秘書要具有全面的工作能力秘書工作千頭萬緒、錯(cuò)綜復(fù)雜，所以，作為秘書，應(yīng)具備全面的工作能力，才能處理各種復(fù)雜的事情。秘書要具備全面的工作能力，尤其需要在具有預(yù)見和應(yīng)變的能力、具有文字和口頭表達(dá)的能力和具有科學(xué)辦事的能力三個(gè)方面努力，不斷提高自己。
　　1.具有預(yù)見和應(yīng)變的能力在現(xiàn)代化建設(shè)中，工作節(jié)奏加快，辦事講究速度和效率。秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的直接助手，對新事物應(yīng)有高度的敏銳感，能及時(shí)捕捉新問題、新理論、新經(jīng)驗(yàn)的苗頭，加以分析，迅速反映，引起領(lǐng)導(dǎo)的注意。秘書要對事物的發(fā)展有預(yù)見性，周密考慮事物發(fā)展過程可能出現(xiàn)的各種問題和可能產(chǎn)生的各種影響，預(yù)先為之籌謀，供領(lǐng)導(dǎo)參考。在遇到突發(fā)性和意外性事件發(fā)生時(shí)，特別是在領(lǐng)導(dǎo)一時(shí)不在的情況下，要有應(yīng)急處理的能力。這種能力主要來自實(shí)踐和工作經(jīng)驗(yàn)的積累，包括平日對事物正反兩方面的思考，熟悉處理事物的各種渠道，學(xué)習(xí)過去成功的案例，以及掌握處理各類問題的政策和原則等。也可以說，這是在實(shí)際工作中加強(qiáng)鍛煉的結(jié)果。
　　2.具有文字和口頭表達(dá)的能力這是秘書一項(xiàng)重要的基本功。秘書工作離不開文書。公文寫作側(cè)重于邏輯性極強(qiáng)的敘述、議論和說理，又需遵守一定的規(guī)范，因此需要在實(shí)際工作中鍛煉。文字表達(dá)能力絕非套用現(xiàn)在的“公文尺牘”所能提高的，而要善于學(xué)習(xí)，善于揣摩，這樣才能較好地掌握公文寫作的規(guī)律，才能使自己撰寫的文書準(zhǔn)確簡練，嚴(yán)謹(jǐn)有力�？陬^表達(dá)能力包括說話有條理、用詞準(zhǔn)確、口齒清楚、語調(diào)、語氣得體等。秘書接觸面廣，如果不看對象，一口書面語，就難通情達(dá)意。秘書有時(shí)還需要即席發(fā)言，如果在平時(shí)缺乏邏輯思維的訓(xùn)練、分析問題的訓(xùn)練、反應(yīng)敏銳的訓(xùn)練和語言條理的訓(xùn)練，就很難完成任務(wù)。
　　3.具備科學(xué)辦事的能力如今，無論是機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位的重要特征之一是科學(xué)化�？茖W(xué)化包括管理手段的科學(xué)化和新技術(shù)應(yīng)用于管理工作。這都要求管理人員按科學(xué)辦事。科學(xué)辦事是習(xí)慣辦事的對應(yīng)。從一定意義上說，秘書也是管理人員，必須培養(yǎng)自己科學(xué)辦事的能力。從實(shí)際狀況來看，秘書幾乎都是憑習(xí)慣辦事，能熟悉科學(xué)管理、科學(xué)辦事的人并不多。
　　例如，過去調(diào)查研究只是定性分析，如果不學(xué)會(huì)定量分析，還只講定性分析，就不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。因此，秘書要學(xué)習(xí)科學(xué)辦事。
　　科學(xué)辦事最講究時(shí)間管理和工作效率。秘書部門事務(wù)繁雜，又處于“被動(dòng)”的地位，因此秘書普遍感到時(shí)間不夠用。
　　怎樣科學(xué)地管理時(shí)間，靈活有效地利用時(shí)間，以提高工作效率，是十分重要的。
　　秘書要用智慧擬訂工作計(jì)劃秘書要想把工作做好，就要有計(jì)劃性。因?yàn)槊貢�處理問題的方式不能只顧眼前的情形。如果僅就眼前的工作來考慮處理的方式，而對接踵而至的工作以互不相關(guān)的方式來處理，不但容易浪費(fèi)精力，而且也會(huì)經(jīng)常忽略重要的事情，計(jì)劃會(huì)讓秘書的工作有條理。
　　那么，秘書應(yīng)該如何做計(jì)劃呢？這要因人而異，也要因工作性質(zhì)而異。一般的做法應(yīng)當(dāng)是，對于次日的預(yù)定計(jì)劃，在當(dāng)天工作結(jié)束前，應(yīng)先寫下將要做的工作要點(diǎn)，然后次日早晨再加以確定，之后開始著手實(shí)施。而對于處理完畢的工作，便從計(jì)劃表上刪除。這樣，就不必?fù)?dān)心出現(xiàn)遺漏了。
　　秘書對于一個(gè)星期或一個(gè)月以后該辦的事情，使用記事簿是一種常用的方式。不過，對于較重要的計(jì)劃，就應(yīng)建立檔案來進(jìn)行整理。
　　另外，如果每周訂一個(gè)計(jì)劃，用記事卡也是一種簡單方便的方法。
　　制訂計(jì)劃時(shí)最好同時(shí)擬訂一個(gè)短期和一個(gè)長期計(jì)劃。短期計(jì)劃，例如三天或一周計(jì)劃；長期計(jì)劃，例如一個(gè)月、半年或一年，并將其大綱盡量記住，做事的時(shí)候就能有條有理，而且效率也會(huì)大為提高，也不至于出現(xiàn)疏忽遺漏的情況。當(dāng)然，這個(gè)擬好的計(jì)劃，也可以與領(lǐng)導(dǎo)商量，使彼此都了解有關(guān)的工作進(jìn)展與程序，工作的進(jìn)行會(huì)更為順利。
　　另外，需要注意的是，計(jì)劃在落實(shí)的過程中常會(huì)發(fā)生臨時(shí)的變動(dòng)。
　　所以，在擬訂計(jì)劃之前，要預(yù)先考慮到這一點(diǎn)：在需要變更的時(shí)候，作適當(dāng)?shù)淖兏�，才能使擬訂的計(jì)劃發(fā)揮效用。但是，倘若只是為了使計(jì)劃具有彈性，便將計(jì)劃安排得不夠緊湊，就會(huì)使它失去意義，而無法成為推動(dòng)工作的指針了。所以，要擬訂一個(gè)相當(dāng)精確的計(jì)劃并不是件容易的事，平常要多注意與計(jì)劃有關(guān)的事項(xiàng)，諸如領(lǐng)導(dǎo)所做的安排及其他有關(guān)人員的工作狀況，等等。
　　比如，領(lǐng)導(dǎo)從下周起要出差七天，月底大多數(shù)的員工要巡回訪問各經(jīng)銷商，等等。于是作為秘書就要想到：需要領(lǐng)導(dǎo)簽署的文件，必須在其出差前辦好；另外，時(shí)值廣告宣傳時(shí)期，由于大部分員工都不在，所以電話接聽的工作便會(huì)落在自己身上；而員工們回來的時(shí)候，正是月底，許多出差完畢所收集的資料都要自己來處理；還有，月底要做統(tǒng)計(jì)資料處理。這些事若都等到月底才做，必然會(huì)使自己手忙腳亂，所以統(tǒng)計(jì)資料應(yīng)提早處理。把這些因素都考慮周全以后，就會(huì)確訂好精確的計(jì)劃了。
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