序言

讀者們好！《表哥的Access 入門：以Excel 視角快速學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫開發(fā)》（第2 版）終于與大家見面了。本書第1 版早是以電子版的形式發(fā)布在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的，在收到大量的讀者好評(píng)后改寫出版了紙質(zhì)版。在紙質(zhì)版圖書出版后，同樣受到讀者的熱烈歡迎，僅第1 版就重印了近20 次，著實(shí)讓筆者受寵若驚，感覺有責(zé)任對(duì)本書的第1 版做一些優(yōu)化和內(nèi)容上的擴(kuò)充，用于回饋?zhàn)x者的厚愛。

本書除了在第1 版的基礎(chǔ)上更新了所有配圖以適應(yīng)Access 版本，還增加了如下內(nèi)容：

• Access 交叉表查詢、生成表查詢、追加查詢的講解。
• Access 中的AutoExec 自動(dòng)執(zhí)行宏的重要應(yīng)用。
• 如何以Access 可視化查詢?yōu)檩o助工具快速入門SQL。

本書保留了第1 版通俗易懂、一氣呵成的特色，在內(nèi)容上更完善，并且力爭(zhēng)讓讀者在不對(duì)照電腦操作的情況下也能輕松閱讀。本書的目標(biāo)是大幅減輕讀者的學(xué)習(xí)負(fù)擔(dān)，讓讀者輕松、快速地掌握Access 的相關(guān)知識(shí)與技能，幫助讀者構(gòu)建全新的數(shù)據(jù)觀。畢竟，Excel 的高級(jí)應(yīng)用階段離不開數(shù)據(jù)庫知識(shí)。

祝廣大讀者學(xué)習(xí)愉快！問題交流請(qǐng)關(guān)注筆者微博@MrExcel。

作 者

前言

為什么要學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫知識(shí)？

當(dāng)你在商場(chǎng)或超市結(jié)賬時(shí)，是否注意過收銀員面前顯示器上的軟件？收銀員利用這個(gè)軟件，結(jié)合掃描設(shè)備，就可以完成掃描商品、記錄銷售金額、扣減庫存、查看歷史記錄、退貨、換貨等操作，我們可以將這個(gè)軟件稱為一個(gè)賣貨的軟件，用專業(yè)一點(diǎn)兒的術(shù)語來說，這其實(shí)

是一個(gè)典型的商品進(jìn)銷存軟件。

你可能會(huì)想：商品進(jìn)銷存軟件，如此高大上的名字，不是只有在企業(yè)中才用的嗎？它與我們的生活有什么關(guān)系？是的，商品進(jìn)銷存軟件確實(shí)是企業(yè)中常用的軟件之一，但其實(shí)我們的生活時(shí)時(shí)刻刻都離不開類似的軟件。

商品進(jìn)銷存軟件本質(zhì)上屬于數(shù)據(jù)記錄和處理軟件，在人工智能技術(shù)廣泛應(yīng)用的今天，智能設(shè)備無時(shí)無刻不在記錄和處理著與你有關(guān)的數(shù)據(jù)，很多時(shí)候你甚至意識(shí)不到。

在數(shù)據(jù)庫無處不在、數(shù)據(jù)思維無處不在的今天，不主動(dòng)了解一點(diǎn)數(shù)據(jù)庫知識(shí)，真的有點(diǎn)OUT了。特別是對(duì)于已經(jīng)熟悉Excel 的我們來說，學(xué)習(xí)點(diǎn)兒數(shù)據(jù)庫知識(shí)，不僅可以幫助我們深刻理解這個(gè)數(shù)字時(shí)代的世界，還可以提高我們的工作效率，從而構(gòu)建全新的數(shù)據(jù)觀。

為什么要學(xué)習(xí)Access ？

回到前面超市收銀臺(tái)的場(chǎng)景，利用Microsoft Office 中的Access 也能制作出具有類似功能的軟件，并且?guī)缀醪挥镁帉懘�碼，即可讓Office用戶過把軟件設(shè)計(jì)的癮。

Access 作為Microsoft Office 組件之一，在眾多領(lǐng)域中發(fā)揮著作用：利用Access 可以構(gòu)建中小型企業(yè)的生產(chǎn)、計(jì)劃、庫存、銷售、人事管理、培訓(xùn)等數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，可以開發(fā)大公司的部門級(jí)應(yīng)用，等等。不僅如此，Access 還是一款極具效力的個(gè)人工作效率提升工具，在很多Excel 難以施展能力的場(chǎng)所，Access 能輕松應(yīng)對(duì)。

提到數(shù)據(jù)庫，有些人（特別是對(duì)數(shù)據(jù)庫一知半解的人）動(dòng)不動(dòng)就拿Oracle、SQL Server 等大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)說事兒。筆者在這里告訴大家，如果你想學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫知識(shí)，Access 是一款優(yōu)秀的入門工具，原因很簡(jiǎn)單，Access 具有易獲得性、易安裝性及普及性。Access 作為一款易學(xué)、易用、功能靈活的小型桌面數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，其能力主要體現(xiàn)在以下兩

方面。

1．簡(jiǎn)單的操作，強(qiáng)大的功能

Access 具有強(qiáng)大的可視化操作能力，這一點(diǎn)在所有的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中是領(lǐng)先的。Access 讓人印象尤其深刻的是其查詢、窗體、報(bào)表及宏的可視化設(shè)計(jì)方式，它讓用戶無須編寫代碼，就能開發(fā)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序。

由于本書的目標(biāo)是使Excel 用戶快速入門Access 數(shù)據(jù)庫知識(shí)，因此很多地方會(huì)以Excel 為Access 的參照物進(jìn)行對(duì)比。我們知道，同為Office 組件之一的Excel 具有靈活的數(shù)據(jù)處理和分析能力，然而其能力是有局限的。例如，對(duì)數(shù)據(jù)的規(guī)范化存儲(chǔ)與管理、表間的同步修改及刪除、無代碼應(yīng)用程序的開發(fā)等功能，如果使用Excel 實(shí)現(xiàn)，則會(huì)非常麻煩，甚至無能為力；如果使用Access 實(shí)現(xiàn)，則可以以其內(nèi)置功能輕松完成。

利用Access 中強(qiáng)大的查詢功能，可以非常容易地進(jìn)行各類統(tǒng)計(jì)分析操作，并且可以方便地組合多個(gè)相關(guān)的數(shù)據(jù)表，從而實(shí)現(xiàn)靈活的表間操作。此外，在處理數(shù)據(jù)的數(shù)量方面，與Excel 相比，Access 在分析處理幾十萬、上百萬行數(shù)據(jù)時(shí)，速度優(yōu)勢(shì)相當(dāng)明顯，能夠大幅提升工作效率。在數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化方面，如果使用Excel，那么通常需要編寫復(fù)雜的VBA 程序代碼來實(shí)現(xiàn)；如果使用Access，那么利用其自帶的宏功能，我們幾乎可以拋棄VBA，簡(jiǎn)單地以拖曳鼠標(biāo)的方式，就像拼七巧板一樣，將Access 中的基礎(chǔ)操作按照自定義的順序排列起來，形成連續(xù)、定制化的業(yè)務(wù)邏輯，從而輕松實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的自動(dòng)化操作，這樣不但顯著提升了數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序的開發(fā)效率，還大大降低了用戶的學(xué)習(xí)難度。

2．使用Access 可以開發(fā)軟件

對(duì)沒有接受過編程訓(xùn)練的人來說，學(xué)習(xí)編程不亞于學(xué)習(xí)火星文，而Access改變了這一切，讓我們可以輕松開發(fā)出實(shí)用的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序。使用Access 可以開發(fā)各種數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序，如生產(chǎn)管理、銷售管理、庫存管理等企業(yè)管理軟件。利用Access，我們可以輕松地建立數(shù)之間的關(guān)系，在不編寫代碼的情況下模擬真實(shí)商業(yè)活動(dòng)的業(yè)務(wù)邏輯，從而設(shè)計(jì)出功能完善的軟件界面。此外，我們可以通過Access 的報(bào)表功能，設(shè)計(jì)出滿足用戶需求的各種格式的單據(jù)報(bào)表。通過對(duì)本書內(nèi)容的學(xué)習(xí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，Access 作為一款開發(fā)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序的傻瓜軟件，即使是非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，也能快速掌握。

Access 軟件滿足了企業(yè)管理人員的需求，使其無須學(xué)習(xí)編程語言，就能開發(fā)出實(shí)現(xiàn)自己管理思想的軟件，并且使其能夠借助軟件來規(guī)范企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)則，推行其管理理念。Access 可以幫助非計(jì)算機(jī)專業(yè)的管理人員實(shí)現(xiàn)開發(fā)軟件的夢(mèng)想，使其成長(zhǎng)為懂管理、會(huì)編程的復(fù)合

型人才。

很多管理人員有絕妙的想法和創(chuàng)意，他們也能夠很清晰地將這些想法和創(chuàng)意以圖文形式表達(dá)出來，但由于這些想法和創(chuàng)意需要一些計(jì)算機(jī)技能來實(shí)現(xiàn)，因此束手無策，或者不得不求助永遠(yuǎn)很忙的信息技術(shù)（IT）部門的支援，以至于好的想法和創(chuàng)意長(zhǎng)時(shí)間無法變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。如果他們能夠花一些時(shí)間，學(xué)習(xí)一些Access 知識(shí)，自己編寫一個(gè)體現(xiàn)自己獨(dú)特管理思想的軟件，將這些想法和創(chuàng)意變成現(xiàn)實(shí)，豈不快哉！

Access 和Excel 對(duì)比，有什么優(yōu)勢(shì)？

讀到這里，你可能會(huì)產(chǎn)生這樣的疑問：Access 的功能如此強(qiáng)大，為什么用戶普及率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如Excel 呢？筆者認(rèn)為，造成這種現(xiàn)狀的主要原因有以下兩點(diǎn)。

1．自由軟件與強(qiáng)規(guī)則軟件

與Access 對(duì)用戶的要求相比，Excel 幾乎是一款自由軟件，Excel 界面對(duì)用戶的操作行為幾乎沒有任何約束，用戶可以在Excel 的單元格中輸入任何內(nèi)容，包括文本、數(shù)字、日期等，甚至可以在Excel單元格中輸入幾千字的文章。

Access 是一款強(qiáng)規(guī)則軟件，用戶在使用Access 前，必須預(yù)先了解Access 中必須遵守的一些規(guī)則。在Access 數(shù)據(jù)表中，如果規(guī)定了在某一列中只能輸入日期，那么該列不會(huì)接收其他類型的數(shù)據(jù)，如果強(qiáng)行輸入，那么Access 會(huì)以報(bào)錯(cuò)的方式拒絕接收。如果規(guī)定

Access 數(shù)據(jù)表中的某一列中不能有重復(fù)內(nèi)容出現(xiàn)，那么在該列中不能輸入重復(fù)內(nèi)容。

民間有句俗話，叫作沒有規(guī)矩，不成方圓，正是Access 中的各種規(guī)則，避免了數(shù)據(jù)處理活動(dòng)中各種意外的發(fā)生。要知道，在Excel 中，由于用戶組織數(shù)據(jù)不規(guī)范，造成Excel 報(bào)告難以理解、難以維護(hù)、難以擴(kuò)展的例子比比皆是。因此，用自律才能自由這句話描

述Access 簡(jiǎn)直再合適不過了。

2．當(dāng)前的Access 培訓(xùn)存在問題

如果你恰巧在書店翻閱本書，那么，請(qǐng)你隨手翻閱幾本其他關(guān)于Access 的書籍，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，這些書籍基本遵循一個(gè)套路，那就是如何創(chuàng)建數(shù)據(jù)表、創(chuàng)建查詢、設(shè)計(jì)窗體和制作報(bào)表。

這個(gè)套路本身沒有錯(cuò)誤，然而，大部分Access 培訓(xùn)資料只讓讀者

知其然，而不知其所以然；只介紹Access 的操作，卻不介紹這些操作背后隱藏的邏輯。按照這種教材學(xué)習(xí)，充其量只能成為Access的操作工，很難成為Access 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序的設(shè)計(jì)者。

當(dāng)前的Access 培訓(xùn)機(jī)構(gòu)基本也存在同樣的問題，很多培訓(xùn)師只是按照培訓(xùn)資料上的操作步驟，告訴學(xué)員先進(jìn)行什么操作，后進(jìn)行什么操作，一個(gè)界面控件的排列介紹幾十分鐘，將Access 的核心內(nèi)容淹沒在瑣碎的操作細(xì)節(jié)中，讓學(xué)員感到茫然，難以抓住培訓(xùn)的重點(diǎn)。

本書特點(diǎn)

本書會(huì)竭力避免當(dāng)前Access 書籍和培訓(xùn)中普遍存在的問題，以案例教學(xué)的方式，通過一個(gè)簡(jiǎn)單的小飯館數(shù)據(jù)庫管理軟件的開發(fā)案例，介紹如何規(guī)范Access 數(shù)據(jù)、創(chuàng)建查詢和設(shè)計(jì)窗體，以及如何制作Access報(bào)表和宏。本書不僅會(huì)介紹Access 的操作，而且會(huì)詳細(xì)介紹這些操作背后隱含的Access 數(shù)據(jù)庫的相關(guān)知識(shí)，讓讀者不但知其然，還知其所以然。

Access 作為一款流行的小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，與其他數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相比，具有易學(xué)、易用的特點(diǎn)，在很大程度上避免了對(duì)用戶的編程要求。但是有得必有失，Access 為了保持其開發(fā)的靈活性，在開發(fā)過程中會(huì)涉及各種各樣的設(shè)置選項(xiàng)，介紹Access 中全部選項(xiàng)的設(shè)置方法和設(shè)置效果是龐雜且無趣的。所以，本書以一個(gè)小飯館數(shù)據(jù)庫管理軟件為例，從頭到尾介紹整個(gè)軟件的設(shè)計(jì)過程。在設(shè)計(jì)過程中，我們只對(duì)案例中用到的設(shè)置選項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)介紹，從而避免打斷思路、分散注意力，并且減輕學(xué)習(xí)負(fù)擔(dān)。

本書不是一本大而全的Access 書籍，而是一本以案例為導(dǎo)向，幫助讀者快速了解Access 功能、理解數(shù)據(jù)庫思維，指導(dǎo)讀者開發(fā)一個(gè)小型數(shù)據(jù)庫管理軟件的案例手冊(cè)。

因?yàn)楸緯�假設(shè)讀者對(duì)Excel 已經(jīng)有了一定程度的了解或使用經(jīng)驗(yàn)，所以沒有像大部分Access 書籍那樣，一開始就引入大量的數(shù)據(jù)庫專業(yè)術(shù)語，而是以讀者的Excel 知識(shí)為基礎(chǔ)，逐步過渡到Access 相關(guān)知識(shí)，讓讀者感覺自己不是在學(xué)習(xí)一門全新的技術(shù)，而是將已掌握的Excel 技術(shù)自然擴(kuò)展到Access 技術(shù)，從而減輕讀者的學(xué)習(xí)負(fù)擔(dān)。

本書適合對(duì)Excel 比較熟悉，并且想進(jìn)一步利用Access 技術(shù)提升個(gè)人能力的Microsoft Office 技術(shù)愛好者，以及想進(jìn)一步利用Access 技術(shù)提高個(gè)人及本部門工作效率的職場(chǎng)人士閱讀。此外，對(duì)于已經(jīng)讀過一些Access 操作手冊(cè)，但對(duì)Access 還沒有建立一個(gè)清晰邏輯的Access 初學(xué)者，本書也非常適用。

后，我們打個(gè)比方，如果說學(xué)習(xí)Excel 是學(xué)習(xí)一項(xiàng)技能，那么學(xué)習(xí)Access 是學(xué)習(xí)一項(xiàng)真正的技術(shù)。如果你已經(jīng)掌握了Excel，那么，學(xué)習(xí)一些Access 知識(shí)會(huì)幫助你建立全新的數(shù)據(jù)觀，讓你的數(shù)據(jù)分析和處理能力有質(zhì)的飛越。

作 者