qiáng)的約束力，因?yàn)樗麄兌际菦Q議制訂的參與者，會(huì)議通過(guò)的決議體現(xiàn)了群體的意志，大家都應(yīng)接受并遵守。
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