（二）公文具有原始記錄性
　　公文是為處理各種社會(huì)事務(wù)而形成、使用的，各種實(shí)踐活動(dòng)中信息傳遞與交流的需求是其產(chǎn)生和存在的前提條件。同時(shí)，任何組織在傳達(dá)意圖、溝通交流信息、處理解決問(wèn)題的管理過(guò)程中都在同時(shí)形成、使用、處理公文，因此，公文始終伴隨著各項(xiàng)管理活動(dòng)，與整個(gè)活動(dòng)相始終，公文的形成使用與管理活動(dòng)過(guò)程是“同步”的，它是管理活動(dòng)的一個(gè)重要的組成部分�！稗k文”與“辦事”總是密不可分的，從而使公文自然而然地承載了當(dāng)時(shí)、當(dāng)事的原始信息，真實(shí)地記載了整個(gè)活動(dòng)的全過(guò)程，成為反映某項(xiàng)活動(dòng)發(fā)生、發(fā)展歷程的初始信息。與其他信息記錄的形成特點(diǎn)相比較，如文學(xué)作品是根據(jù)現(xiàn)實(shí)材料進(jìn)行的藝術(shù)創(chuàng)作，新聞報(bào)道更多是事后采寫(xiě)創(chuàng)作，情報(bào)資料多根據(jù)需要收集篩選等，公文反映特定社會(huì)問(wèn)題或管理活動(dòng)的可靠性更高。這也是公文可以轉(zhuǎn)變?yōu)橹档眯刨嚨臍v史檔案，或者成為可資采信的法律證據(jù)的重要原因之一。
　�。ㄈ�）公文具有現(xiàn)行效用
　　所謂效用，實(shí)際上就是一個(gè)事物所能產(chǎn)生的影響、效力、功用或結(jié)果。公文的現(xiàn)行效用，是指公文在一定時(shí)空范圍內(nèi)，對(duì)有關(guān)社會(huì)組織及其內(nèi)部機(jī)構(gòu)或者公民個(gè)人的行為具有強(qiáng)制性影響。
　　公文的現(xiàn)行效用主要來(lái)源于三個(gè)方面：
　　首先，法定作者的法定職能。法定作者是根據(jù)憲法、法律、行政法規(guī)以及其他規(guī)范性文件等成立的、并能以自身的名義行使法定權(quán)利與承擔(dān)法定義務(wù)的社會(huì)組織及其法定代表人。法定作者依照法定職權(quán)制發(fā)的公文，體現(xiàn)了它的管理方略，并將受到國(guó)家法律、法規(guī)和各種規(guī)章的強(qiáng)制保護(hù)，也會(huì)對(duì)受文者的行為產(chǎn)生不同程度的強(qiáng)制性影響。例如：下級(jí)政府接到國(guó)務(wù)院頒布的命令、作出的決定后，均應(yīng)按照其精神遵照?qǐng)?zhí)行，反之，下級(jí)組織或其他社會(huì)組織向上級(jí)政府報(bào)送的請(qǐng)示，上級(jí)政府也應(yīng)在規(guī)定的權(quán)限和時(shí)限內(nèi)認(rèn)真處理�？梢�(jiàn)，法定作者所制定的公文在傳遞文件信息內(nèi)容的同時(shí)也將法定作者的法定地位、法定職能信息傳遞給了受文者，從而直接影響受文者的行為選擇，這也就對(duì)其行為產(chǎn)生了現(xiàn)行效用。
　　其次，公文形成和處理的法定程序。處理程序合法是公文合法的前提。大部分公文的制作或者辦理必須經(jīng)過(guò)一定的步驟和環(huán)節(jié)，其中一些環(huán)節(jié)是文件生效或者賦予文件合法性的不可缺少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不履行這些程序，公文就不具有法定效力。發(fā)文處理過(guò)程的簽發(fā)程序、收文處理過(guò)程的批辦程序，都是賦予公文以法定效用的處理程序，如“命令”必須經(jīng)有關(guān)機(jī)關(guān)的正職負(fù)責(zé)人簽署后才有法定效用。因而，只有履行了法定程序，經(jīng)過(guò)處理的公文才能對(duì)受文者的現(xiàn)實(shí)管理行為產(chǎn)生影響力（現(xiàn)行執(zhí)行效用），否則，公文無(wú)效。
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