秘書既是主管的得力助手,又是內(nèi)部溝通的橋梁。身為秘書,如何出色完成主管下達(dá)的任務(wù)?如何在繁忙的工作中游刃有余?在《秘書的秘密 7:做受歡迎的秘書》中,作者詳細(xì)闡述了現(xiàn)代秘書的專業(yè)工作方法,在日常工作中所遇到的難題及解決的辦法,讓秘書工作更加輕松、高效;同時(shí),重在指導(dǎo)秘書如何重新認(rèn)識(shí)秘書工作,如何在把基礎(chǔ)性事務(wù)做好的同時(shí),全面提升自己的溝通、管理等綜合技能,迅速成為主管的得力助手,獲得更廣闊的職業(yè)發(fā)展空間,成為受歡迎的秘書。
穆臣剛,吉林大學(xué)碩士,青年學(xué)者,心靈專家,對(duì)哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)研究均有所建樹。著有《哈佛人生規(guī)劃課》、《沉與靜的人生修行課》、《任正非經(jīng)營(yíng)管理課》、《心理學(xué)與情商、氣場(chǎng)、影響力》等書。
第1章 開口要柔,說(shuō)話要懂點(diǎn)心理學(xué)
羅森塔爾效應(yīng):人人都愛贊美
南風(fēng)效應(yīng):溫暖的話語(yǔ)才是工作秘訣
超限效應(yīng):越簡(jiǎn)短越有力
緘默效應(yīng):意識(shí)到專注的力量
好心情原理:選對(duì)時(shí)機(jī)便成功了一半
逆反心理:強(qiáng)迫的話語(yǔ)只會(huì)激起反抗
雞尾酒會(huì)效應(yīng):有些話不該在職場(chǎng)說(shuō)
低聲效應(yīng):控制你的聲調(diào),體現(xiàn)你的得體
第2章 說(shuō)得漂亮,好秘書最需要的語(yǔ)言魅力
工作即說(shuō)話,學(xué)會(huì)敢于開口
不得罪人的說(shuō)話六原則
產(chǎn)生共鳴,先將對(duì)話調(diào)整到對(duì)的頻率上
讓對(duì)方感覺那是他的主意
讓措辭少些自我意識(shí)
提高個(gè)人可信度
確定詞匯,讓你的話語(yǔ)更有力
第3章 增進(jìn)和諧,用言語(yǔ)提升影響力
讓對(duì)話變得有意義
找回理性,別讓情緒帶動(dòng)嘴巴
不同情形,選擇不同信息傳遞方式
做好第三方角色,化解內(nèi)部沖突
把握?qǐng)A場(chǎng)技能,適時(shí)化解尷尬氛圍
利用“鏡面映現(xiàn)”,與對(duì)方在同一頻道溝通
學(xué)會(huì)甄別,有些負(fù)面反饋不必聽
第4章 以聲傳情,接打電話展示職業(yè)化
有些事情,你拿起電話時(shí)就該注意
讓他人在電話中就認(rèn)可你
遭遇抱怨電話,學(xué)會(huì)嘗試著化解不滿
從容有禮,讓特殊電話不再難接
把握機(jī)會(huì),恰當(dāng)應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)電
掛電話時(shí)要自然而然地結(jié)束
巧妙擋駕,過(guò)濾掉不必要的電話
做好語(yǔ)音留言:讓在場(chǎng)與不在場(chǎng)有相同效果
羅森塔爾效應(yīng):人人都愛贊美
1968年,美國(guó)心理學(xué)家羅伯羅森塔爾進(jìn)行了一項(xiàng)教育界著名的實(shí)驗(yàn):他們隨機(jī)抽取一組小學(xué)一年級(jí)的學(xué)生,并告訴這些學(xué)生的老師,這些學(xué)生在經(jīng)過(guò)了特別的測(cè)試以后,被鑒定為“新開的花朵”,在不久的將來(lái)?yè)碛小皼_刺學(xué)業(yè)”的無(wú)窮潛力。隨后,老師們?cè)诟鞣矫鎸?duì)這些孩子另眼相看,并給予積極而恰當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)。這些孩子在不知不覺中受到了激勵(lì),自信心倍增。在最終的測(cè)試中,這些孩子真的獲得了比一般學(xué)生高得多的智商分?jǐn)?shù)。
這一實(shí)驗(yàn)被稱為“羅森塔爾效應(yīng)”,其結(jié)果證實(shí):一個(gè)人對(duì)他人積極的話語(yǔ)認(rèn)可,的確會(huì)影響他人的人生。在人際交往中,“羅森塔爾效應(yīng)”同樣存在:當(dāng)我們對(duì)交流的對(duì)象施以尊重、信任、熱愛時(shí),他人也會(huì)回饋給我們更高的人際收益。但值得注意的是,現(xiàn)實(shí)生活中,有些秘書并不懂得如何去正確地利用“羅森塔爾效應(yīng)”為自己的口才增光添彩。
在一次公司晚宴上,當(dāng)秘書部主任介紹身為辦公室事務(wù)秘書的李溫書與一位已從公司離職但依然有合作的職員認(rèn)識(shí)時(shí),李溫書認(rèn)為自己有責(zé)任夸獎(jiǎng)這位從公司踏向了更好去處的員工。但贊美其他方面又顯得太虛,琢磨半天,李溫書說(shuō)道:“您穿得真的挺合體的……我見過(guò)不少身體已經(jīng)發(fā)福的人,他們都沒有您這么精神!
當(dāng)下對(duì)方雖然并沒有說(shuō)什么,但主任明顯感覺到了尷尬。在這位職員離開后,他對(duì)李溫書說(shuō)道:“你說(shuō)的是什么話?你不知道當(dāng)面不揭短嗎?”
這對(duì)李溫書來(lái)說(shuō)也是一個(gè)打擊:“我是在贊美他,怎么揭他的短了?”
不管是工作中還是人際交往中,我們都渴望聽到贊美,但一些不恰當(dāng)?shù)馁澝烙滞鶗?huì)讓我們產(chǎn)生“有還不如無(wú)”的感覺。這種時(shí)候,往往最是考驗(yàn)個(gè)人口才能力的時(shí)候。
從某種程度上來(lái)說(shuō),一個(gè)優(yōu)秀的秘書是在“職業(yè)能力合格”的基礎(chǔ)上,加上了優(yōu)秀的人緣,而這種優(yōu)秀的人緣在建立之初,往往是由秘書主動(dòng)對(duì)他人進(jìn)行認(rèn)可而形成的。對(duì)秘書而言,實(shí)踐“羅森塔爾效應(yīng)”的途徑有很多,而最容易實(shí)現(xiàn)的就是學(xué)會(huì)在工作過(guò)程中贊美與認(rèn)可他人。
贊美他人真正值得贊美的地方
很有意思的是,當(dāng)我們嘗試著舉出幾個(gè)被夸獎(jiǎng)、被認(rèn)可的例子時(shí),很多人在職場(chǎng)中獲得的都是一些稱不上是認(rèn)可的“贊美”。比如:
“你天天穿這身衣服也不讓人感覺厭倦!”這聽起來(lái)真像是“你的衣服怎么這么少”的反諷。
“這條裙子真不錯(cuò),是人造革的嗎?”如果這條裙子真的那么好,為什么你只注意到了它的材質(zhì)?
“你們個(gè)頭小的人就是聰明!”你夸我聰明,為什么要帶上“個(gè)頭小”?
“你年輕的時(shí)候一定非常漂亮!”怎么現(xiàn)在我變丑了嗎?
“說(shuō)得真好!太專業(yè)了!”可是,我明明只是隨口說(shuō)了幾句,有一兩句還是沒有求證過(guò)的話。
很顯然,過(guò)度的贊美、輕浮的認(rèn)可有時(shí)候就如同在我們的后背捅了一刀,雖然那些贊美并無(wú)惡意,但它們就是那么刺耳,因?yàn)樗鼈兓蚴桥c事實(shí)不符,或是提到了他人的痛處,或是被贊美得過(guò)度了。
注意邊際效益遞減原則
“你真漂亮!”對(duì)一位美女這樣說(shuō),對(duì)方很可能早已無(wú)動(dòng)于衷。從小到大,她已不知聽過(guò)多少次同樣的話。同樣的美言、優(yōu)點(diǎn),一個(gè)人聽他人提及第一遍時(shí)可能會(huì)很開心,聽第二遍時(shí)便沒有那么強(qiáng)烈的感覺了,聽十遍很可能已經(jīng)膩味了,這就是邊際效益遞減原則。所以,對(duì)同一個(gè)人的認(rèn)可,需要不時(shí)地?fù)Q一些新的花樣,從不同的角度、不同的方面去贊美對(duì)方。
在工作過(guò)程中,如果你可以猜測(cè)或者推斷一個(gè)人常常會(huì)聽到哪些贊美,比如,領(lǐng)導(dǎo)的成功的事業(yè)、極高的名望;同事的出色的外表或?qū)I(yè)技能。此時(shí),你就需要注意找出一些他人未發(fā)現(xiàn)的、對(duì)方真正存在的閃光點(diǎn)去認(rèn)可與贊美,他可能會(huì)更高興。
贊美要具體
贊美的另一原則是,要盡量將具體的事情提升到具體的角度上來(lái)。若你被上司的一張照片打動(dòng),你可以說(shuō):“您真是偉大的攝影家!”但這種過(guò)度而又虛化的贊美往往會(huì)讓對(duì)方認(rèn)為你是在拍馬屁,而擺脫這種印象的最好的贊美方式,就是換一種說(shuō)法,具體地指出該張照片的優(yōu)秀之處在哪里:“您這張照片的構(gòu)圖真棒,明暗對(duì)比處理得真好,讓人一看就感覺到震撼!
……