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經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文寫作
本書共九章: 緒論; 公務(wù)文書; 經(jīng)濟(jì)管理事務(wù)文書; 經(jīng)濟(jì)報(bào)告文書; 經(jīng)濟(jì)協(xié)約文書; 交際文書; 宣傳文書; 商務(wù)專用函電; 訴訟文書。
本書在前兩版的基礎(chǔ)上,根據(jù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域應(yīng)用寫作的具體實(shí)踐,對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中常用文體的文種特點(diǎn)、文章結(jié)構(gòu)、寫作要求、社會(huì)發(fā)展需求和文面格式等基本問(wèn)題作全面細(xì)致的介紹,并依照*新黨政公文處理?xiàng)l例,對(duì)公文寫作部分做了較大的修訂。同時(shí)對(duì)在新時(shí)期出現(xiàn)的新文種或老文種的新用法進(jìn)行介紹和分析,這對(duì)廣大高校各層次的學(xué)生、社會(huì)廣大業(yè)務(wù)人員、各種有應(yīng)用寫作需要的人群,都會(huì)有所啟發(fā),并能帶來(lái)實(shí)質(zhì)性幫助。
第3版前言
轉(zhuǎn)眼之間,又是幾年過(guò)去了。社會(huì)的應(yīng)用寫作依然活躍,對(duì)寫作的要求也越來(lái)越高。
首先,行政公文有了很大的變化,中辦國(guó)辦聯(lián)合發(fā)文重新規(guī)范黨政公務(wù)文書的寫作和處理,這對(duì)我們的內(nèi)容產(chǎn)生了很大影響,所以這次首先調(diào)整了這一部分,依照《黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》的要求重新解說(shuō)。范文來(lái)自各政府機(jī)關(guān)官網(wǎng),有一定的*性和示范性。建議對(duì)這部分內(nèi)容的學(xué)習(xí)不僅要注意寫作,還要注意公文各文種的適用范圍和相關(guān)處理過(guò)程、要求,因?yàn)檫@些是公文工作的必備知識(shí),不了解這些是寫不好行政公文的。
其次,在管理事務(wù)文書、經(jīng)濟(jì)協(xié)約文書部分作了些微調(diào)整,內(nèi)容有所增刪,既為寫作學(xué)習(xí)的方便,也與社會(huì)上不同文書對(duì)應(yīng)的不同領(lǐng)域或不同范疇有關(guān)。
各類經(jīng)濟(jì)報(bào)告及協(xié)約類文書是經(jīng)濟(jì)應(yīng)用寫作的重點(diǎn),但也是專業(yè)特點(diǎn)*強(qiáng)的部分。為了便于各類學(xué)生學(xué)習(xí),本章節(jié)只講述*基本的結(jié)構(gòu),避免過(guò)深展開,旨在使學(xué)生通過(guò)本書的學(xué)習(xí),了解這類文案的主要結(jié)構(gòu)梗概,為以后的寫作實(shí)踐作鋪墊,所以本章節(jié)著力點(diǎn)依然在此類文書的普遍性和共通性。還是吁請(qǐng)各位大家、內(nèi)行在教學(xué)中除關(guān)注各文種的寫法外,也要對(duì)它們的社會(huì)意義和約定俗成的規(guī)矩、相關(guān)法規(guī)等都加以關(guān)注學(xué)習(xí),以增強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文寫作嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)。
交際文書和宣傳文書作了些分工,將原來(lái)安排在管理事務(wù)文書一章的新型知照類文書和新聞消息、微博微信都?xì)w入宣傳一類,以期教學(xué)上文種之間更有聯(lián)系。
由于在實(shí)際教學(xué)中,各校幾乎無(wú)有針對(duì)外貿(mào)函電的寫作課時(shí),而專業(yè)學(xué)生另有專業(yè)課學(xué)習(xí)外貿(mào)函電,因此我們聽從大家的批評(píng)建議,刪去這部分而改為商務(wù)專用函電,依然歡迎各位在教學(xué)中對(duì)此進(jìn)行檢驗(yàn)。
訴訟文書是基礎(chǔ)普及性的教學(xué),所以更為簡(jiǎn)明、更具針對(duì)性,案例來(lái)自真實(shí)生活。
這次的調(diào)整,主要出于對(duì)社會(huì)應(yīng)用寫作的發(fā)展和應(yīng)用文種發(fā)展的考慮,是否恰當(dāng),是否必要,深望有識(shí)之士指正、賜教。
每章的思考題可作為教學(xué)輔助、效果檢查,亦可作為學(xué)生自測(cè)的依據(jù)。
愿在發(fā)展中繼續(xù)與各位同仁共同探討應(yīng)用寫作的新問(wèn)題。
編者
目 錄
第一章 緒論 1
第一節(jié) 經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文的概念和特點(diǎn) 1
第二節(jié) 經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文的作用和種類 3
第三節(jié) 經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文的寫作要求、
結(jié)構(gòu)方法和語(yǔ)言要求 4
思考與練習(xí) 13
第二章 公務(wù)文書 14
第一節(jié) 公務(wù)文書概述 14
第二節(jié) 通告、通知、通報(bào)的寫作 19
第三節(jié) 報(bào)告和請(qǐng)示的寫作 35
第四節(jié) 批復(fù)和函的寫作 45
第五節(jié) 紀(jì)要的寫作 52
思考與練習(xí) 55
第三章 經(jīng)濟(jì)管理事務(wù)文書 57
第一節(jié) 經(jīng)濟(jì)管理事務(wù)文書概述 57
第二節(jié) 計(jì)劃類文書寫作 59
第三節(jié) 總結(jié)類文書寫作 68
第四節(jié) 規(guī)章制度類文書寫作 74
第五節(jié) 簡(jiǎn)報(bào)的制作 89
第六節(jié) 大事記寫作 93
思考與練習(xí) 97
第四章 經(jīng)濟(jì)報(bào)告文書 99
第一節(jié) 經(jīng)濟(jì)報(bào)告文書概述 99
第二節(jié) 經(jīng)濟(jì)調(diào)查報(bào)告寫作 101
第三節(jié) 經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告和經(jīng)濟(jì)
預(yù)測(cè)報(bào)告 108
第四節(jié) 可行性研究報(bào)告 118
第五節(jié) 預(yù)算和決算報(bào)告 123
第六節(jié) 審計(jì)報(bào)告 130
第七節(jié) 上市公司經(jīng)營(yíng)狀況報(bào)告 138
思考與練習(xí) 141
第五章 經(jīng)濟(jì)協(xié)約文書 143
第一節(jié) 經(jīng)濟(jì)協(xié)約文書概述 143
第二節(jié) 簡(jiǎn)單條據(jù) 145
第三節(jié) 招標(biāo)公告和投標(biāo)函 146
第四節(jié) 意向書與經(jīng)濟(jì)合同 154
思考與練習(xí) 163
第六章 交際文書 165
第一節(jié) 交際文書概述 165
第二節(jié) 致詞類交際文書寫作 167
第三節(jié) 管理類交際文書寫作 183
第四節(jié) 禮儀類交際文書寫作 202
思考與練習(xí) 214
第七章 宣傳文書 215
第一節(jié) 經(jīng)濟(jì)宣傳文書概述 215
第二節(jié) 管理宣傳文書寫作 217
第三節(jié) 信息宣傳文書寫作 231
第四節(jié) 商業(yè)宣傳文書寫作 245
思考與練習(xí) 261
第八章 商務(wù)專用函電 262
第一節(jié) 商務(wù)專用函電概述 262
第二節(jié) 一般商務(wù)專用函電的寫作 264
思考與練習(xí) 283
第九章 訴訟文書 284
第一節(jié) 訴訟文書概述 284
第二節(jié) 起訴狀的寫作 285
第三節(jié) 上訴狀的寫作 290
第四節(jié) 答辯狀的寫作 295
第五節(jié) 申訴狀的寫作 300
第六節(jié) 仲裁申請(qǐng)書的寫作 306
思考與練習(xí) 310
參考文獻(xiàn) 311
第二章 公 務(wù) 文 書
本章學(xué)習(xí)目標(biāo):
理解公務(wù)文書的概念與特點(diǎn)。
了解公務(wù)文書的一般要求和文面版式。
掌握基層常用公務(wù)文書的用途和寫法。
第一節(jié) 公務(wù)文書概述
一、公務(wù)文書的概念和特點(diǎn)
公務(wù)文書,簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),就是用于黨務(wù)和行政事務(wù)的各類規(guī)范化文書,亦稱之“黨政公文”,簡(jiǎn)單可稱之“公文”。1949年以來(lái),有關(guān)部門對(duì)它作過(guò)多次規(guī)范,其中黨政公文曾有多次分合,2012年4月16日,中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》,這是推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的指導(dǎo)性文件,并已于2012年7月1日起實(shí)施。本章對(duì)公務(wù)文書的闡釋,即以此為綱。
(一)公文的概念
《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》指出,“黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書,是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針政策,公布法規(guī)和規(guī)章,指導(dǎo)、布置和商洽工作,請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題,報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具!边@個(gè)概念指導(dǎo)著各級(jí)各類黨政機(jī)關(guān)的公務(wù)文書工作朝著科學(xué)化、制度化、規(guī)范化方向健康發(fā)展。
(二)公文的特點(diǎn)
1. 法定性
黨政公文是用于處理黨務(wù)和行政活動(dòng)的文書,它的發(fā)文主體是法定組織而不能是任意的個(gè)人,它從撰寫、制發(fā)、傳遞,到閱讀、辦理,每一個(gè)環(huán)節(jié)都體現(xiàn)出法定的特點(diǎn)。
首先,黨政公文是由法定組織制發(fā)的,其法定作者是指依據(jù)有關(guān)法律和章程而成立,并能行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的黨政機(jī)關(guān)與其他社會(huì)組織,黨政公文必須以這些機(jī)關(guān)的名義或其法定代表人的名義制發(fā),一般個(gè)人或非正式組織無(wú)權(quán)制發(fā)黨政公文。其次,黨政公文一經(jīng)發(fā)布,就有法定的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用,對(duì)受文者及其他有關(guān)方面的行為將產(chǎn)生不同程度的強(qiáng)制性影響。而且,除需要周知的公文外,黨政公文的閱讀者,也必須是法定的讀者,因?yàn)辄h政公文的閱讀范圍也是有明確規(guī)定的。
2. 工具性
應(yīng)用文都具有工具性,但黨政公文的工具性尤其鮮明。首先,它是表達(dá)黨務(wù)和行政管理者思想意志的工具,在制發(fā)過(guò)程中,它負(fù)責(zé)將黨務(wù)或行政管理者的思想意志以特定的書面語(yǔ)言形式表達(dá)出來(lái)、傳遞出去;其次,黨政公文又是黨政管理的工具,文書的內(nèi)容,就是黨政管理者的施政或管理意向,在公文的執(zhí)行過(guò)程中,要將黨政管理意向變成行為,自然借助公文這個(gè)工具。所以,在執(zhí)行過(guò)程中,公文就是執(zhí)行的依據(jù)和準(zhǔn)則,具有指導(dǎo)或規(guī)范人們行為的特點(diǎn)。
3. 規(guī)范性
為了對(duì)整個(gè)社會(huì)的黨政公文做出有效的管理和監(jiān)督,使公文工作朝著科學(xué)化、制度化、規(guī)范化方向健康發(fā)展,也為了更好地實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”,確保后期的檔案工作順利進(jìn)行,有關(guān)部門對(duì)黨政公文的寫作和處理方面的一系列問(wèn)題,包括文種、結(jié)構(gòu)、格式等都做出了統(tǒng)一的要求!饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定了15種公文作為法定的體裁,并對(duì)每一文種的適用范圍做了說(shuō)明,對(duì)公文的格式、用紙要求也作了明確規(guī)定。撰寫者必須嚴(yán)格地照此辦理,不得有任何隨意的增刪更改。公文的行文規(guī)則和處理方法,也按此規(guī)范行事,以確保黨政公文的統(tǒng)一性與嚴(yán)肅性。
4. 時(shí)限性
作為法定的黨政公文,它的內(nèi)容關(guān)乎黨政公務(wù),這也就決定了它主要是針對(duì)黨政公務(wù)活動(dòng)中的具體情況,為及時(shí)解決實(shí)際問(wèn)題而制發(fā)的。管理者發(fā)現(xiàn)黨政公務(wù)中的情況和問(wèn)題,迅速做出決策,并以黨政公文形式下發(fā)或上達(dá),以確保施政,利于管理。突出公文的時(shí)效性才能保證決策的迅速、快捷和工作的高效率,才能及時(shí)解決公務(wù)活動(dòng)中的實(shí)際問(wèn)題。所以在黨政公文規(guī)范格式中設(shè)有“緊急程度”“成文日期”“印發(fā)日期”等項(xiàng)目,每一件公文還要限定制發(fā)、傳遞、執(zhí)行的時(shí)間要求。
二、公務(wù)文書的作用和種類
(一)公文的作用
作為有效傳遞黨政公務(wù)活動(dòng)中所需信息的重要工具,黨政公文具有多種作用。
1. 領(lǐng)導(dǎo)溝通作用
公文是傳播信息的一種方式,也是最具權(quán)威性和正式性的方式。它傳達(dá)黨和國(guó)家的方針、政策及各項(xiàng)指示,是加強(qiáng)集中領(lǐng)導(dǎo),實(shí)行有效管理,維護(hù)政令統(tǒng)一,保證工作步伐整齊一致的有效形式。
公文也是下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告工作,反映情況,溝通自下而上縱向聯(lián)系的基本手段。此外,它也是機(jī)關(guān)之間橫向聯(lián)系的紐帶,通過(guò)它,機(jī)關(guān)之間互通訊息、商洽事務(wù)、互相協(xié)調(diào)與配合。黨政公文的這種傳達(dá)溝通作用,是黨政管理的重要輔助。
2. 發(fā)布記錄作用
根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律和行政慣例,必須用行政公文的方式才能發(fā)布行政法規(guī)或規(guī)章,因此行政公文在發(fā)布行政法規(guī)與規(guī)章,體現(xiàn)國(guó)家行政管理與維護(hù)社會(huì)秩序方面,發(fā)揮著重要作用。
公文的制作發(fā)布印證了制發(fā)者的合法身份,記錄了各項(xiàng)黨政管理活動(dòng)的性質(zhì)、狀態(tài),是黨政公務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄,受文機(jī)關(guān)可據(jù)此處理工作。有些公文在完成現(xiàn)行使命后,可轉(zhuǎn)化為檔案資料,供后人查考、研究和使用,黨政公文的憑證記錄作用不容忽視。
3. 宣傳教育作用
由于公文具有較強(qiáng)的政策性和理論性,在社會(huì)各項(xiàng)事務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮著闡明事理、啟發(fā)覺(jué)悟、提高認(rèn)識(shí)等宣傳教育作用,“學(xué)習(xí)文件”是我國(guó)社會(huì)教育的一種重要形式。
(二)現(xiàn)行公文的種類
根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》闡釋,公文種類主要有:
(1) 決議。適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。
(2) 決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
(3) 命令(令)。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。
(4) 公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。
(5) 公告。適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。
(6) 通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
(7) 意見(jiàn)。適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。
(8) 通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
(9) 通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。
(10)報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況,回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。
(11)請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
(12)批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。
(13)議案。適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。
(14)函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(15)紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。
以上這15種公文也被稱作“法定公文”。此外,按照不同的標(biāo)準(zhǔn),上述公文又可劃為不同的種類,為了更好地學(xué)習(xí)理解公務(wù)文書,從不同的角度去認(rèn)識(shí)它的種類很有必要。
1. 根據(jù)公文內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密的程度劃分的種類
(1) 公布性公文。內(nèi)容不涉及黨和國(guó)家機(jī)密,可以直接公開發(fā)布的公文,如公報(bào)、公告、通告等。這種公文又分對(duì)外公開公文和國(guó)內(nèi)公開公文兩種。對(duì)外公開公文可以直接向國(guó)內(nèi)外公開發(fā)布;國(guó)內(nèi)公開公文的內(nèi)容,雖不涉及國(guó)家機(jī)密,但不宜或不必向國(guó)外公布,只在國(guó)內(nèi)公開發(fā)布。
(2) 內(nèi)部使用公文。內(nèi)容不涉及國(guó)家機(jī)密,但不宜對(duì)社會(huì)公開,而只在單位內(nèi)部閱讀與使用的公文,如通報(bào)等。
(3) 機(jī)密性公文。內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密的公文,需要在一定時(shí)期內(nèi)限定閱讀范圍,以保障機(jī)密的安全。機(jī)密公文通常由指定的專人負(fù)責(zé)處理、遞送和保管。根據(jù)內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密的程度,以及泄露后使國(guó)家安全和利益遭受損害的嚴(yán)重性又可分為三種:秘密公文,機(jī)密公文和絕密公文。
2. 根據(jù)公文行文方向劃分的種類
(1) 上行文。具有隸屬關(guān)系的下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文,如請(qǐng)示、報(bào)告等。
(2) 平行文。同一組織系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的來(lái)往公文,如函等。
(3) 下行文。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)所屬機(jī)關(guān)發(fā)送的公文,如命令(令)、決定、公報(bào)、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)等。
上述三種公文類型是從發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)之間的工作上來(lái)區(qū)分的。一個(gè)具體的機(jī)關(guān)收發(fā)的文件都有上行文、平行文、下行文。這三種公文的性質(zhì)作用不同,分別反映了對(duì)于工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo),互相協(xié)調(diào)與配合,請(qǐng)求給予批準(zhǔn)、指示等不同的工作關(guān)系。
3. 根據(jù)公文時(shí)限要求劃分的種類
(1) 常規(guī)公文。無(wú)特殊時(shí)間要求,可以按照常規(guī)處理的公文。
(2) 加急公文。內(nèi)容重要并急需打破常規(guī),迅速傳遞處理的公文。
(3) 特急公文。內(nèi)容至關(guān)重要并特別緊急,已臨近規(guī)定的辦理時(shí)限,需要立即優(yōu)先迅速傳遞處理的公文。
4. 根據(jù)公文來(lái)源劃分的種類
(1) 收文。本機(jī)關(guān)收到的來(lái)自外部的公文。
(2) 發(fā)文。包括由本機(jī)關(guān)制成,并發(fā)往外部的公文和本機(jī)關(guān)制成但只供內(nèi)部使用的兩種公文。
5. 根據(jù)公文性質(zhì)、作用劃分的種類
(1) 指導(dǎo)性公文。由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制成的,用于頒布方針、政策、法規(guī),指導(dǎo)、布置工作,闡明工作的指導(dǎo)原則的公文,如決議、決定、命令等。
(2) 公布性公文。直接向國(guó)內(nèi)外公開發(fā)布的公文,如公報(bào)、公告、通告等。
(3) 陳述呈請(qǐng)性公文。用于匯報(bào)工作、陳述情況、提出建議、請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的公文,如議案、請(qǐng)示、報(bào)告、意見(jiàn)等。
(4) 商洽性公文。無(wú)傳遞方向限制,用于探討協(xié)商一般事項(xiàng)的公文,如函。
(5) 記錄性公文。用于將會(huì)議的基本情況、主要精神和議定事項(xiàng)擇要整理的公文,如會(huì)議紀(jì)要。
三、公務(wù)文書的格式
由于公務(wù)文書在社會(huì)上的特殊作用,公務(wù)文書的外觀規(guī)格形式也有嚴(yán)格規(guī)定,公文的各個(gè)組成要素在文面上有規(guī)定的位置或格式。這既有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性,也有利于公文的閱讀、傳遞、處理、保管和對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行考核。在自動(dòng)化、數(shù)字化的社會(huì)背景下,公文格式的規(guī)范有利于網(wǎng)絡(luò)化辦公,也有利于現(xiàn)代技術(shù)管理文件和檔案。
《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》指出:公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。
(1) 份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。
(2) 密級(jí)和保密期限。公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。
(3) 緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度,緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”,電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(4) 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加 “文件”二字組成,也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí),發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。
(5) 發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí),使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。
(6) 簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。
(7) 標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。
(8) 主送機(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。
(9) 正文。公文的主體,用來(lái)表述公文的內(nèi)容。
(10)附件說(shuō)明。公文附件的順序號(hào)和名稱。
(11)發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
(12)成文日期。署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí),署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。
(13)印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章,并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。
(14)附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。
(15)附件。公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。
(16)抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。
(17)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。
此外,《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》同時(shí)指出:公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等,按照有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文,可以并用漢字和當(dāng)?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字;公文用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實(shí)際需要確定。
上述這些基本格式,在公文處理中要特別注意。而正文是公文的主體,是發(fā)文的目的所在,尤其要謹(jǐn)慎對(duì)待。正文位于主送機(jī)關(guān)下一行開始,行文中段落要注意漢語(yǔ)文章的規(guī)范格式,數(shù)字、年份不能回行。正文中引用的外文必須注明其中文含義。正文較長(zhǎng),用數(shù)字表示其層次結(jié)構(gòu)序數(shù)時(shí),要根據(jù)國(guó)家有關(guān)部門的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),即:
第一層用“一”“二”“三”“四”……
第二層用“(一)”“(二)”“(三)”“(四)”……
第三層用“1”“2”“3”“4”……
第四層用“(1)”“(2)”“(3)”“(4)”……
這是必須共同遵守的統(tǒng)一要求,不能隨意改變,更不可用外文標(biāo)注法來(lái)標(biāo)注公文。
公文正文的開頭部分,要用簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)言寫明發(fā)文的目的,或起因,或根據(jù)。接著以不同的過(guò)渡語(yǔ)進(jìn)入文章主體部分。
除某些綜合性報(bào)告外,公文正文的主體應(yīng)依照“一文一事”的原則,對(duì)正文事項(xiàng)詳細(xì)闡述、明確解釋、嚴(yán)密論證、充分說(shuō)明。
在結(jié)尾部分,可根據(jù)行文關(guān)系的具體情況,或提出要求,或懇請(qǐng)答復(fù),或以“特此……”作公文禮儀性結(jié)束表示。例如:“以上報(bào)告,請(qǐng)審閱”“特此請(qǐng)示,請(qǐng)予批復(fù)”“特此函告”等。
有了這樣的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),才能確保公文的權(quán)威性和有效性。在校學(xué)生對(duì)此可能非常陌生,可先對(duì)這些基本知識(shí)作簡(jiǎn)單識(shí)記,以后在社會(huì)實(shí)踐中就會(huì)有所體悟。
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