第一章 公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)

　　公文的布局

　　公文的布局就是公文的結(jié)構(gòu)，在對(duì)公文進(jìn)行布局的時(shí)候要遵循一定的邏輯，要有規(guī)則、有次序地依據(jù)公文主題的需要和要求，對(duì)手中的材料進(jìn)行加工，重新對(duì)其進(jìn)行排列組合，以便使公文能成為一個(gè)有機(jī)的整體。公文的布局要求大致有四個(gè)，即嚴(yán)謹(jǐn)性、完整性、連貫性和勻稱(chēng)性。

　�。�1）嚴(yán)謹(jǐn)性

　　嚴(yán)謹(jǐn)性是指公文的各個(gè)部分之間有著十分嚴(yán)密的邏輯關(guān)系，公文的前后內(nèi)容既不能出現(xiàn)互不相干的現(xiàn)象，也不能出現(xiàn)相互矛盾的現(xiàn)象。公文的綱目一定要清晰，而且材料之間的關(guān)系一定是縝密又周?chē)?yán)的。只有這樣，人們才能感受到公文的嚴(yán)謹(jǐn)性。

　　公文各部分之間會(huì)呈現(xiàn)出不同的關(guān)系，例如因果關(guān)系、主次關(guān)系、并列關(guān)系或者表里關(guān)系，不論彼此之間的關(guān)系是什么樣的，各部分都必須是相互彌補(bǔ)、相互協(xié)助的，而不能是相互矛盾的。

　�。�2）完整性

　　公文的完整性主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：

　　首先，公文要做到開(kāi)頭部分、主體部分和結(jié)尾部分齊備，即“有頭有尾有中段”。而且文章的開(kāi)頭要有交代，在結(jié)尾處要有相應(yīng)的照應(yīng)說(shuō)明，文章的各部分不可無(wú)故殘缺。

　　其次，公文在撰寫(xiě)的時(shí)候，各個(gè)部分都要相對(duì)飽滿，不僅要有頭、有尾，還要有起承轉(zhuǎn)合。這樣才能讓文章看起來(lái)不顯干癟空洞，否則，就會(huì)給人一種殘缺不全的感覺(jué)。

　　最后，公文的脈絡(luò)一定要通暢。如果有文氣不能串聯(lián)的地方，那么文章就會(huì)給人脫節(jié)斷氣的感覺(jué)，不僅影響文章的飽滿度，還會(huì)影響發(fā)文機(jī)關(guān)的閱讀。

　�。�3）連貫性

　　公文寫(xiě)作的連貫性不僅體現(xiàn)在文章各部分之間，還體現(xiàn)在內(nèi)容上保持連貫，語(yǔ)言形式上緊密銜接、合理過(guò)度。公文是由若干層次構(gòu)成的，公文的開(kāi)頭、主題和結(jié)尾就是公文的三大層次，而主體中通常不會(huì)只有一個(gè)層次，它通常是由既有區(qū)別又有聯(lián)系的幾個(gè)部分組成的。這些層次之間，不管是在內(nèi)容上還是在文風(fēng)上，都要有內(nèi)在的聯(lián)系。而在語(yǔ)言形式上，不論是采用序號(hào)銜接，還是采用自然過(guò)渡的方式，也都要保證自然流暢。

　�。�4）勻稱(chēng)性

　　公文的勻稱(chēng)性指文章在撰寫(xiě)的時(shí)候要注意疏密相間、詳略得當(dāng)、將主體文字置于中間分多層多段展開(kāi)，并對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)論述，此謂之密筆。在進(jìn)行公文寫(xiě)作的時(shí)候最忌諱的就是將所有的中心內(nèi)容都?jí)涸谝活^，這樣不僅文章看起來(lái)是一團(tuán)亂麻，而且收文機(jī)關(guān)也很難讀懂公文想要傳達(dá)的內(nèi)容。

　　在大致了解了公文布局的特點(diǎn)之后，我們還需要了解公文布局的方式。通常公文有以下五種布局方式。

　�。�1）并列式

　　并列式是指在公文一開(kāi)頭的時(shí)候就開(kāi)宗明義，在之后的正文中則使用若干并列的句子，有的句與句押韻，以詩(shī)歌或順口溜等形式表述出來(lái)，這種公文布局的方式常見(jiàn)于守則這樣的文種。

　　（2）轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)述式

　　用批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、轉(zhuǎn)述的方式，把上下級(jí)或平級(jí)的有關(guān)公文轉(zhuǎn)印給下級(jí)單位，通常在文首以“現(xiàn)將××轉(zhuǎn)發(fā)給你們，望遵照?qǐng)?zhí)行”的形式以文載文。通常批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、簡(jiǎn)報(bào)等都是采取這種方式的。

　　（3）章、條、款分列式

　　這種形式是把全文分成幾章，章下再分條，條中有款，條目清晰，款項(xiàng)明了。通常章程、規(guī)定、規(guī)則、辦法、細(xì)則等法規(guī)性公文采用此方式者較多。

　�。�4）分列小標(biāo)題式

　　全文分若干段，然后根據(jù)每段內(nèi)容歸納出一個(gè)小標(biāo)題。這種布局方式通常應(yīng)用于指示性通知、調(diào)查報(bào)告、決定、簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)等文種。

　�。�5）分塊式

　　全文分成幾大塊，然后每一塊都能獨(dú)立成章，塊中可有自然段，每塊前面正中可以加（一）、（二）、（三）等序號(hào)。通常調(diào)查報(bào)告、工作總結(jié)、會(huì)議記錄等文種會(huì)采用這種布局方式。

　　公文的格式和特點(diǎn)

　　一、公文的格式

　　公文的格式相對(duì)其他文體而言較為正式，且內(nèi)容規(guī)范，并且有些還具有行政機(jī)關(guān)賦予的特定的效能和影響力。公文格式基本上可以分為三大部分，即版頭、主體和版記。版頭是公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分，主體就是公文首頁(yè)紅色分割線（不含）以下、公文末頁(yè)首條分割線（不含）以上的部分，公文末頁(yè)首條分割線以下、末條分隔線以上的部分被稱(chēng)為版記。下面我們具體介紹一下公文版式各部分的內(nèi)容。

　　1．版頭格式

　　版頭包括份號(hào)、密級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等。

　�。�1）份號(hào)

　　份號(hào)指公文印制份數(shù)的順序號(hào)。凡是涉密公文都應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)，份號(hào)通常都是由6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字組成，編號(hào)從“000001”開(kāi)始，頂格排在版心左上方的第一行。

　�。�2）密級(jí)和保密期限

　　通常而言，密級(jí)和保密期限會(huì)標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的左上方，頂格排在版心左上方第二行。同時(shí)根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》）和國(guó)家《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《保密法》）的規(guī)定，密級(jí)可以劃分為絕密、機(jī)密和秘密三個(gè)級(jí)別，對(duì)于公文密級(jí)和解密時(shí)間，都需要按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定來(lái)進(jìn)行確定。通常而言，保密公文都要標(biāo)注保密期限，例如“絕密★3年”“保密★3年”“秘密★3個(gè)月”等，如果沒(méi)有特殊要求的話，通常會(huì)用3號(hào)黑體字進(jìn)行標(biāo)注。

　�。�3）緊急程度

　　緊急程度是指公文送達(dá)和辦理時(shí)間的限度。通常分為“特急”和“急件”兩種，一般用3號(hào)黑色字體標(biāo)注，并頂格編排在版心左上方。如果一份公文需要同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)、保密期限和緊急程度的時(shí)候，那么要按照份號(hào)、密級(jí)、保密期限和緊急程度這樣的順序，在版心的左上方，自上而下進(jìn)行排列。還有一些公文可以在標(biāo)題中標(biāo)注出緊急程度，例如《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)魯安監(jiān)發(fā)〔2013〕52號(hào)文件進(jìn)一步加強(qiáng)煙花爆竹安全監(jiān)管的緊急通知》。對(duì)于已經(jīng)標(biāo)明緊急程度的文件，標(biāo)題中就不需要另行標(biāo)注。根據(jù)《條例》規(guī)定，緊急電報(bào)的緊急程度可以分為“特提”“特急”“加急”和“平急”四種，在電文首頁(yè)稿頭中標(biāo)注。

　�。�4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志

　　由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)志居中排列，通常使用小標(biāo)宋體字，套紅，以醒目、美觀、莊重為原則，例如“北京市人民政府文件”。在此需要注意的是，聯(lián)合行文時(shí)需要標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱(chēng)，主辦機(jī)關(guān)的名稱(chēng)排在最前面。

　　（5）發(fā)文字號(hào)

　　發(fā)文字號(hào)簡(jiǎn)稱(chēng)文號(hào)，由機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文順序號(hào)三者組成，而且年份、序號(hào)等都是用阿拉伯?dāng)?shù)碼進(jìn)行標(biāo)注。例如“湖北〔2011〕5號(hào)”，其中“湖北”是湖北省人民政府的機(jī)關(guān)代字，“〔2011〕”是年份，“5號(hào)”是序號(hào)。在發(fā)文字號(hào)中，年份不能簡(jiǎn)寫(xiě)，要標(biāo)全稱(chēng)，并用六角括號(hào)“〔〕”括入。此外，發(fā)文字號(hào)不編虛位，如“5號(hào)”不編為“05號(hào)”，也不加“第”字。發(fā)文字號(hào)通常都會(huì)排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下方，如果沒(méi)有發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)志，那么就排在標(biāo)題的右下方。為了能更加方便地識(shí)別，機(jī)關(guān)代字在選用上最好是選擇能直接體現(xiàn)本機(jī)關(guān)特征的代字，并且能固定使用。如果有幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，那么發(fā)文字號(hào)就要使用主辦機(jī)關(guān)的。發(fā)文字號(hào)的作用在于統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，同時(shí)也便于引用和查詢。

　　值得注意的是，上行文的發(fā)文字號(hào)要居左一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人的姓名同處一行。

　�。�6）簽發(fā)人

　　簽發(fā)人指核準(zhǔn)并簽發(fā)公文或會(huì)簽的發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人。簽發(fā)人的姓名通常標(biāo)注在發(fā)文字號(hào)左側(cè)適當(dāng)?shù)奈恢�。按照《公文處理辦法》的規(guī)定，上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人和會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示”和“意見(jiàn)”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。在上行的公文中注明簽發(fā)人，是為了督促各級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)真地履行職責(zé)，對(duì)行文負(fù)全責(zé)，有利于提高公文質(zhì)量。

　　2．主體格式

　　主體包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期、印章和附注等。

　�。�1）標(biāo)題

　　標(biāo)題是公文的眉目。完整的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種組成，例如《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于抗震減災(zāi)緊急指示》，“中共中央、國(guó)務(wù)院”是發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱(chēng)，“抗震減災(zāi)”是公文的事由，“指示”是文種。

　　標(biāo)題在某些情況下是可以省略的，通常標(biāo)題省略的情況有三種：一是省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，僅由事由與文種組成，如《關(guān)于罷免×××市委辦公室主任的決定》；二是省略事由，如《中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院令》；三是省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)與事由，如果只有文種名稱(chēng)，如《通告》，在這種情況下，通常就會(huì)將發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱(chēng)置于正文末尾落款處。

　　公文的標(biāo)題在排布的時(shí)候應(yīng)當(dāng)居中，如有回行的情況，一定要做到詞意完整、排列對(duì)稱(chēng)、長(zhǎng)短適宜、間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

　�。�2）主送機(jī)關(guān)

　　主送機(jī)關(guān)即公文的主要受理機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)應(yīng)頂格寫(xiě)，并且使用機(jī)關(guān)的全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。應(yīng)根據(jù)受理機(jī)關(guān)的職能權(quán)限與行文目的選準(zhǔn)主送機(jī)關(guān)，這是公文發(fā)出后能否得到及時(shí)處理的關(guān)鍵。在上行文中，通常只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，切記避免多頭主送，以免延誤公文處理的時(shí)機(jī)，同時(shí)也要注意，千萬(wàn)不可越級(jí)主送。在下行文中，除了普發(fā)性公文（如省政府給“各市、縣人民政府、省直各單位”的文件）外，一般也只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。有些公文，如公告、通告、紀(jì)要等，不需要寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。

　�。�3）正文

　　正文是公文的主體或核心內(nèi)容，正文用來(lái)說(shuō)明公文的內(nèi)容和制文意圖。公文的首頁(yè)必須顯示正文內(nèi)容。不同文種的正文在寫(xiě)作上面會(huì)稍有不同，但是整體的結(jié)構(gòu)都是相同的，都是由開(kāi)頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成。在公文的開(kāi)頭，要簡(jiǎn)明扼要地說(shuō)明制文的根據(jù)、目的、原因或重要性。主體是內(nèi)容事項(xiàng)，或提出解決問(wèn)題的措施、意見(jiàn)、辦法，或請(qǐng)求指示與批準(zhǔn)，或詢問(wèn)或答復(fù)問(wèn)題，或商洽和聯(lián)系工作，要求具體明確、層次分明。結(jié)尾主要表述發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文辦理的要求，其形式一般采用尾語(yǔ)慣用式、希望號(hào)召式等。

　�。�4）附件

　　附件是隨文附上的有關(guān)照片、圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字以及文字依據(jù)材料、參考材料，對(duì)正文內(nèi)容作補(bǔ)充、說(shuō)明和印證。如果公文要使用附件，那么應(yīng)當(dāng)在正文下空一行，左起空兩字編排“附件”二字，后標(biāo)注全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)。如有多個(gè)附件，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件的順序號(hào)（如“附件：1.×××××”），附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

　　附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。通�！案郊�”二字以及附件順序號(hào)使用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上方第一行。附件標(biāo)題居中，編排在版心第三行。附件序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。

　�。�5）發(fā)文機(jī)關(guān)

　　發(fā)文機(jī)關(guān)指發(fā)文機(jī)關(guān)的署名，即落款，是公文的法定作者，應(yīng)寫(xiě)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。當(dāng)幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)要排在前面；當(dāng)以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的名義發(fā)文時(shí)，要同時(shí)冠以領(lǐng)導(dǎo)人的職務(wù)。

　�。�6）成文日期

　　成文日期指公文發(fā)文的年月日，通常就是公文的生效期。成文日期是公文生效和查考的重要依據(jù)，它通常位于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)的右下方，年月日的填寫(xiě)必須是完整的，不可簡(jiǎn)寫(xiě)。成文日期主要是以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。如果是聯(lián)合行文，那么就要以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；如果是電報(bào)，那么就以發(fā)出日期為準(zhǔn)；如果是會(huì)議通過(guò)的公文，那么就以會(huì)議通過(guò)的時(shí)間為準(zhǔn)。

　　同時(shí)，要注意的是日期的編寫(xiě)，當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字對(duì)日期進(jìn)行標(biāo)注時(shí)，應(yīng)當(dāng)標(biāo)注年月日的全稱(chēng)，在編寫(xiě)的時(shí)候不可以編虛位。

　�。�7）印章

　　通常印章是加蓋在公文成文時(shí)間的上方，印章主要是起證實(shí)公文合法效力和信用的作用，是對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證。加蓋印章，要用紅色，要求上不壓正文，下“騎年蓋月”。根據(jù)《條例》的規(guī)定：“公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)構(gòu)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)，可以不加蓋印章�！庇≌乱欢ㄒ�與正文同處一頁(yè)，即不得在沒(méi)有正文的空白頁(yè)內(nèi)蓋印章，不得采取“此頁(yè)無(wú)正文”的標(biāo)志。

　�。�8）附注

　　附注指需要附加說(shuō)明的其他事項(xiàng)。附注內(nèi)容，有的是需要加以解釋的名詞術(shù)語(yǔ)；有的是確定公文發(fā)送范圍和閱讀傳達(dá)對(duì)象，例如“此件發(fā)至省軍級(jí)”；有的則注明使用方法，例如“此件可自行翻印”。

　　附注都是居左空兩個(gè)字加圓括號(hào)編排在成文日期的下一行。

　　3．版記格式

　　版記格式包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、印制份數(shù)、頁(yè)碼等。

　�。�1）抄送機(jī)關(guān)

　　抄送機(jī)關(guān)是除主送機(jī)關(guān)外其他需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。抄送機(jī)關(guān)不宜過(guò)多過(guò)濫，同時(shí)也要注意不要漏報(bào)漏送。

　�。�2）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

　　一般編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年月日標(biāo)全，月、日不加虛位，后加“印發(fā)”二字。

　　（3）頁(yè)碼

　　通常編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字的左右兩方各有一條一字線；單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

　　除此之外，我們?cè)賮?lái)了解一下公文的用紙規(guī)格及印裝要求。

　�。�1）用紙規(guī)格

　　公文用紙幅面規(guī)格，一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的A4型（長(zhǎng)297mm，寬210mm）。不過(guò)對(duì)于需要張貼的公文，例如通告、通知等，其用紙大小則需要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)定。

　�。�2）印裝要求

　　公文排印，文字從左至右橫寫(xiě)、橫排。在民族自治地方，可以用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其書(shū)寫(xiě)習(xí)慣進(jìn)行排版）。公文一律左側(cè)裝訂。

　　二、公文格式的特點(diǎn)

　　1．公文格式的美觀和莊重性

　　格式的美觀和莊重性是公文格式的一大特性，它是反映不同層級(jí)、不同用途的公文經(jīng)約定俗成后形成的不同的表述形式。

　　公文格式的美觀和莊重性主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，公文要素的設(shè)置和在公文中的排列位置要體現(xiàn)出美觀和莊重性；第二，公文傳遞所采用的介質(zhì)紙的質(zhì)量和印刷質(zhì)量、裝訂質(zhì)量的好壞，都會(huì)影響公文的美觀與莊重性；第三，公文撰寫(xiě)人員在撰寫(xiě)公文過(guò)程中以及辦公人員在辦公過(guò)程中的態(tài)度，也會(huì)影響公文的美觀與莊重性。

　　2．公文格式的層次性

　　在現(xiàn)代社會(huì)中，不論哪個(gè)國(guó)家都會(huì)使用公文這種簡(jiǎn)便快捷的方式進(jìn)行國(guó)家管理。但是每個(gè)國(guó)家的內(nèi)部又會(huì)分出很多政府部門(mén)來(lái)進(jìn)行管理。這樣就會(huì)形成由國(guó)家內(nèi)部公文構(gòu)成的國(guó)家公文體系，它時(shí)刻反映著國(guó)家機(jī)構(gòu)的狀況。每個(gè)內(nèi)部機(jī)關(guān)的公文都會(huì)成為國(guó)家公文的一個(gè)子系統(tǒng)，所有的公文子系統(tǒng)匯總到一起就構(gòu)成了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文體系。這一構(gòu)成情況就反映出了公文格式的層次性。

　　3．公文格式的規(guī)范化

　　公文的作用決定了公文寫(xiě)作是一項(xiàng)普遍性和基礎(chǔ)性的工作，因此公文的作用和能力不能削弱，只能不斷地改革和加強(qiáng)。這樣一來(lái)，公文格式的規(guī)范化和處理工作的制度化就提到議事日程上來(lái)了。

　　所謂規(guī)范，是指約定俗成或是明文規(guī)定的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。公文格式的規(guī)范化就是制定公文的全面系統(tǒng)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，使人們的工作行動(dòng)合乎這些規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。

　　所謂制度，就是大家共同遵守的辦事規(guī)程和行動(dòng)準(zhǔn)則。處理工作的制度化，是對(duì)公文處理的全部活動(dòng)都定出具體的處理規(guī)范，并且保證這些規(guī)范正確順利地實(shí)施，使公文處理依法進(jìn)行。

　　4．公文格式的法定性

　　在不同的歷史時(shí)期和不同的社會(huì)制度中，公文寫(xiě)作的要求也不完全相同。在封建社會(huì)時(shí)期，公文是為少數(shù)封建統(tǒng)治階級(jí)和官僚資產(chǎn)階級(jí)服務(wù)的工具，他們通過(guò)公文來(lái)鞏固自己的統(tǒng)治地位，變相剝削和壓迫廣大人民群眾。公文的這種性質(zhì)一直到新中國(guó)成立以后才得以改變。新中國(guó)成立以后，黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人經(jīng)過(guò)幾十年的改革，將公文變成了管理國(guó)家，服務(wù)廣大人民群眾，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的工具。

　　公文寫(xiě)作的基本要求及要領(lǐng)

　　一、公文寫(xiě)作的基本要求

　　1．簡(jiǎn)練、明確

　　要想把公文寫(xiě)得簡(jiǎn)練、明確，首先，要對(duì)工作情況，存在的問(wèn)題，采取的措施和步驟等進(jìn)行清楚地分析和概括；其次，要會(huì)煉字和煉句，學(xué)會(huì)用最簡(jiǎn)練的文字進(jìn)行最準(zhǔn)確的說(shuō)明。當(dāng)初稿擬定后，一定要進(jìn)行反復(fù)修改，將贅述刪除，這樣才能盡可能地縮短句子，精簡(jiǎn)文章。

　　公文寫(xiě)作的開(kāi)頭切記不要使用形式化、口號(hào)化的套語(yǔ)，要遵循“開(kāi)門(mén)見(jiàn)山”的寫(xiě)作原則，即以“根據(jù)……”“為了……”“目前……”等作為開(kāi)頭，這樣就能精簡(jiǎn)語(yǔ)言，能直截了當(dāng)?shù)靥岢鰡?wèn)題。在首段點(diǎn)明主題后，才便于下文分清段落或列出條目，這樣全文的層次才會(huì)更加清晰、主題鮮明，便于收文機(jī)關(guān)閱讀。

　　2．準(zhǔn)確、實(shí)際

　　公文是機(jī)關(guān)或企業(yè)解決問(wèn)題的工具，不論是黨和國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位都要用公文來(lái)指導(dǎo)工作和處理問(wèn)題，而公文的這一性質(zhì)就決定了公文在撰寫(xiě)時(shí)必須秉承實(shí)事求是的原則，一就是一，二就是二，公文的內(nèi)容不能憑空想象和捏造，更不能夸大或者縮小事實(shí)，講假大空的話。公文在進(jìn)行撰寫(xiě)時(shí)，用詞一定要樸實(shí)，貼近生活，貼近群眾，而且還要把握用詞的分寸。在引用或涉及事實(shí)、數(shù)字、人名、地名的時(shí)候，一定要認(rèn)真仔細(xì)核對(duì)，避免出現(xiàn)差錯(cuò)和出入。

　　3．生動(dòng)、及時(shí)

　�。�1）生動(dòng)

　　生動(dòng)具體包括兩個(gè)方面。一方面是指公文能夠生動(dòng)地指導(dǎo)實(shí)際工作。在運(yùn)用公文進(jìn)行指導(dǎo)和推動(dòng)工作時(shí)，既要堅(jiān)決遵循上級(jí)精神，又要善于發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造本單位典型經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)工作和創(chuàng)新局面，不能只是一味地照抄、照轉(zhuǎn)上級(jí)指示，千篇一律地轉(zhuǎn)發(fā)通知。

　　另一方面，是指公文在語(yǔ)言的使用和材料的選用方面也要盡量做到生動(dòng)活潑，能夠吸引人的目光并且具有說(shuō)服力。公文的語(yǔ)言力求樸實(shí)、精確，不過(guò)這并不等于呆板枯燥。特別是寫(xiě)工作簡(jiǎn)報(bào)、講話稿、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等文件，要注意在比較抽象概括的敘述中穿插一些具體的數(shù)字、事例和思想反映，選用一些適當(dāng)?shù)谋扔鳌⑷罕娦缘恼Z(yǔ)言等，使敘述的語(yǔ)言適當(dāng)形象化，有感情、有趣味，生動(dòng)真實(shí)，具有說(shuō)服力，讓人讀后留下深刻的印象。

　　（2）及時(shí)

　　無(wú)論是反映情況還是指導(dǎo)工作的文件，都得及時(shí)發(fā)送，否則會(huì)影響問(wèn)題的解決和處理。行文拖沓不僅會(huì)耽誤時(shí)機(jī)還會(huì)使人們的工作很被動(dòng)。

　　4．符合規(guī)定體式

　　公文在進(jìn)行撰寫(xiě)的時(shí)候要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式，切不可隨意而為，以免使公文看起來(lái)不倫不類(lèi)。

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