第1節(jié) 數(shù)據(jù)透視表技巧
通過使用數(shù)據(jù)透視表，可以匯總、分析、瀏覽和提供工作表數(shù)據(jù)或外部數(shù)據(jù)源的匯總數(shù)據(jù)。本節(jié)主要介紹如何創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表、數(shù)據(jù)透視表對數(shù)據(jù)的規(guī)范要求、數(shù)據(jù)透視表的基礎(chǔ)操作，幫助用戶一步一步地深入了解數(shù)據(jù)透視表的威力。
疑難1 如何創(chuàng)建一個(gè)簡單數(shù)據(jù)透視表
某銷售部門2013年3月的銷售數(shù)據(jù)，現(xiàn)需要快速匯總各個(gè)地區(qū)的訂購量，應(yīng)該如何操作呢？
解決方案1
以“銷售數(shù)據(jù)”為數(shù)據(jù)源，通過插入“數(shù)據(jù)透視表”功能來創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。
操作方法
※ 插入數(shù)據(jù)透視表 ※
步驟1 單擊“銷售數(shù)據(jù)”工作表數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格→單擊“插入”選項(xiàng)卡→單擊“表格”組中的“數(shù)據(jù)透視表”按鈕。
步驟2 在彈出的“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框中，此時(shí)的“表/區(qū)域”中已經(jīng)默認(rèn)選定了“銷售數(shù)據(jù)”中的數(shù)據(jù)區(qū)域，同時(shí)默認(rèn)自動(dòng)創(chuàng)建“新工作表”，單擊“確定”按鈕，關(guān)閉對話框。
步驟3 此時(shí)會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)新工作表。在新工作表所出現(xiàn)的“數(shù)據(jù)透視表字段”窗格中，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)“地區(qū)”字段至“行”區(qū)域，拖動(dòng)“訂購量”字段至“值”區(qū)域，即可實(shí)現(xiàn)快速匯總統(tǒng)計(jì)各個(gè)地區(qū)的訂購量。
解決方案2
通過【Alt+D+P】組合鍵打開“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒�，對“銷售數(shù)據(jù)”數(shù)據(jù)源創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。
操作方法
※ 利用向?qū)��?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表 ※
步驟1 按下【Alt+D+P】組合鍵（此處首先按下【Alt】鍵，然后放掉，再按下【D】鍵、【P】鍵），在彈出的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)ЖD步驟1（共3步）”對話框中，選擇“數(shù)據(jù)透視表”的單選按鈕，單擊“下一步”按鈕。
步驟2 在彈出的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)ЖD第2步，共3步”對話框中，在“選定區(qū)域”中選擇銷售數(shù)據(jù)!$A$2:$E$19數(shù)據(jù)區(qū)域，然后單擊“下一步”按鈕。
步驟3 在彈出的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)ЖD步驟3（共3步）”對話框中，選擇“新工作表”單選按鈕→單擊“完成”按鈕。
步驟4 此時(shí)會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)新工作表。在新工作表所出現(xiàn)的“數(shù)據(jù)透視表字段”窗格中，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)“地區(qū)”字段至“行”區(qū)域，拖動(dòng)“訂購量”字段至“值”區(qū)域，即可實(shí)現(xiàn)快速匯總統(tǒng)計(jì)各個(gè)地區(qū)的訂購量。
原理分析
利用“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒騺韯?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表是Excel 2003工具菜單中最常見的創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的方式。但從Excel 2007開始，微軟對該工具菜單的功能進(jìn)行了刪減。若要使用“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒騺韯?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，只能通過【Alt+D+P】組合鍵的方式打開該對話框。
知識擴(kuò)展
※ 數(shù)據(jù)透視表的發(fā)展歷程 ※
雖然數(shù)據(jù)透視表是Excel里面的一個(gè)強(qiáng)大功能，但其概念并不是由微軟最早提出的，而是由Lotus公司提出的。1993年Lotus公司開發(fā)出了Windows版的透視表，稱之為“Lotus Improv”。
微軟公司直到1995年才在Excel 5中開發(fā)出了數(shù)據(jù)透視表。Excel 97增強(qiáng)了數(shù)據(jù)透視表向?qū)Чδ埽�并對�?shù)據(jù)透視表的功能進(jìn)行了重大改善，如添加計(jì)算字段的能力，開放數(shù)據(jù)透視表緩存等，從根本上改變了創(chuàng)建和管理數(shù)據(jù)透視表的能力。到Excel 2000時(shí)，引入數(shù)據(jù)透視圖，為用戶提供了用圖形的方式表現(xiàn)數(shù)據(jù)透視表的方法。到Excel 2007時(shí)，又在數(shù)據(jù)透視表的功能和設(shè)計(jì)方面進(jìn)行了新的改進(jìn)。Excel 2010的數(shù)據(jù)透視表增加了切片器。而目前的Excel 2013版本中，引入了推薦數(shù)據(jù)透視表、日程表、向上鉆取、向下鉆取等眾多新功能。本書主要基于Excel 2013版本進(jìn)行撰寫。
疑難2 如何用含有合并單元格的數(shù)據(jù)來創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表
某公司2013年3月的銷售清單，數(shù)據(jù)里包含了合并單元格。現(xiàn)需創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，但所得到的結(jié)果卻不是想要的，“行標(biāo)簽”里面出現(xiàn)了“（空白）”字段。那么如何對含有合并單元格的數(shù)據(jù)源創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表呢？
解決方案
取消合并單元格，填充相同內(nèi)容項(xiàng)，然后創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。
操作方法
步驟1 選中含有合并單元格的區(qū)域A2:A18 →單擊“開始”選項(xiàng)卡→選擇“剪貼板”組→單擊“格式刷”按鈕，然后對單元格區(qū)域G2:G18使用格式刷功能，保留合并單元格格式。
步驟2 選中合并單元格區(qū)域A2:A18→單擊“開始”選項(xiàng)卡→選擇“對齊方式”組→選擇“合并后居中”選項(xiàng)→選擇“取消單元格合并”選項(xiàng)，即可取消合并單元格。
步驟3 選中取消合并后的單元格區(qū)域A2:A18→單擊“開始”選項(xiàng)卡→選擇“編輯”組→單擊“查找和選擇”按鈕→選擇下拉列表中的“定位條件”選項(xiàng)；在彈出的“定位條件”對話框中選擇“空值”單選按鈕→單擊“確定”按鈕，即可定位并選中單元格區(qū)域A2:A18中所有空值的單元格。
步驟4 在選中的空白單元格中輸入“=A2”，然后按【Ctrl+Enter】組合鍵，即可實(shí)現(xiàn)空白單元格填充相同項(xiàng)。
步驟5 選中備用合并單元格區(qū)域G2:G18→單擊“開始”選項(xiàng)卡→選擇“剪貼板”組→單擊“格式刷”按鈕，重新刷回單元格區(qū)域A2:A18。
步驟6 清除G列單元格格式，以A2:E18單元格區(qū)域?yàn)閿?shù)據(jù)源，按照疑難1方法即可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。
原理分析
本例因?yàn)楹喜�單元格的存在，�?dǎo)致需要通過多個(gè)步驟對合并單元格進(jìn)行處理，才能創(chuàng)建所需的數(shù)據(jù)透視表。
※ 培養(yǎng)良好的數(shù)據(jù)錄入習(xí)慣 ※
就數(shù)據(jù)透視表而言，其對數(shù)據(jù)規(guī)范要求比較嚴(yán)格，應(yīng)盡量避免在數(shù)據(jù)源中使用合并單元格。所以要求用戶在數(shù)據(jù)錄入的時(shí)候，必須養(yǎng)成良好的數(shù)據(jù)錄入習(xí)慣，以有利于更好地管理數(shù)據(jù)，幫助用戶更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。
在日常工作中，不少企業(yè)為了讓數(shù)據(jù)顯示得更直觀，經(jīng)常采用二維表的數(shù)據(jù)錄入格式對數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入；但在后期的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總中，卻不能隨心所欲地使用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，大大削減了數(shù)據(jù)透視表的威力，且降低了工作效率。為了后期的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)，必須養(yǎng)成良好的錄入一維表數(shù)據(jù)格式的習(xí)慣，避免使用二維數(shù)據(jù)表進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。
列舉了一維表與二維表格式對比圖，培養(yǎng)良好的數(shù)據(jù)分析習(xí)慣，從錄入一維數(shù)據(jù)表開始。
注意
因?yàn)閿?shù)據(jù)透視表對數(shù)據(jù)要求比較嚴(yán)格，在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入的時(shí)候，必須按照數(shù)據(jù)庫的格式對數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，需要指定每一列字段的數(shù)據(jù)類型。在同一字段下的數(shù)據(jù)，不能出現(xiàn)混合類型（“日期”和“文本”、“數(shù)值”和“文本”等類型），混合類型不利于用戶養(yǎng)成良好的數(shù)據(jù)錄入習(xí)慣，不利于以后的數(shù)據(jù)管理和后期的數(shù)據(jù)分析。
疑難3 如何使用推薦的數(shù)據(jù)透視表
Excel的推薦數(shù)據(jù)透視表新功能能夠快速匯總大量數(shù)據(jù)并提供各種數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)的預(yù)覽，讓用戶可以選擇其中一種最能體現(xiàn)其觀點(diǎn)的數(shù)據(jù)透視表，而不必重新創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)透視表。某公司的財(cái)務(wù)費(fèi)用支出數(shù)據(jù)，那么如何快速創(chuàng)建不同匯總分析的數(shù)據(jù)透視表？
解決方案
使用推薦的數(shù)據(jù)透視表功能對不同形式的數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行預(yù)覽。
操作方法
※ 使用推薦的數(shù)據(jù)透視表 ※
步驟1 單擊“數(shù)據(jù)源”工作表數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格→單擊“插入”選項(xiàng)卡→選擇“表格”組中的“推薦的數(shù)據(jù)透視表”按鈕。
步驟2 在彈出的“推薦的數(shù)據(jù)透視表”對話框中，選擇一種最符合表達(dá)數(shù)據(jù)觀點(diǎn)的數(shù)據(jù)透視表，（如本例中選擇“求和項(xiàng)：總費(fèi)用，按部門”的推薦），最后單擊“確定”按鈕，即可成功創(chuàng)建合適的數(shù)據(jù)透視表。
原理分析
“推薦的數(shù)據(jù)透視表”是Excel 2013新增的功能。用戶使用該功能，能夠快速匯總報(bào)表數(shù)據(jù)并提供各種數(shù)據(jù)透視表字段布局預(yù)覽，幫助用戶提高數(shù)據(jù)分析效率，同時(shí)也讓Excel變得更聰明。
疑難4 編寫VBA程序來創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時(shí)，對數(shù)據(jù)透視表的名稱識別尤其重要。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的時(shí)候，可得到創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表名稱為“數(shù)據(jù)透視表1”。但若要把該數(shù)據(jù)透視表名稱重新命名為“匯總數(shù)據(jù)”，那么應(yīng)該如何重命名呢？
解決方案
修改“數(shù)據(jù)透視表名稱”文本框中的內(nèi)容即可。
操作方法
※ 重命名數(shù)據(jù)透視表 ※
單擊數(shù)據(jù)透視表區(qū)域中任意單元格→單擊數(shù)據(jù)透視表工具中的“分析”選項(xiàng)卡，將“數(shù)據(jù)透視表”組的“數(shù)據(jù)透視表名稱”文本框中的“數(shù)據(jù)透視表1”內(nèi)容修改為“匯總數(shù)據(jù)”。
原理分析
修改數(shù)據(jù)透視表名稱，就像一個(gè)人修改自己的姓名需要去派出所將原來的姓名刪除然后填寫新的姓名進(jìn)行備案一樣；在本例中關(guān)鍵是需要找到“數(shù)據(jù)透視表名稱”文本框，然后對文本框的內(nèi)容進(jìn)行修改。
通過對本例的實(shí)踐，能夠更快地幫助用戶熟悉數(shù)據(jù)透視表。
疑難5 如何移動(dòng)數(shù)據(jù)透視表位置
創(chuàng)建完畢的數(shù)據(jù)透視表，現(xiàn)在需要把該表移動(dòng)至D4單元格位置，應(yīng)該如何操作呢？
解決方案
通過“移動(dòng)數(shù)據(jù)透視表”功能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)透視表的位置移動(dòng)。
操作方法
※ 移動(dòng)數(shù)據(jù)透視表 ※
步驟1 單擊數(shù)據(jù)透視表區(qū)域中任意單元格→選擇數(shù)據(jù)透視表工具中的“分析”選項(xiàng)卡→單擊“操作”組中的“移動(dòng)數(shù)據(jù)透視表”按鈕。
步驟2在彈出的“移動(dòng)數(shù)據(jù)透視表”對話框中，選擇移動(dòng)的位置為“現(xiàn)有工作表”的單元格“Sheet1!$D$4”。
步驟3 移動(dòng)后的數(shù)據(jù)透視表。
原理分析
借助“移動(dòng)數(shù)據(jù)透視表”功能能夠把創(chuàng)建好的數(shù)據(jù)透視表準(zhǔn)確地移動(dòng)到任何位置。