從上世紀80年代我國第一批秘書學專著問世算起,秘書學在我國已經(jīng)走過了近1/4世紀的歷程。秘書學的發(fā)展見證了我國改革開放的歷史,改革開放又不斷促進秘書學的成熟與完善。秘書實務(wù)就是為適應(yīng)改革開放的需要而產(chǎn)生和發(fā)展起來的一門秘書學的分支學科。
然而長期以來,“秘書實務(wù)”一詞并沒有被完全當成學科的名詞而使用,有些書籍冠以“秘書實務(wù)”,卻未作學科界定,以至秘書實務(wù)常常成為推銷書籍的一種包裝名稱。
強調(diào)秘書實務(wù)的學科性,有助于大大拓展秘書實務(wù)研究的深度和廣度。眾所周知,秘書學是一門研究秘書活動規(guī)律的學問,而秘書活動的根本職能是輔助領(lǐng)導(dǎo)實施管理,由此可見,秘書學歸根到底是一門輔助管理的學問。秘書實務(wù)作為秘書學的分支學科,在輔助管理的范疇之內(nèi),研究空間極為廣闊。同時,由于秘書實務(wù)具有很強的實踐性和應(yīng)用性,其研究的具體領(lǐng)域和具體內(nèi)容應(yīng)當隨著秘書工作實踐的發(fā)展而不斷地深入。
基于上述認識,本書一方面力圖從學科的角度廓清秘書實務(wù)的一些基本范疇和概念,將其與一般的秘書學理論(如秘書學概論)書籍區(qū)別開來;另一方面則努力從橫、縱兩個向度上提升秘書實務(wù)的內(nèi)涵,使之成為一本實用性和規(guī)范性較強的教材。本書不僅吸收了秘書實務(wù)研究的一些最新成果,而且還引用了國家最新頒布的有關(guān)規(guī)范,如國務(wù)院2005年1月5日發(fā)布的《信訪條例》、國務(wù)院辦公廳2003年9月21日修訂頒布的《電子公文傳輸管理辦法》、國家檔案局2003年7月28日發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》等。秘書專業(yè)的學生以及秘書工作者通過本教材的學習和訓(xùn)練,可以基本上掌握秘書實務(wù)的知識點和操作技能,從而能夠適應(yīng)新世紀秘書工作的需要和發(fā)展。
由于秘書實務(wù)的具體研究領(lǐng)域十分廣泛,加之編寫時間較為倉促,書中難免存在疏漏和錯誤,在此,誠懇希望廣大讀者和秘書學專家提出寶貴意見。
向國敏
2005年5月于華東師大
第一章 秘書實務(wù)概述
第一節(jié) 秘書實務(wù)的含義、內(nèi)容和作用
第二節(jié) 秘書實務(wù)的性質(zhì)和特點
第三節(jié) 秘書實務(wù)的原則和方法
思考與練習
第二章 文書寫作
第一節(jié) 文書概述
第二節(jié) 文書寫作的基本要求
第三節(jié) 文書的結(jié)構(gòu)元素、體例和標印格式
第四節(jié) 公文寫作
第五節(jié) 其他文書寫作
思考與練習
第三章 文書處理
第一節(jié) 文書處理的含義和原則
第二節(jié) 行文方式和行文規(guī)則
第三節(jié) 文書處理程序
第四節(jié) 文書管理
第五節(jié) 文書立卷與歸檔
第六節(jié) 電子文書處理
思考與練習
第四章 會議準備工作
第一節(jié) 會議概述
第二節(jié) 建立會議管理系統(tǒng)
第三節(jié) 安排議題和議程
第四節(jié) 確定會議對象和規(guī)模
第五節(jié) 確定會議時間、地點與名稱
第六節(jié) 安排分組活動、專題會議與發(fā)言
第七節(jié) 制定會議日程和程序
第八節(jié) 制發(fā)會議通知和證件
第九節(jié) 準備會議物品和預(yù)算籌集經(jīng)費
第十節(jié) 準備會議文件
第十一節(jié) 布置會場
第十二節(jié) 制訂會議預(yù)案
思考與練習
第五章 會議服務(wù)工作
第一節(jié) 接站、引導(dǎo)、報到與簽到
第二節(jié) 安排食宿、余興活動和作息時間
第三節(jié) 會議值班和返離工作
第四節(jié) 會議記錄工作
第五節(jié) 編寫會議簡報
第六節(jié) 選舉、評選和表決工作
第七節(jié) 議案和提案處理
第八節(jié) 會議文件的收集與歸檔
第九節(jié) 會議的宣傳、總結(jié)和反饋
思考與練習
第六章 安排領(lǐng)導(dǎo)活動
第一節(jié) 安排領(lǐng)導(dǎo)活動概述
第二節(jié) 安排考察訪問和慰問活動
第三節(jié) 安排領(lǐng)導(dǎo)會議活動
第四節(jié) 安排儀式與典禮活動
第五節(jié) 安排慶祝紀念和治喪吊唁活動
第六節(jié) 組織展覽和參展
思考與練習
第七章 接待工作
第一節(jié) 接待工作概述
第二節(jié) 接待的準備
第三節(jié) 迎送、陪同與合影
第四節(jié) 會見
第五節(jié) 會談
第六節(jié) 宴會
第七節(jié) 禮賓次序、國旗升掛與接待禮儀
思考與練習
第八章 信訪、督查工作與危機管理
第一節(jié) 信訪工作
第二節(jié) 督查工作
第三節(jié) 危機管理
思考與練習
第九章 辦公室日常事務(wù)
第一節(jié) 辦公室日常事務(wù)概述
第二節(jié) 保密工作
第三節(jié) 值班工作和日常接待
第四節(jié) 完成交辦事項和管理辦公用品及用房、用車
第五節(jié) 接打電話與收發(fā)傳真
第六節(jié) 印信管理和大事記
思考與練習
附錄:中華人民共和國國家標準校對符號及其用法
參考文獻
《現(xiàn)代秘書實務(wù)(第五版)/高等院校秘書學專業(yè)精品系列教材》:
二、秘書實務(wù)的特點
秘書實務(wù)的性質(zhì)決定了秘書實務(wù)具有以下特點:
。ㄒ唬┚C合性
1.范圍廣泛。秘書實務(wù)所涉及的范圍是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的范圍確定的,也就是說,凡是領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍所涉及的工作皆屬秘書實務(wù)的服務(wù)領(lǐng)域。當然,秘書部門不是職能部門,不會具體執(zhí)行機關(guān)的業(yè)務(wù)職能,但卻在所有業(yè)務(wù)職能的信息傳遞、落實執(zhí)行、監(jiān)督檢查、協(xié)調(diào)反饋等方面扮演了特定的角色,發(fā)揮了重要的作用。
2.形式多樣。秘書實務(wù)的具體手段、方式可謂豐富多樣,打字印刷、電話傳真、接待擋駕、文字擬稿、文書管理、信訪處理、組織會議、安排活動、對內(nèi)服務(wù)、對外聯(lián)絡(luò)等,不一而足。這就要求秘書人員具備寬闊的知識面,掌握多種工作技能,成為秘書實務(wù)的多面手。
3.相互交織。秘書實務(wù)的各項內(nèi)容雖然具有各自特點和表現(xiàn)形式,但并不是相互割裂的,在實踐中,常常是你中有我,我中有你,彼此聯(lián)系,相互交融。如,信訪工作是秘書實務(wù)的一項重要內(nèi)容,要做好信訪工作離不開接打電話、組織會議、處理文書、督促檢查等秘書實務(wù)的支持。又如,會議組織和安排是秘書實務(wù)經(jīng)常性的業(yè)務(wù),卻同文書擬寫、物品準備、電話聯(lián)系、接待工作等實務(wù)不可分割。
。ǘ┓睆(fù)性
秘書實務(wù)涉及范圍廣、工作頭緒多,具有繁雜、瑣碎和重復(fù)的特點,有些事情看似很小,卻經(jīng)常出現(xiàn)、反復(fù)處理,很容易使人產(chǎn)生厭倦和煩躁情緒。秘書人員在操作實務(wù)工作時應(yīng)當做到耐心、細致、周到,善于計劃統(tǒng)籌、總結(jié)經(jīng)驗、摸索規(guī)律,不斷提高秘書工作的效率。
。ㄈ┏绦蛐
秘書實務(wù)雖然繁雜、瑣碎,但在處理過程中,卻有較強的程序性。這些程序的種類包括:
1.自然性程序,即按工作活動的自然進展程序處理事務(wù)。一般工作的自然程序表現(xiàn)為:準備、計劃、布置、執(zhí)行、檢查、總結(jié)、評比、表彰。
2.理論性程序,即用科學的方法總結(jié)秘書實務(wù)的經(jīng)驗和教訓(xùn),探索秘書實務(wù)的規(guī)律,并上升為科學理論,制定出合理的工作程序,反過來指導(dǎo)秘書實務(wù)。秘書實務(wù)一旦有了科學理論的指導(dǎo),方向就會更加明確,效率就會顯著提高。
3.指令性程序,這里所說的指令是指領(lǐng)導(dǎo)對辦理某項事務(wù)的具體指示和要求。
4.法定性程序,即根據(jù)法律、法規(guī)和規(guī)章所規(guī)定的程序辦理事務(wù)。公文寫作、文書處理、信訪工作、保密工作、印章管理等秘書實務(wù)工作,都要嚴格按照相關(guān)的法定程序處理。
5.技術(shù)性程序,有些依賴于技術(shù)支持的秘書實務(wù),如電話、傳真、電腦的操作,電視電話會議組織等,都有一套技術(shù)操作的程序,必須遵循。
6.經(jīng)驗性程序,秘書人員在秘書實務(wù)的實踐中會積累和創(chuàng)造大量的經(jīng)驗,形成符合本單位實際的工作程序,這些經(jīng)驗性程序往往具有寶貴的價值。
以上程序是相互聯(lián)系的,一項具體的秘書實務(wù)往往會存在幾種程序性要求。程序性特征要求秘書人員精通業(yè)務(wù)知識,熟悉有關(guān)規(guī)定,掌握操作技能,勇于實踐探索,善于總結(jié)規(guī)律,不斷提高辦事程序的科學性。
。ㄋ模┩粨粜
秘書實務(wù)中經(jīng)常會遇到兩種需要突擊辦理的事務(wù):一類是計劃中需要集中辦理的事務(wù),如各種年度大會、年終的立卷歸檔、領(lǐng)導(dǎo)重要活動的安排等;另一類是事先無法預(yù)料、無法做出計劃安排的事務(wù),如領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事項,突發(fā)性危機事件等。這兩類事務(wù)一旦出現(xiàn)和發(fā)生,秘書人員必須緊急行動,集中時間和精力投入工作,以最快的速度完成任務(wù)。
。ㄎ澹撾[性
秘書實務(wù)同其他部門的工作相比,具有潛在和隱蔽的特點,其表現(xiàn)有三個方面:
1.活動名義的假借性。秘書在操辦實務(wù)過程中,需要經(jīng)常同其他部門或其他機關(guān)聯(lián)系和交往。但這些聯(lián)系和交往只有在領(lǐng)導(dǎo)的名義下進行,或者說對外代表領(lǐng)導(dǎo)時,才具有法律或行政上的效力。
2.活動過程的幕后性。秘書實務(wù)絕大多數(shù)是在幕后進行的,其活動的內(nèi)容和過程很少為公眾所了解,也不可能成為新聞追蹤的對象。
3.勞動成果的利他性。秘書是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的,秘書實務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)工作的基本保證。然而,秘書實務(wù)的成果卻最終要轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)工作的成果,或者被領(lǐng)導(dǎo)工作的成果所涵蓋。在領(lǐng)導(dǎo)工作的全部成果中,凝聚著秘書人員的智慧和心血。秘書實務(wù)的全部成果最終只能以領(lǐng)導(dǎo)的名義公之于世,秘書個人無任何署名權(quán)。
充分認識秘書實務(wù)的潛隱性特點,對于加強秘書人員的修養(yǎng)具有重要意義。它要求秘書人員時時處處擺正與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,不計較個人的名利得失,善于謙讓,樂為人梯,甘當幕后英雄。
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