高效能時(shí)間管理術(shù):第四版(創(chuàng)造成功經(jīng)典系列)
定 價(jià):42 元
- 作者:
- 出版時(shí)間:2017/1/1
- ISBN:9787508679815
- 出 版 社:中信出版社
- 中圖法分類:H31
- 頁(yè)碼:202
- 紙張:
- 版次:
- 開本:32開
一本讓你現(xiàn)在投入很少時(shí)間,日后卻會(huì)節(jié)省更多時(shí)間的時(shí)間管理指南!
無(wú)論你是管理者還是普通職員,無(wú)論你的公司組織結(jié)構(gòu)和你所涉及的職能領(lǐng)域是什么,毋庸置疑的是,每天你都會(huì)有許多工作要做,從起草一封電子郵件或一份報(bào)告到規(guī)劃整個(gè)組織的搬遷或召開一次新品發(fā)布會(huì),甚至你可能一時(shí)之間需要同時(shí)處理很多事情……而這些工作的性質(zhì)、種類、復(fù)雜程度可能完全不同且具有不同的時(shí)間尺度。工作時(shí)常會(huì)像變戲法一樣,你一次性需要熟練控制許多球,并能做到拋接自如,如果你所拋接球的數(shù)量超過(guò)了你力所能及的范圍,那你就危險(xiǎn)了,掉在地上的球可不只是你接不到的那個(gè),而是所有的。
《高效能時(shí)間管理術(shù)》通過(guò)檢查和評(píng)估新的工作實(shí)踐,對(duì)計(jì)劃、執(zhí)行、檢視及人際交往與有效溝通四個(gè)部分進(jìn)行深入地探討,基于職場(chǎng)人士的日常工作內(nèi)容,闡明了如何將工作中的目標(biāo)與結(jié)果強(qiáng)有力地關(guān)聯(lián)到一起,花費(fèi)最少的時(shí)間以獲得最大的收益,并提供了一套系統(tǒng)而又高效的時(shí)間管理指南。書中包含了諸多很好的省時(shí)方法、實(shí)用的方案和檢查清單,另外還有關(guān)于控制文書工作,管理電子郵件、委派與合作,優(yōu)先并聚焦重要事項(xiàng)以及保持條理性的建議。
掌握時(shí)間管理技能 讓你從此卓爾不凡
破解職場(chǎng)超長(zhǎng)加班難題:隨著經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展,生活節(jié)奏加快,燈火通明的“加班樓”幾乎成為了城市標(biāo)配,超長(zhǎng)工時(shí)對(duì)于不少人來(lái)說(shuō)也成為了一種生活常態(tài)。然而,忙碌并不代表高效,工作最終要以結(jié)果說(shuō)話。如何將工作中的目標(biāo)與結(jié)果強(qiáng)有力地關(guān)聯(lián)到一起,花費(fèi)最少的時(shí)間產(chǎn)出最高的效益是許多職場(chǎng)人士的困惑所在,也是亟需解決的難題。
叢書長(zhǎng)銷,經(jīng)典再版:本書是Kogan Page出版社“創(chuàng)造成功經(jīng)典系列”之一,該系列匯集了約翰•阿代爾等知名作家,內(nèi)容涵蓋職場(chǎng)成功所必備的13項(xiàng)技能,例如,如何提升溝通技能、領(lǐng)導(dǎo)力,如何撰寫商業(yè)計(jì)劃書、營(yíng)銷計(jì)劃書,以及如何決策與解決問(wèn)題等,目前已被翻譯成30多種語(yǔ)言,印量超100萬(wàn)冊(cè)。
對(duì)于知道如何欣賞和使用時(shí)間的人來(lái)說(shuō),一天是無(wú)限的。
——歌德
如果你很忙,那也很正常,畢竟現(xiàn)代職場(chǎng)充斥著無(wú)休止的最后期限和壓力,每天的電子郵件像雪崩一樣襲來(lái)。處理各種事情是每個(gè)人的必備技能。事實(shí)上,雖然本書是新版本,但其解決的卻是老生常談的問(wèn)題。
毫無(wú)疑問(wèn),人們通過(guò)你做的事情及實(shí)現(xiàn)的結(jié)果來(lái)認(rèn)識(shí)你。要做一個(gè)積極進(jìn)取的人,你必須有成就、效率和效果。進(jìn)行時(shí)間管理就是要提高工作的效率和有效性,從而更有可能實(shí)現(xiàn)你的目標(biāo)結(jié)果。成功并不是偶然的,而是你讓它發(fā)生的。你的工作模式也是如此:由你創(chuàng)造并由你決定好壞。在這里,我們探討成功的必要基礎(chǔ)。
良好有效的時(shí)間管理是一項(xiàng)核心技能,也是一項(xiàng)職業(yè)技能。它既能讓我們勝任現(xiàn)在的工作,又能拓寬我們的職業(yè)前景。掌握這項(xiàng)技能可以讓你在工作和事業(yè)上以自己希望的方式實(shí)現(xiàn)目標(biāo),同時(shí)使你優(yōu)于那些與你能力相當(dāng)?shù)狈ψ月傻娜。從任何意義上是“好”或“有用”那么簡(jiǎn)單,它對(duì)于你的工作和事業(yè)上的成功也是不可或缺的。
做出改變
時(shí)間管理的總體原則很簡(jiǎn)單。有人說(shuō),應(yīng)該做重要的事情,忽略不重要的;緊急的事情之所以重要是由于其一開始就沒(méi)有得到解決。的確如此,但簡(jiǎn)單的描述并不能使細(xì)節(jié)問(wèn)題的解決更容易。如果要把良好時(shí)間管理的一些要素付諸實(shí)踐,就需要應(yīng)用和承諾。養(yǎng)成習(xí)慣一切就會(huì)變得更容易。接下來(lái)還需要很好的條理性。這不是類似火箭技術(shù)研究的科學(xué),實(shí)際上需要做的大部分都是常識(shí)。但保證每一個(gè)細(xì)節(jié)都正確非常重要,我們沒(méi)有魔法公式,要考慮的因素很多。這本書回顧了關(guān)鍵的方法,并提出了一整套技巧可以讓你變得更有效率。它的設(shè)計(jì)很實(shí)用目標(biāo),并讓實(shí)施過(guò)程易于管理。
審查工作過(guò)程是改善時(shí)間使用情況的第一步。你可以做出改變,而且你會(huì)喜歡這種改變。如果你更有效率地工作(而不是工作更長(zhǎng)時(shí)間或更勤奮),那么你會(huì)實(shí)現(xiàn)更多目標(biāo),也會(huì)發(fā)現(xiàn)工作壓力更小,滿意度更高。
你應(yīng)當(dāng)花一段時(shí)間(盡管一本關(guān)于時(shí)間管理的好書肯定很短,比如這本)閱讀本書。你可以將此當(dāng)作一項(xiàng)投資,盡管現(xiàn)在需要花費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間,但以后每天你都可以節(jié)省大量的時(shí)間。如果你可以抽出一些額外的時(shí)間,那么這再次表明你非常明智。
帕特里克•福賽思主講的“試金石培訓(xùn)與咨詢”課程專注于市場(chǎng)、銷售和溝通技巧。
他出版了50多本有關(guān)商業(yè)成功的書籍,并翻譯為23種文字,其中包括一同被選進(jìn)“創(chuàng)造成功經(jīng)典系列”的《如何撰寫報(bào)告和提案》(How to Write Reports and Proposals)。他經(jīng)常在出差時(shí)寫書,為英國(guó)雜志《寫作》(Writing Magazine)撰稿,并且設(shè)計(jì)和運(yùn)營(yíng)培訓(xùn)項(xiàng)目。
前言
做出改變
某于新版的說(shuō)明
第一章 時(shí)間:一種關(guān)鍵資源——機(jī)遇和困難
讓時(shí)間為你所用
個(gè)人方法
生產(chǎn)率提高
由推測(cè)到積累
完美的時(shí)間
第二章 邁向高效時(shí)間管理的第一步
你的工作組合
評(píng)估你當(dāng)前的工作實(shí)踐
制訂計(jì)劃和執(zhí)行計(jì)劃
什么樣的系統(tǒng)
設(shè)定明確的目標(biāo)
超前思考
花時(shí)間節(jié)省時(shí)間
花時(shí)間思考
準(zhǔn)備說(shuō)“不”
要不要追求完美
更聰明地工作而不是花費(fèi)更多時(shí)間
獎(jiǎng)勵(lì)自己
保持良好意圖
第三章 保持條理性
制訂計(jì)劃
分批處理任務(wù)
有效使用日志
謹(jǐn)慎安排預(yù)約
清理你的辦公桌
避免“挑三揀四”
互聯(lián)網(wǎng)
突出關(guān)鍵因素
堅(jiān)持質(zhì)量
行動(dòng)還是投資
和秘書一起工作
使用“文檔停放”系統(tǒng)
使用檢查清單
將方法導(dǎo)向特定的結(jié)果
休息……休息
第四章 消除時(shí)間浪費(fèi)
誰(shuí)是最大的時(shí)間浪費(fèi)者
為什么不舒適是好的
當(dāng)業(yè)績(jī)不佳時(shí)
認(rèn)識(shí)現(xiàn)實(shí)
識(shí)別機(jī)會(huì)
處理個(gè)人打斷
處理電話打斷
節(jié)省時(shí)間的方法
準(zhǔn)確傳遞信息
電子郵件
出差期間
第五章 電子郵件:捷徑還是時(shí)間黑洞
電子郵件與蝸牛郵件
郵件:可能的缺點(diǎn)
基本準(zhǔn)則
系統(tǒng)排序
數(shù)字簽名和其他安全設(shè)備
行業(yè)術(shù)語(yǔ)和縮略詞
附 件
超鏈接
潛在的問(wèn)題
第六章 要事優(yōu)先
帕累托定律
優(yōu)先做瑣事
計(jì)劃—倒退
遵循最后期限
審查任務(wù)方法
消除不必要項(xiàng)
危險(xiǎn),保持距離
對(duì)你的優(yōu)先事項(xiàng)有信心
第七章 控制文書工作
盡量減少文書工作
養(yǎng)成簡(jiǎn)潔的習(xí)慣
文件處理最小化
不要讓文件和存檔浪費(fèi)時(shí)間
保持文件整潔
電腦化,但要小心
請(qǐng)勿不必要地重復(fù)信息
請(qǐng)勿不必要地增加信息
不要隨意使用書面內(nèi)容
更快地寫作
WPB——辦公室中最節(jié)省時(shí)間的對(duì)象
第八章 與他人合作
社會(huì)化組織
非正式聯(lián)系
讓工作午餐更有效
考慮外出一天
沒(méi)有沖突,就沒(méi)有時(shí)間浪費(fèi)
合適的人
需要明確指示
不要自己做,委派給他人
交換任務(wù)以節(jié)省時(shí)間
發(fā)展你的員工
使用最省時(shí)的短語(yǔ)
不要猶豫
激勵(lì)你的員工
為員工提供具體的時(shí)間管理措施
制定并堅(jiān)持嚴(yán)格的規(guī)則
會(huì)議——危險(xiǎn)還是機(jī)會(huì)
第九章 最后的話
進(jìn)行時(shí)間管理值得嗎
第一章時(shí)間:一種關(guān)鍵資源——機(jī)遇和困難
不管你做什么工作,無(wú)論是管理者還是執(zhí)行人員,你都要利用各種資源。人力、資金和材料都很重要。對(duì)于某種特定的工作來(lái)說(shuō),其中一種資源可能占主導(dǎo)地位。然而,我們有一種共同的資源:時(shí)間。時(shí)間是個(gè)嚴(yán)厲的“工頭”。如何在有限的時(shí)間內(nèi)完成所有事情,是每個(gè)人都會(huì)面臨的問(wèn)題。對(duì)于有些人來(lái)說(shuō),這樣的問(wèn)題在某種程度上似乎永遠(yuǎn)存在;另一些人則覺(jué)得,好像總有事情阻礙工作按計(jì)劃完成;更有少數(shù)人因?yàn)闀r(shí)間管理不當(dāng)而始終處于混亂狀態(tài)。
什么人需要考慮時(shí)間管理?答案是每個(gè)人,因?yàn)橛行Ч芾頃r(shí)間能給所有人帶來(lái)潛在的益處。在任何一個(gè)組織里,總有許多因素致使恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間管理舉步維艱:層級(jí)結(jié)構(gòu)、人力、截止日期、書面工作、電子郵件、計(jì)算機(jī)問(wèn)題、會(huì)議及來(lái)自組織內(nèi)外的壓力和互動(dòng)。這些因素的疊加使時(shí)間管理問(wèn)題變得更為復(fù)雜。
本書旨在幫助人們解決時(shí)間管理問(wèn)題。不論是(商業(yè)或其他)組織內(nèi)部的管理人員還是執(zhí)行人員,只要負(fù)責(zé)完成工作和取得成果,都適合閱讀本書。如果你已經(jīng)做過(guò)許多艱難的嘗試來(lái)管理你的工作方式,那么采取其他一些方法可能會(huì)讓你做得更好。如果你覺(jué)得自己有太多工作要做卻只有太少可供支配的時(shí)間,總是在應(yīng)付緊急情況而無(wú)法完成重要的工作,想改善這一切使之更有條理卻不知從何入手,那么本書就非常適合你閱讀。如果你的辦公桌上文件已經(jīng)堆積如山,你經(jīng)常受到干擾,覺(jué)得在最后期限來(lái)臨時(shí)不可能完成任務(wù),你感到絕望甚至無(wú)法呼吸,那么本書絕對(duì)是為你而寫的。
時(shí)間管理不是可選的,而是每個(gè)想要有效工作的人必須考慮的問(wèn)題,無(wú)論是在正式場(chǎng)合還是非正式場(chǎng)合。實(shí)際上,從某種程度上來(lái)說(shuō),幾乎每個(gè)人都在進(jìn)行時(shí)間管理,區(qū)別在于做得好與壞以及效果如何。然而,可能你早就注意到,時(shí)間管理并不容易。即使那些以時(shí)間管理為工作內(nèi)容的人,也不能保證做到100%正確。調(diào)查顯示,大部分人可以通過(guò)反思習(xí)慣和注意時(shí)間管理原則來(lái)顯著提高生產(chǎn)率。不過(guò)常見(jiàn)的情況是,遇到困難以后,人們往往難以堅(jiān)持且會(huì)被舊習(xí)慣所左右?傆幸环N誘惑,讓你對(duì)進(jìn)行真正的改變失去信心,讓你想要放棄甚至得過(guò)且過(guò)。從某種程度上來(lái)講,這種誘惑往往非常強(qiáng)烈。
讓時(shí)間為你所用
但是,這是一個(gè)正面的“但是”,你可以做出改變。這種改變不僅很有價(jià)值,而且能對(duì)你的工作和事業(yè)產(chǎn)生積極的影響。毫無(wú)疑問(wèn),進(jìn)行時(shí)間管理的效果相當(dāng)大,而且各不相同,具體如下。
影響你的效率、效果和生產(chǎn)率。這一點(diǎn)體現(xiàn)了時(shí)間管理的重要程度,因?yàn)樗鼤r(shí)時(shí)刻刻在影響你的工作。
節(jié)任何工作所帶來(lái)的壓力。
造更大的積極可見(jiàn)的效果。時(shí)間管理能夠影響你在一個(gè)組織內(nèi)的形象。良好的時(shí)間管理會(huì)使你從其他類似人才中脫穎而出,讓你在職業(yè)上比其他人更容易獲得成功。
因此,盡管需要花費(fèi)一些時(shí)間,但是建立自己的個(gè)人時(shí)間管理系統(tǒng)至關(guān)重要。時(shí)間管理可被視為自我管理的同義詞,它強(qiáng)調(diào)自律,而自律是通過(guò)習(xí)慣來(lái)鞏固的。換句話說(shuō),好的一面是形成習(xí)慣之后進(jìn)行時(shí)間管理就會(huì)越來(lái)越容易,良好的習(xí)慣可以使你有條不紊地規(guī)劃和執(zhí)行工作;另一個(gè)眾所周知的事實(shí)是壞習(xí)慣很難改變。反思你的工作,你就會(huì)發(fā)現(xiàn)當(dāng)務(wù)之急是改變壞習(xí)慣。
讓時(shí)間管理為你所用需要兩個(gè)關(guān)鍵因素:如何規(guī)劃你的時(shí)間和如何實(shí)現(xiàn)具體細(xì)節(jié)。第一部分是實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理的基礎(chǔ),將在本書前半部分進(jìn)行討論;第二部分包括許多可操作的因素、實(shí)踐、方法和訣竅,這些都可以單獨(dú)、積極地影響你的工作方式。這些因素有可能極其簡(jiǎn)單。比如說(shuō),明顯頻繁地查看手表可能會(huì)使來(lái)訪者感覺(jué)不受歡迎,如果此時(shí)你還神色憂慮,那么來(lái)訪者的不良感受會(huì)更加嚴(yán)重。但有時(shí)候這些因素也會(huì)很復(fù)雜。設(shè)置清晰的文件系統(tǒng)可以節(jié)省時(shí)間,確保你可以快速、準(zhǔn)確地找到文件。
有些因素可能看起來(lái)是徹頭徹尾的投機(jī)取巧。比如說(shuō),使眼色讓你的秘書打斷會(huì)議并提出由于不得已的新情況你要縮短會(huì)議或立刻離開。此外,這里有個(gè)累積效應(yīng)。你采取或適應(yīng)的技巧越多,你的時(shí)間越有效率。每個(gè)人在職業(yè)生涯中都可以積累或練習(xí)這樣的技巧。因此,除非你已經(jīng)能夠高效利用時(shí)間,否則反思你的工作是否處于最優(yōu)總是值得的。事實(shí)上,有規(guī)律的反思會(huì)對(duì)你的工作和生活有所助益,而且會(huì)成為一個(gè)好習(xí)慣。
個(gè)人方法
由于時(shí)間管理受許多因素的影響,其運(yùn)行方式會(huì)根據(jù)特定工種及特定個(gè)人而有所不同。這里講的一些方法,可能會(huì)給你現(xiàn)有的工作習(xí)慣帶來(lái)啟發(fā)。有些方法對(duì)你而言是全新的;有些方法你可能聽(tīng)說(shuō)過(guò)卻從未有效利用過(guò);其他的方法只能作為形成你自有方式的基礎(chǔ),需要根據(jù)你的工作環(huán)境進(jìn)行個(gè)性化調(diào)整。在你拒絕任何方法之前,一定要考慮到這一點(diǎn)。
千萬(wàn)不要不假思索地拒絕,因?yàn)橛行┓椒ㄉ宰稣{(diào)整后就有可能對(duì)你有所幫助。在時(shí)間管理這個(gè)領(lǐng)域,很小的因素都可能影響整體的生產(chǎn)效率。當(dāng)然,有些方法可能根本不適合你。不論你怎么修改,它們都不會(huì)對(duì)你的工作方式產(chǎn)生有用的影響,那么這種方法就可以忽略。我們的目的是充分反思工作,并利用任何一種可能的方法來(lái)提升工作效率。重要的是你愿意去探索、選擇、采用并試驗(yàn),直到找到提升工作效率的行之有效的方法。記住,最重要的是你,而不是理論。不過(guò)任何可能的方法都應(yīng)予以考慮,除非有負(fù)面影響,否則它們都將是你工作實(shí)踐的一部分。良好的時(shí)間管理源于“千方百計(jì)”(leavingnostoneunturned)。
生產(chǎn)率提高
時(shí)間是相對(duì)的,但其價(jià)值能與其他任何資源媲美。然而,它也十分容易被揮霍。為什么人們更愿意充分考慮合理利用金錢之類的其他資源,而不是時(shí)間呢?時(shí)間管理的困難程和習(xí)慣的力量從某些方面解釋了這個(gè)問(wèn)題,不過(guò)我認(rèn)為還有其他原因。
很久以前,彼得•庫(kù)克(PeterCook)繪制了關(guān)于核戰(zhàn)爭(zhēng)可能性的草圖。他提出,雷達(dá)會(huì)提前4分鐘預(yù)警,告知敵方導(dǎo)彈瞄準(zhǔn)我們的方式!澳阍4分鐘內(nèi)能做什么?”有人難以置信地提出疑問(wèn)。彼得回答說(shuō),“有些人可以在4分鐘內(nèi)跑1英里(約合1.61千米)!”雖然4分鐘對(duì)于逃離核武器的攻擊范圍遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,不過(guò)它告訴我們時(shí)間管理的一個(gè)重要原則:即使很短的一小段時(shí)間,也可以通過(guò)疊加和累積形成有價(jià)值的大段時(shí)間。
考慮一下,節(jié)省4分鐘有沒(méi)有必要?我們討論的當(dāng)然不是以上故事里面的跑1英里,那很容易令人覺(jué)得節(jié)約4分鐘確實(shí)不值得。不過(guò),如果通過(guò)提高效率使日常的小任務(wù)每天節(jié)省4分鐘,那么1年節(jié)省的時(shí)間將超過(guò)14個(gè)小時(shí)!這接近于兩個(gè)工作日的時(shí)間,可以給你更多的機(jī)會(huì)停下來(lái)思考。如果額外多出來(lái)兩個(gè)工作日的時(shí)間,你將做什么呢?不可否認(rèn)這個(gè)時(shí)間非常有用,大多數(shù)人每天都有很多工作要做,額外的兩天無(wú)疑可以幫他們清減工作清單。這個(gè)設(shè)想僅僅是提高小任務(wù)的效率,只要避免浪費(fèi)4分鐘,就能給你帶來(lái)這么多好處。因此,時(shí)間管理可能被忽略的另一個(gè)重要原因就是,人們覺(jué)得對(duì)小段時(shí)間的節(jié)省無(wú)關(guān)緊要。我們往往不知道這里或那里節(jié)省下來(lái)的5分鐘的小段時(shí)間到底有多重要,只想要一個(gè)小時(shí)甚至一天不被打擾的整段時(shí)間。然而,整段時(shí)間往往是小段時(shí)間的總和。
如果這一事實(shí)被充分意識(shí)到,并據(jù)此安排時(shí)間和工作,那么我們將會(huì)節(jié)約相當(dāng)可觀的時(shí)間。這種提高不需要任何成本,相比之下,其他一些提升效率的方法都有成本支出。如果你需要新型儀器、更多預(yù)算或額外人員,那么在許多組織中,即便有充足的理由卻仍可能被否決。然而,時(shí)間則是你自己能夠掌握和利用的。只要有進(jìn)行高效時(shí)間管理的意愿,你就可以行動(dòng)起來(lái),進(jìn)行改變。
由推測(cè)到積累
在我們開始個(gè)人行動(dòng)的討論之前,還有一點(diǎn)必須要說(shuō)明。你會(huì)發(fā)現(xiàn),節(jié)省時(shí)間或更好地利用時(shí)間的方法都需要投資——它是一種時(shí)間投資。這似乎是一個(gè)悖論,不得不花時(shí)間去節(jié)省時(shí)間。這很有可能再次成為行動(dòng)的障礙。然而,原則是清晰的:在“時(shí)間方程”中,要讓時(shí)間可控,必須把它當(dāng)作一個(gè)投入因素。有很多方法可以確保時(shí)間得到最優(yōu)的利用,一些只需要花費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間,另一些則需要花費(fèi)很多時(shí)間來(lái)建立特定的工作習(xí)慣。
舉個(gè)之后我們也會(huì)討論到的例子,當(dāng)關(guān)系到授權(quán)時(shí),通常人們都會(huì)認(rèn)為“我自己做更快”。當(dāng)你有這個(gè)想法時(shí),在短期內(nèi)你都會(huì)認(rèn)為自己的觀點(diǎn)是非常正確的。你自己做確實(shí)更快。但要注意,因?yàn)檫@可能只在某些情況下是正確的。比如有人打電話讓你提供某些信息,假設(shè)你要查找資料,撰寫簡(jiǎn)要說(shuō)明并將其發(fā)送給另一個(gè)人只需花費(fèi)你三四分鐘。
進(jìn)一步假設(shè),不是你自己來(lái)做這件事,而是讓你團(tuán)隊(duì)中的一個(gè)成員來(lái)做。向他解釋和布置這項(xiàng)任務(wù)需要花費(fèi)你們各自10~15分鐘時(shí)間。這種情況下,確實(shí)你自己做更快些。然而,如果這是一項(xiàng)常規(guī)的工作,那么事實(shí)并不如此。假如一項(xiàng)工作每周發(fā)生10次,那么你只需要給其他人解釋1次,而且花費(fèi)的時(shí)間將會(huì)得到回報(bào),此后你每周都會(huì)節(jié)省大量時(shí)間,實(shí)際上每次遇到類似的請(qǐng)求都可以節(jié)約時(shí)間。所以,花費(fèi)時(shí)間給別人做解釋的確是值得的。這里的“時(shí)間方程”中,花費(fèi)的時(shí)間使節(jié)省的時(shí)間產(chǎn)生了正向結(jié)果。通常情況下,不論是簡(jiǎn)單的事例還是幾個(gè)小時(shí)甚至是幾天的復(fù)雜任務(wù),起初花費(fèi)時(shí)間重組系統(tǒng)和流程,后期會(huì)成效顯著。
那么,為什么采取這種行動(dòng)非常困難?為什么很多人都說(shuō)他們自己做更快?一些原因可能是事關(guān)對(duì)授權(quán)的態(tài)度(對(duì)于第二個(gè)問(wèn)題往往是這一原因);除此之外,很大程度上是因?yàn)榱?xí)慣和缺乏思考——可能是迫于當(dāng)時(shí)的壓力。我們認(rèn)為停下來(lái)思考另一種解決方案很有必要,然而事實(shí)是,我們的思考和總結(jié)并不深入,這導(dǎo)致我們依然過(guò)分沉湎瑣事,無(wú)法真正節(jié)約時(shí)間。這的確值得深思。只有下定決心不陷入時(shí)間陷阱,才能真正節(jié)約時(shí)間。
無(wú)論你承認(rèn)與否,只要具備正確的意圖和動(dòng)機(jī),任何人都可以提高他們的時(shí)間利用率,而且效果還相當(dāng)顯著。然而毫無(wú)疑問(wèn),事情并非到此為止。要真正提高效率,并不能僅僅依靠反思時(shí)間管理或采用一兩種方法。反思只是一個(gè)開始,必須要依靠正確的方式才能持續(xù)提高效率。最好的時(shí)間管理者不僅會(huì)使良好的習(xí)慣像自動(dòng)巡航系統(tǒng)一樣自動(dòng)運(yùn)行,也認(rèn)為時(shí)間管理是一個(gè)永恒微調(diào)的領(lǐng)域。任何與時(shí)間維度有關(guān)的事都屬于他們的考慮范疇,且成為他們選擇工作方法的先決條件。他們不斷努力精進(jìn)——不斷改變他們的工作方式,最終達(dá)到理想效果。這種微調(diào)也會(huì)成為一種習(xí)慣。
完美的時(shí)間
本章最后要介紹的是“完美的時(shí)間”。用古老的諺語(yǔ)“千萬(wàn)不要讓盡善盡美與優(yōu)秀為敵”來(lái)形容時(shí)間管理,是完全恰當(dāng)?shù)。不管如何管理時(shí)間,你都不能稱之為完美。你依然能夠找到新的改進(jìn)點(diǎn),因?yàn)槲磥?lái)可能還會(huì)有時(shí)間被浪費(fèi),甚至在某個(gè)關(guān)鍵時(shí)刻再次被打斷。記住墨菲定律:如果你認(rèn)為一件事情會(huì)變壞,那它確實(shí)會(huì)。今后也許你還會(huì)說(shuō)“如果我有更多的時(shí)間……”。實(shí)際上,許多工作都有創(chuàng)造性的一面。你被雇用來(lái)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、創(chuàng)新、審查和改變工作,諸如此類都是動(dòng)態(tài)的過(guò)程,它們有時(shí)候甚至無(wú)法保持5分鐘不變。在這種環(huán)境下,永遠(yuǎn)都有新事情要做,你永遠(yuǎn)無(wú)法到達(dá)你的事務(wù)清單的底端。你應(yīng)該憂慮的不是有太多事情要做,而是沒(méi)有足夠的時(shí)間去做。
對(duì)于工作,雖然不可能做到完美,但卻可以改善。每一次節(jié)省時(shí)間,每一次生產(chǎn)率的提高,無(wú)論是大還是小,都會(huì)提高效率,從而形成你的工作風(fēng)格。任何工作都可以改善,用更好、更有效的方法來(lái)完成。這意味著你必須積極地改善工作習(xí)慣,找到最優(yōu)且真正有效的工作方式。在這個(gè)過(guò)程中,要使用時(shí)間管理的原則,同時(shí)采取正確的態(tài)度。充分做到這一點(diǎn)可以給你和你的組織帶來(lái)好處,而且有些好處是立竿見(jiàn)影的。
我們需要注意的是,企業(yè)文化正在變得越來(lái)越積極,更專注于有效率的工作時(shí)長(zhǎng)。不管是否樂(lè)意,越來(lái)越多的人花費(fèi)了更多的時(shí)間在工作上。然而,諸多證據(jù)表明,額外的工作時(shí)長(zhǎng)并沒(méi)有轉(zhuǎn)化為更高的生產(chǎn)率,壓力和疲勞還會(huì)降低效率。
個(gè)人想挑戰(zhàn)這種文化很難,但并不是不可能。有效的時(shí)間管理理念會(huì)在“工作日”的某些范疇內(nèi)發(fā)揮作用,而且對(duì)于每個(gè)人都會(huì)有所不同。僅僅多花幾個(gè)小時(shí)思考的效果是有限的,我們的目的是通過(guò)合理的工作分配來(lái)改變習(xí)慣和提高效率。如果你這樣做并且達(dá)到了目的,那么“花更多時(shí)間”的壓力可能會(huì)減輕。如果你是管理人員并且要?jiǎng)?chuàng)立這方面的企業(yè)文化,那么這一方面值得深入思考。[如果你對(duì)于這方面不擅長(zhǎng),可以參考我的書籍《如何激勵(lì)員工》(HowtoMotivatePeople)。]
要點(diǎn)總結(jié)
■培養(yǎng)正確的態(tài)度。
■意識(shí)到有效的時(shí)間管理能夠提高生產(chǎn)率。
■認(rèn)識(shí)到良好的習(xí)慣能夠讓工作順其自然地完成,下決心培養(yǎng)良好的習(xí)慣(盡管起初會(huì)很困難)。