標(biāo)引公安行政公文主題詞的原則是：要直接地、客觀地反映出公安文書(shū)所論述的主題；選定的詞，一般應(yīng)當(dāng)是《公安主題詞表》規(guī)定使用的主題詞，其書(shū)寫(xiě)形式要與表中詞形一致；選詞時(shí)，必須首先考慮選用切合主題內(nèi)容的最專指的主題詞，一般不得選用上位主題詞或下位主題詞標(biāo)引；當(dāng)沒(méi)有專指的主題詞，可考慮組配標(biāo)引，或選擇上位詞，或選擇恰當(dāng)?shù)淖杂稍~標(biāo)引；選定的詞一般應(yīng)當(dāng)根據(jù)公安文書(shū)所表述的主題內(nèi)容依次標(biāo)引，并要注意體現(xiàn)原文的思想性。
    標(biāo)引公安行政公文主題詞的方法是：應(yīng)先歸納文件主題思想，并濃縮為幾個(gè)有限單詞，接著將濃縮詞與主題詞表上的詞靠攏，按詞的含義由小到大選擇恰當(dāng)?shù)摹⒄�式的主題詞，最后將選擇到的主題詞按文件主題涉及的主體、事由、文種的順序進(jìn)行標(biāo)引，也即按類別詞、屬別詞和文種的順序標(biāo)引。例如，《公安部關(guān)于對(duì)收繳的淫穢物品處理意見(jiàn)的批復(fù)》的主題詞標(biāo)注為“治安管理淫穢物品批復(fù)”；又如，《公安部關(guān)于表彰湖北省荊州地區(qū)公安機(jī)關(guān)查獲一個(gè)特大拐賣兒童犯罪團(tuán)伙的通報(bào)》的主題詞標(biāo)注為“刑事偵查拐賣兒童通報(bào)”。
    主題詞用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。
    主題詞標(biāo)引時(shí)應(yīng)注意：
    不要錯(cuò)標(biāo)，不要脫離文件主題，隨心所欲，張冠李戴，主觀臆斷，或以非正式的主題詞作為標(biāo)引詞，詞形不規(guī)范，專指性不強(qiáng)，影響文件的查準(zhǔn)率。例如，將“道路”標(biāo)注為“高速公路”，將“滅火器”標(biāo)注為“救生器具”，等等。
    不要漏標(biāo)，即所標(biāo)引的主題詞不能全面地揭示和反映文件的主要內(nèi)容，如對(duì)于復(fù)合主題的文件要將所有主題逐一標(biāo)出；再者，頒轉(zhuǎn)性文件中一般涉及兩個(gè)文種，當(dāng)原文件是法規(guī)性文件時(shí)，兩個(gè)文種都應(yīng)當(dāng)標(biāo)出，不能遺漏，而當(dāng)原文件是非法規(guī)性文件時(shí)，原文件文種就不必標(biāo)出。
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