第一章 辦公室工作概述


辦公室的含義有兩種：一指辦公的屋子，是工作人員完成任務(wù)、執(zhí)行其職務(wù)時(shí)
的工作地點(diǎn)，是黨政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位為完成管理目標(biāo)而進(jìn)行工作的場(chǎng)所；二指工
作機(jī)構(gòu)，是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位內(nèi)設(shè)的辦理行政事務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)，是
直接為領(lǐng)導(dǎo)群體管理與決策服務(wù)的綜合部門，是領(lǐng)導(dǎo)層日常工作的重要輔助性機(jī)構(gòu)，
具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐和橋梁作用。本書(shū)所闡述的辦公室自然是指后者。
辦公室的具體名稱、人員的多少，會(huì)因單位、部門情況的不同而有所差異，但
其職能和性質(zhì)大體上是相同的。辦公室工作內(nèi)容具體包括：文書(shū)及檔案管理工作、
會(huì)務(wù)工作、接待工作、信息工作、商務(wù)活動(dòng)安排工作和事務(wù)性工作等。
本章內(nèi)容主要包括：辦公室工作的內(nèi)容及其特點(diǎn)，辦公室工作人員應(yīng)具備的素
質(zhì)與技能，同時(shí)介紹辦公室工作人員的工作方法與技巧。


第一節(jié) 辦公室工作的內(nèi)容

江彬大學(xué)畢業(yè)后，應(yīng)聘于某公司的行政辦公室工作，在試用期間，行政總監(jiān)李明沒(méi)有給他安排具體工作，而是讓他熟悉熟悉公司的情況再說(shuō)。江彬每天在辦公室復(fù)印文件、接打電話、為其他工作人員幫忙，有客戶來(lái)訪時(shí)端茶送水，迎來(lái)送往。在江彬看來(lái)，自己每天雜事不斷，但是正事沒(méi)有，工作內(nèi)容與自己所學(xué)的計(jì)算機(jī)專業(yè)不搭邊。一段時(shí)間后，江彬的情緒非常低落，工作也常出紕漏，多次受到部門經(jīng)理的批評(píng)。
辦公室作為黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位內(nèi)設(shè)的辦理行政事務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)，是直接為領(lǐng)導(dǎo)群體管理與決策服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)層日常工作的重要輔助性機(jī)構(gòu)，其規(guī)模、名稱，因級(jí)別、地方及單位不同而不盡相同，大的稱辦公廳，小的一般叫辦公室。我國(guó)辦公廳（室）的類型，按照辦公室的性質(zhì)，可分為黨政機(jī)關(guān)系統(tǒng)辦公室、群眾團(tuán)體系統(tǒng)辦公室、事業(yè)單位系統(tǒng)辦公室、企業(yè)單位系統(tǒng)辦公室等。辦公室無(wú)論名稱、大小如何，其職能和性質(zhì)大體上是相同的，都是為本單位、本部門領(lǐng)導(dǎo)的管理決策工作直接服務(wù)，承擔(dān)著承上啟下、協(xié)調(diào)左右的重要任務(wù)。辦公室工作的內(nèi)容因其所屬組織、所承擔(dān)的中心任務(wù)的不同而略有不同，可以概括地分為以下幾類。
一、文書(shū)及檔案管理工作
（一）文書(shū)工作
文書(shū)工作是辦公室的一項(xiàng)經(jīng)常性的基礎(chǔ)工作，文書(shū)工作包括文書(shū)寫作及文書(shū)處理工作。
1. 文書(shū)寫作
辦公室工作人員要負(fù)責(zé)常用的行政公文、事務(wù)文書(shū)、公關(guān)文書(shū)的起草和寫作。
第一章.辦公室工作概述
（1）行政公文：是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱，是人類在治理社會(huì)、管理國(guó)家的公務(wù)實(shí)踐中使用的、具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文。國(guó)家行政公文有命令（令）、議案、決定、意見(jiàn)、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要。

（2）事務(wù)文書(shū)：是指黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位用于處理日常事務(wù)的實(shí)用文書(shū)，包括計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、規(guī)章制度、講話稿、會(huì)議記錄、述職報(bào)告等。

（3）公關(guān)文書(shū)：是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體等組織用來(lái)匯報(bào)、反映、溝通情況和交流經(jīng)驗(yàn)的一種應(yīng)用文，包括邀請(qǐng)函、企劃書(shū)、新聞稿、廣告、祝詞、答謝詞等。


2. 文書(shū)處理工作
文書(shū)處理工作包括收文處理、發(fā)文處理和辦畢文處置三項(xiàng)內(nèi)容。
（1）收文處理：是指對(duì)來(lái)自本機(jī)關(guān)之外的文書(shū)所實(shí)施的處置與管理活動(dòng)，包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦等環(huán)節(jié)。

（2）發(fā)文處理：是指機(jī)關(guān)內(nèi)部為制發(fā)文書(shū)所進(jìn)行的創(chuàng)制、處置和管理活動(dòng)，包括交擬、議擬、撰擬、審核、簽發(fā)、印制、用印、登記、發(fā)文等環(huán)節(jié)。

（3）辦畢文處置：是對(duì)所收文和所發(fā)文進(jìn)行的后續(xù)處理工作，包括立卷、清退銷毀等環(huán)節(jié)。


（二）檔案管理工作
檔案管理工作是指檔案的收集、整理、保管和提供利用等事務(wù)，隨著辦公自動(dòng)化的普及，電子文檔的收集、整理、存檔工作也應(yīng)運(yùn)而生。
二、會(huì)務(wù)工作
開(kāi)會(huì)議事是機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位最常采用的重要工作方法之一，辦公室是會(huì)議的主要組織部門和承辦部門。辦公室工作人員要做好會(huì)前準(zhǔn)備工作，包括發(fā)送會(huì)議通知、預(yù)訂會(huì)議室、擬訂會(huì)議議程和日程、確定會(huì)址、安排食宿、會(huì)前檢查等；做好會(huì)議報(bào)到、會(huì)議記錄、會(huì)議期間的信息溝通、會(huì)議值班、保衛(wèi)、娛樂(lè)等會(huì)中服務(wù)工作；做好安排參會(huì)人員離場(chǎng)返程、會(huì)議文件資料的清退和立卷歸檔、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的結(jié)算、會(huì)議總結(jié)等善后工作。
三、接待工作
辦公室是一個(gè)單位的“窗口”，經(jīng)常負(fù)責(zé)接待各級(jí)各類的來(lái)訪者，來(lái)訪對(duì)象
新編辦公室工作實(shí)務(wù)
XINBIANBANGONGSHIGONGZUOSHIWU
內(nèi)容也涉及方方面面，接待工作也是辦公室常規(guī)的基礎(chǔ)工作。辦公室工作人員必須熟悉接待規(guī)定，掌握接待規(guī)格與接待工作的基本程序及事務(wù)內(nèi)容，做好接待前的準(zhǔn)備工作，接待過(guò)程中要遵循平等待人、禮貌周到、熱情細(xì)致、勤儉節(jié)約、嚴(yán)守機(jī)密、確保安全的接待原則。對(duì)于無(wú)約來(lái)訪的不速之客，更要注意接待的方法和技巧。
四、商務(wù)活動(dòng)安排工作
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企事業(yè)單位的商務(wù)活動(dòng)日益頻繁，商務(wù)活動(dòng)的安排也構(gòu)成了辦公室重要的工作內(nèi)容，主要包括商務(wù)會(huì)談、簽約儀式、慶典活動(dòng)、剪彩儀式、新聞發(fā)布會(huì)的籌辦，相關(guān)商務(wù)活動(dòng)文件的擬制，商務(wù)宴請(qǐng)、商務(wù)旅行的設(shè)計(jì)、安排，以及開(kāi)放參觀活動(dòng)的統(tǒng)籌規(guī)劃和落實(shí)等。
五、信息工作
信息工作是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，辦公室信息工作包括信息的收集、整理、加工、傳遞和反饋。辦公室工作人員要注意信息收集的方法，注意圍繞中心工作、重點(diǎn)工作開(kāi)展調(diào)查研究，提供高質(zhì)量信息，并能夠把握?qǐng)?bào)送信息的最佳時(shí)機(jī)。
六、事務(wù)性工作
辦公室事務(wù)性工作非常繁雜，卻也構(gòu)成辦公室工作非常重要的一環(huán)。辦公室事務(wù)性工作主要包括如下內(nèi)容。
（一）辦公環(huán)境管理
營(yíng)造良好的工作環(huán)境，有利于提高工作效率和樹(shù)立組織良好的對(duì)外形象，辦公室環(huán)境要時(shí)刻保持清潔、有序。辦公室工作人員要合理布置辦公室，使設(shè)備、物品放置適當(dāng)、整潔，取用方便，維護(hù)辦公場(chǎng)所和辦公設(shè)備的安全，并做好緊急情況的應(yīng)對(duì)和事故記錄工作。
（二）工作日程安排
辦公室工作人員要科學(xué)合理地安排和管理領(lǐng)導(dǎo)的工作日程。編制日程表時(shí)需要區(qū)分工作的性質(zhì)，分流工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，恰當(dāng)運(yùn)用時(shí)間管理的方法，合理分配精力，有效地利用時(shí)間，提高工作效率，科學(xué)有序地完成工作任務(wù)。同時(shí)，還要負(fù)責(zé)日程表的落實(shí)，處理工作安排的變更與調(diào)整。