所有公司都應(yīng)該正確運(yùn)用數(shù)據(jù)
小山升如何化解疫情危機(jī)
隨著新冠肺炎疫情的影響持續(xù)擴(kuò)大，很多企業(yè)相繼陷入破產(chǎn)危機(jī)。今后，資金薄弱的中小企業(yè)的破產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)會(huì)急劇增加。新冠肺炎疫情給企業(yè)造成的經(jīng)濟(jì)損失遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于雷曼兄弟公司破產(chǎn)事件帶來的沖擊。
我擔(dān)任社長(zhǎng)的日本武藏野株式會(huì)社（以下簡(jiǎn)稱武藏野，總部位于東京都小金井市）也受到了新冠肺炎疫情的影響。自1989年以來，武藏野的銷售業(yè)績(jī)一直逐年攀升，但是到了2020年，受新冠肺炎疫情的影響，公司的銷售業(yè)績(jī)開始下滑，第一次出現(xiàn)了營(yíng)業(yè)收入下降的問題。
武藏野的主要業(yè)務(wù)是提供家政保潔服務(wù)，以及管理咨詢業(yè)務(wù)，即通過舉辦管理研討會(huì)向中小企業(yè)提供管理支援服務(wù)。這些都屬于三密（密閉、密集、密接）業(yè)務(wù)，在疫情的沖擊之下，這種傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式難以為繼。為了客戶和員工的健康和安全，公司堅(jiān)決采取了減少人員接觸的措施，營(yíng)業(yè)收入也因此急劇下滑。因?yàn)槲覀冡槍?duì)新冠肺炎疫情的基本方針是優(yōu)先保護(hù)客戶和員工的健康，以及留住員工，保證員工的工作問題，其次才考慮公司的運(yùn)營(yíng)，所以營(yíng)業(yè)收入下滑也在我的意料之中。
武藏野2020年2月和3月的營(yíng)業(yè)收入同比2019年減少了100 億日元。公司第57個(gè)財(cái)政年度（財(cái)年）結(jié)算時(shí)間是4月底。如果2月和3月的營(yíng)業(yè)收入沒有下滑，那么2019財(cái)年的營(yíng)業(yè)收入和利潤(rùn)肯定是增長(zhǎng)的，甚至可能創(chuàng)下歷史新高。不過，盡管公司的營(yíng)業(yè)收入首次出現(xiàn)下滑，但是這件事并沒有給我?guī)�來太大影響。因�(yàn)槲覀冇行Ю�用了�?shù)據(jù)來開展管理工作，并且根據(jù)經(jīng)營(yíng)數(shù)字和客觀事實(shí)做出決策，所以公司遇到困難不會(huì)輕易倒閉。
從數(shù)據(jù)上看，與2018財(cái)年相比，武藏野2019財(cái)年的營(yíng)業(yè)收入（為上年的87%）和毛利潤(rùn)都有所下降，人工成本和促銷成本與上年持平，采購(gòu)支出和經(jīng)營(yíng)成本大幅下降，此外，公司還有部分營(yíng)業(yè)外收入，最后計(jì)算下來，利潤(rùn)總額接近1億日元。
即使遇到了不可預(yù)測(cè)的突發(fā)狀況，武藏野也沒有亂了陣腳，這得益于我們管理公司時(shí)重視數(shù)據(jù)的作用。武藏野利用數(shù)字和圖表來體現(xiàn)工作效率、現(xiàn)金流和業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，使它們更直觀地被呈現(xiàn)出來。管理層根據(jù)各種數(shù)據(jù)開展預(yù)測(cè)、決策和規(guī)劃。因?yàn)閿?shù)據(jù)不會(huì)說謊，不依靠經(jīng)營(yíng)者的直覺判斷，而是重視數(shù)據(jù)，這樣我們就能準(zhǔn)確掌握公司的運(yùn)營(yíng)情況和市場(chǎng)的整體狀況。通過數(shù)據(jù)分析，盡早發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)中的異常，主動(dòng)采取措施。

武藏野為什么沒有陷入經(jīng)營(yíng)危機(jī)
為了應(yīng)對(duì)新冠肺炎疫情，我們主要采取了以下3項(xiàng)措施：
（1）將公司大部分業(yè)務(wù)遷移至線上辦理（遠(yuǎn)程居家辦公）。
武藏野積極推進(jìn)數(shù)字化辦公。在日本眾多的中小企業(yè)中，武藏野率先推行了線上業(yè)務(wù)。自2012年起，公司按照人手一臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)，為所有員工（包括臨時(shí)工、小時(shí)工、已被錄用的應(yīng)屆畢業(yè)生和外勤人員）配備了共計(jì)847臺(tái)蘋果平板電腦（iPad），支持員工利用數(shù)字產(chǎn)品開展業(yè)務(wù)。這項(xiàng)投資一共花費(fèi)了1.03億日元。
有些中小企業(yè)不愿引入數(shù)字設(shè)備，因?yàn)檫@將會(huì)是一大筆支出。從某種角度看，為員工配備iPad的確會(huì)增加企業(yè)的財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)，但是如果每位員工都使用數(shù)字產(chǎn)品辦公，公司整體的信息化水平將能夠得到提升，這樣既可以減少員工的加班時(shí)間，公司還能獲得更多利潤(rùn)。部分經(jīng)營(yíng)者認(rèn)為數(shù)字設(shè)備太貴了，購(gòu)買它們是一種浪費(fèi)。他們這樣想是因?yàn)闆]有看過公司的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)。如果將節(jié)省出來的加班成本與設(shè)備采購(gòu)成本進(jìn)行比較后，他們就會(huì)發(fā)現(xiàn)推進(jìn)數(shù)字化辦公對(duì)企業(yè)來說能創(chuàng)造更多利潤(rùn)。
武藏野推行數(shù)字化辦公后，加班費(fèi)支出大大減少。所節(jié)省的工資支出遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于數(shù)字化辦公所需的通信費(fèi)支出。除此之外，員工的工作效率也有了很大提升。自從引進(jìn)數(shù)字設(shè)備，推行數(shù)字化辦公后，每人每月平均加班時(shí)間減少了65小時(shí)，武藏野每年可節(jié)省接近3億日元的加班費(fèi)支出。
我不反對(duì)員工使用公司發(fā)放的iPad處理私人事情。理由有兩個(gè)：第一，無(wú)論用作公事，還是私事，經(jīng)常使用這些設(shè)備都能提高操作技能；第二，可以改善員工居所的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，方便他們更好地開展工作。iPad有無(wú)線局域網(wǎng)機(jī)型和無(wú)線局域網(wǎng) 蜂窩網(wǎng)絡(luò)機(jī)型兩個(gè)版本，公司購(gòu)買的是無(wú)線局域網(wǎng) 蜂窩網(wǎng)絡(luò)機(jī)型的iPad，這個(gè)機(jī)型可以使用通信公司的流量進(jìn)行通信，這一點(diǎn)與智能手機(jī)相同。因此，即使員工家里沒有安裝無(wú)線網(wǎng)絡(luò)，依然可以居家辦公。員工的數(shù)字終端都有數(shù)據(jù)流量限制，在家看電影、網(wǎng)上購(gòu)物時(shí)，流量很快就被消耗殆盡，所以員工要想使用iPad處理私事，就只能在家里安裝無(wú)線網(wǎng)。
公司的所有員工都能想到公司給員工配備iPad的第一個(gè)理由，即提高操作技能，但是他們都沒有想到第二個(gè)理由，只是單純地認(rèn)為能用公司的iPad干私事，真是太幸運(yùn)了。其實(shí)他們不知道，真正幸運(yùn)的人是我。為什么這樣說呢？因?yàn)楣�司既不用出錢，我也沒有強(qiáng)制員工使用iPad，員工卻抱著使用公司iPad辦私事的不純動(dòng)機(jī)，主動(dòng)在家里安裝無(wú)線網(wǎng)。這樣做，員工在家開展工作就變得更方便了。將業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移至線上可以壓縮經(jīng)營(yíng)成本和采購(gòu)費(fèi)用。減少面對(duì)面的會(huì)議，把它們改成線上形式（85%的會(huì)議改為線上），這樣一來，場(chǎng)地費(fèi)、餐費(fèi)、材料費(fèi)（印刷費(fèi)）和員工加班費(fèi)都節(jié)省下來了。