本書在大范圍的國際文獻(xiàn)調(diào)研和深入細(xì)致的國內(nèi)調(diào)研的基礎(chǔ)上,直觸我國電子文件管理的體制機(jī)制,力求真實(shí)、準(zhǔn)確地揭示我國文件管理轉(zhuǎn)型過程中的進(jìn)展、困擾與難題,以及導(dǎo)致這種狀態(tài)的深層原因,提出了符合規(guī)律的、可操作的對策,為電子文件管理研究和實(shí)踐推進(jìn)提供了新的開闊思路。
是中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會重點(diǎn)項(xiàng)目成果。電子文件,管理機(jī)制,政策框架。
《中國電子文件管理:問題與對策》是由馮惠玲教授領(lǐng)銜的中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會重點(diǎn)項(xiàng)目“電子文件管理機(jī)制研究”課題組合作完成的,核心成員是中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院的一支多年在電子文件管理領(lǐng)域執(zhí)著探索、勇于攻關(guān)的團(tuán)隊(duì),他們對電子文件的未來充滿信心和責(zé)任感,富于開拓與合作精神。先后承擔(dān)該領(lǐng)域的國家社會科學(xué)基金、國家自然科學(xué)基金,中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會項(xiàng)目10余項(xiàng),以及多項(xiàng)實(shí)際部門的電子文件管理規(guī)劃和實(shí)施項(xiàng)目,撰寫教材、著作多部,發(fā)表相關(guān)論文數(shù)十篇,提交政策建議數(shù)篇,得到中央領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的重視采納。這這支團(tuán)隊(duì)緊密跟蹤電廠文件管理的國內(nèi)外動態(tài),直面電子文件帶來的各種挑戰(zhàn)。
文件是國家管理、組織運(yùn)行、社會溝通的重要工具和真實(shí)記錄,于國家于公民、于當(dāng)前于長遠(yuǎn)都具有不可替代的作用和多重價(jià)值,因此文件管理就成為政府管理、企業(yè)管理、社會管理活動的必然組成部分。當(dāng)今時(shí)代文件管理的□大挑戰(zhàn)來自計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和社會信息化的進(jìn)程,隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)及各類電子業(yè)務(wù)的快速發(fā)展,完全不同于傳統(tǒng)文件記錄方式和傳遞方式的電子文件在全世界呈現(xiàn)出飛速增長與廣泛普及之勢,成為人類社會的基本記錄形式、重要信息資源和法律證據(jù),電子文件管理也隨之成為信息時(shí)代的重要課題。有效管理、充分開發(fā)電子文件資源,對于國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各項(xiàng)事業(yè)都具有不可或缺的作用和重要而深遠(yuǎn)的意義。
綜觀世界上信息化進(jìn)程比較快的國家,20世紀(jì)90年代以來電子文件管理越來越受到重視。電子文件被視為電子政務(wù)、電子商務(wù)和其他各類電子化業(yè)務(wù)的基本工具,視為機(jī)構(gòu)的重要信息資產(chǎn),視為國家和社會的珍貴歷史記錄。這些國家大多通過制定法規(guī)、政策與標(biāo)準(zhǔn),借助管理與技術(shù)雙重手段,逐步建立了科學(xué)、有效的電子文件管理體系,從而有力地支撐了各項(xiàng)電子化業(yè)務(wù)的順利開展,促進(jìn)了電子文件信息資產(chǎn)的價(jià)值實(shí)現(xiàn),推動了歷史文明的保護(hù)與傳承。包括電子文件在內(nèi)的文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)的陸續(xù)出臺進(jìn)一步推動了電子文件管理的科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程。
近年來,我國在電子文件管理領(lǐng)域做了大量的探索和推進(jìn)工作,取得了長足進(jìn)步。但是,由于各方面的原因,目前我們對電子文件還遠(yuǎn)未達(dá)到應(yīng)有的認(rèn)知和重視,尚未建立科學(xué)、高效的電子文件管理體系,數(shù)以億計(jì)的電子文件還沒有得到妥善保管,處于失控、失存、失信、失用、失密的危險(xiǎn)狀態(tài),并可能引發(fā)多重社會風(fēng)險(xiǎn)。
意識到這一問題的嚴(yán)峻性和緊迫性,中國檔案學(xué)會和中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院于2007年5月共同向中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會申報(bào)了“電子文件管理機(jī)制研究”課題,得到了中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會及評審專家的充分認(rèn)可,并獲得重點(diǎn)立項(xiàng)與資助。
作為本課題的首席專家,我一方面欣喜于這一課題得到了中國科協(xié)專家和領(lǐng)導(dǎo)的如此關(guān)注,同時(shí)也為其研究難度和進(jìn)度要求而深感壓力。僅僅半年多時(shí)間,課題組全體成員經(jīng)過艱辛的調(diào)查與研究,初步掌握了我國當(dāng)前電子文件管理的總體狀況與主要問題,在大范圍追蹤國外電子文件管理經(jīng)驗(yàn)和發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上,對我國建立電子文件管理體系提出了若干理論觀點(diǎn)和政策建議。2007年12月,課題順利通過驗(yàn)收鑒定,獲得來自信息化部門、國家檔案局、圖書情報(bào)界等多領(lǐng)域?qū)<业墓膭詈驼J(rèn)可。中國科協(xié)黨組書記鄧楠非常重視這一課題,親自簽署研究報(bào)告上報(bào)中央,特別令我們鼓舞的是溫家寶總理對中國科協(xié)提交的這份研究報(bào)告給予了充分肯定并作出重要批示。這本書就是在課題研究成果的基礎(chǔ)上總結(jié)、提煉、豐富而成的。
馮惠玲,教授領(lǐng)銜的中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會重點(diǎn)項(xiàng)目“電子文件管理機(jī)制研究”課題組合作完成的,核心成員是中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院的一支多年在電子文件管理領(lǐng)域執(zhí)著探索、勇于攻關(guān)的團(tuán)隊(duì),他們對電子文件的未來充滿信心和責(zé)任感,富于開拓與合作精神。先后承擔(dān)該領(lǐng)域的國家社會科學(xué)基金、國家自然科學(xué)基金、中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會項(xiàng)目10余項(xiàng),以及多項(xiàng)實(shí)際部門的電子文件管理規(guī)劃和實(shí)施項(xiàng)目,撰寫教材、著作多部,發(fā)表相關(guān)論文數(shù)十篇,提文政策建議數(shù)篇,得到中央領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的重視與采納。這支團(tuán)隊(duì)緊密跟蹤電子文件管理的國內(nèi)外動態(tài),直面電子文件帶來的各種挑戰(zhàn)。
□□章 緒論
1.1 研究背景
1.2 難點(diǎn)把脈
1.3 資料與方法支撐
第2章 問題
2.1 管理失控,危害國家對信息資源的控制能力
2.2 流失嚴(yán)重,危及國家歷史和民族記憶的延續(xù)
2.3 證據(jù)效力無法保障,損害各項(xiàng)工作的合法性
2.4 安全問題堪憂,威脅黨和國家的安全與利益
2.5 開發(fā)利用水平低下,削弱政府的服務(wù)能力
第3章 原因
3.1 認(rèn)知因素:意識落后.觀念陳舊
3.2 體制因素:分段式.分散式管理
3.3 管理因素:協(xié)調(diào)不力.溝通困難
3.4 制度因素:規(guī)范滯后.監(jiān)督缺失
3.5 支撐因素:研究薄弱.人才匱乏
第4章 對策
4.1 更新思想觀念
4.2 建立納入機(jī)制
4.3 強(qiáng)化集中統(tǒng)一管理原則
4.4 加強(qiáng)合作協(xié)調(diào)機(jī)制
4.5 健全共建共享機(jī)制
4.6 構(gòu)建監(jiān)督審計(jì)制度
4.7 加,陜法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)
4.8 加強(qiáng)技術(shù)研究與人才培養(yǎng)