項(xiàng)目一  日常事務(wù)

任務(wù)01  接打電話

【任務(wù)目標(biāo)】

了解電話機(jī)的功能和電話系統(tǒng)的使用技巧，能夠按照秘書(shū)的職業(yè)要求接打電話，做好電話記錄。

【參考學(xué)時(shí)】

3學(xué)時(shí)

【知識(shí)支撐】

一、電話使用常識(shí)

（一）電話機(jī)的一些常用開(kāi)關(guān)和按鍵

1.數(shù)字鍵

”0～9”，用戶撥打電話號(hào)碼用。

2.功能鍵

”*”、”#”，是為配合程控交換機(jī)實(shí)現(xiàn)特種服務(wù)而設(shè)置的，其功能由交換機(jī)設(shè)定。

3.記憶存儲(chǔ)鍵（”STORE”）

用于存入常用的電話號(hào)碼。使用時(shí)首先按”STORE”鍵，然后按2位自選的號(hào)碼，再按要存入的電話號(hào)碼，最后按”STORE”鍵，即完成了號(hào)碼存入。一般有”STORE”鍵的電話機(jī)可存入10～20個(gè)電話號(hào)碼。

4.”RECALL”（”MEMORY”）鍵

提取記憶鍵。如果您已按上述步驟操作”STORE”鍵將您常用的電話號(hào)碼進(jìn)行縮位，那么當(dāng)您再打這些常用電話的時(shí)候,只需先按”RECALL”（”MEMORY”）鍵，再按事先已存入的該電話號(hào)碼的代碼即可。

5.”HAND－FREE”鍵

免提揚(yáng)聲開(kāi)關(guān)。使用這個(gè)鍵，在通話過(guò)程中可免提話筒，方法是在撥號(hào)前先按”HAND－FREE”鍵，待撥號(hào)音由揚(yáng)聲器中傳出，按對(duì)方的電話號(hào)碼，聽(tīng)到對(duì)方答話后，即可開(kāi)始通話。結(jié)束通話后，按”HAND－FREE”鍵掛機(jī)。

6.”REDIAL”鍵

重?fù)苕I。撥出對(duì)方電話號(hào)碼后，若聽(tīng)到忙音，掛機(jī)稍候再按”REDIAL”鍵即可將原撥號(hào)碼重新發(fā)出去。這不僅可省去重復(fù)撥號(hào)所需的時(shí)間，還可減少差錯(cuò)。

7.”FLASH”、”R”鍵（REGISTER RECALL）

閃接鍵。按下此鍵后，電話中斷600毫秒（相當(dāng)于拍叉簧1次），適用于程控交換機(jī)新服務(wù)項(xiàng)目。

8.”MUTE”鍵

靜音鍵。如果您在與對(duì)方通話的過(guò)程中，需與您身旁的人商量一下而又不希望對(duì)方聽(tīng)到時(shí)，可按下此鍵。

（二）電話號(hào)碼常識(shí)

按國(guó)際電信聯(lián)盟規(guī)定，電話號(hào)碼”0”字頭是供長(zhǎng)途直撥電話專用的，”1”字頭是供特種電話服務(wù)專用的，如”119”（火警）等。只有”2”至”9”字頭是安排給市話號(hào)碼使用；還規(guī)定，一個(gè)電話號(hào)碼，后4個(gè)數(shù)字為用戶號(hào)碼，后4個(gè)數(shù)字前面的數(shù)字為電信部門(mén)的電話局號(hào)代碼。

（三）不通話也收費(fèi)的三種情況

1.接通自動(dòng)傳真

對(duì)方電話機(jī)上接有傳真機(jī)，當(dāng)電話撥通后，先聽(tīng)到振鈴聲，接著就聽(tīng)到”嘰…咕咕…”不間斷的信號(hào)音。這就告訴您，電話已與處于自動(dòng)接收狀態(tài)的傳真機(jī)接通。此時(shí)，計(jì)費(fèi)就開(kāi)始了，您雖未通話，但您已接通了對(duì)方通信終端設(shè)備。為免多計(jì)費(fèi)，應(yīng)立即掛機(jī)。

2.撥打分機(jī)電話

這種電話接在單位的小交換機(jī)上，進(jìn)出電話需人工或電腦話務(wù)員轉(zhuǎn)接，電話接通總機(jī)就算接通了電話，計(jì)費(fèi)是從接通總機(jī)開(kāi)始，總機(jī)轉(zhuǎn)接的電話雖未通，也要計(jì)費(fèi)。