前 言
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展的重要經(jīng)濟(jì)憑據(jù),對研究不同時(shí)期的經(jīng)濟(jì)和財(cái)務(wù)活動(dòng)具有重要的作用,是開展研究、制定政策和反映原始經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基礎(chǔ)和依據(jù)。
會(huì)計(jì)檔案管理是國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展中一項(xiàng)非常重要的工作,隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和信息技術(shù)的不斷更新,對會(huì)計(jì)檔案的管理提出了更新、更高的要求。本書為進(jìn)一步做好新形勢下的會(huì)計(jì)檔案管理工作而編寫,旨在讓各領(lǐng)域會(huì)計(jì)檔案管理工作人員掌握會(huì)計(jì)檔案管理總體思路和工作方法,進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。
本書以最新的國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),圍繞會(huì)計(jì)檔案的起源、發(fā)展、概念、特點(diǎn)以及會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用及整套數(shù)字化管理流程進(jìn)行編寫,并結(jié)合數(shù)據(jù)挖掘等信息技術(shù),探討會(huì)計(jì)檔案信息的深層次開發(fā)與利用。
本書的兩位主編有多年從事檔案工作的豐富經(jīng)驗(yàn),熟悉檔案管理工作各項(xiàng)流程,在工作之余分別于2009年和1998年取得了會(huì)計(jì)從業(yè)資格證,對會(huì)計(jì)工作的相關(guān)流程和方法比較了解,對會(huì)計(jì)檔案管理有一定的知識(shí)儲(chǔ)備和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。兩位主編還都擁有軟件工程碩士學(xué)位,在會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化方面也有一定的研究心得和積累。
全書共分為九章:第一章為會(huì)計(jì)檔案概述,主要介紹會(huì)計(jì)檔案的起源與發(fā)展,定義、屬性和特征,主要功能和作用,管理的基本原則和主要內(nèi)容;第二章為中美會(huì)計(jì)檔案管理辦法和標(biāo)準(zhǔn),主要列舉了我國和美國的相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn),并進(jìn)行了異同原因分析;第三章為會(huì)計(jì)檔案收集,闡述了會(huì)計(jì)檔案收集工作的重要性、收集工作的操作流程和注意事項(xiàng);第四章為會(huì)計(jì)檔案整理,介紹如何把收集到的會(huì)計(jì)材料進(jìn)行科學(xué)合理的分類、編目、整理;第五章為會(huì)計(jì)檔案鑒定,從鑒定原則、標(biāo)準(zhǔn)出發(fā),介紹了會(huì)計(jì)檔案的鑒定及相關(guān)處置;第六章為會(huì)計(jì)檔案保管,主要介紹會(huì)計(jì)檔案的保管制度、設(shè)施設(shè)備規(guī)范配備等;第七章為會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì),詳細(xì)介紹了會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容、意義、方法和應(yīng)用;第八章為會(huì)計(jì)檔案利用,以會(huì)計(jì)檔案檢索為基礎(chǔ),介紹會(huì)計(jì)檔案利用服務(wù)和會(huì)計(jì)信息資源開發(fā)利用;第九章為會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化和電子會(huì)計(jì)檔案管理,介紹了會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化和電子會(huì)計(jì)檔案管理。
本書結(jié)合會(huì)計(jì)檔案實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn),以國家現(xiàn)行的相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度為標(biāo)準(zhǔn),參考并引用了部分前輩的論著、論文等研究成果進(jìn)行編撰。論著如王英瑋編著的《會(huì)計(jì)檔案管理的原理與應(yīng)用》,華林著的《檔案管理學(xué)新論》,劉耿生主編的《檔案開發(fā)與利用教程》,范明、孟小峰譯《數(shù)據(jù)挖掘:概念與技術(shù)(原書第3版)》等,論文及網(wǎng)絡(luò)文章有《檔案起源研究的歷程、困境及過程論解析》《檔案工作的基本原則》《論檔案載體的演變及其保護(hù)措施》《淺談檔案價(jià)值鑒定工作》等,都以參考文獻(xiàn)的形式在文中作了說明。在此向以上專家學(xué)者們表示衷心的感謝!書中提到的辦法、標(biāo)準(zhǔn)和指南包括《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)檔案案卷格式DA/39—2008》《檔案工作基本術(shù)語DA/T 1-2000 》《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范DA/T 69-2018》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T 31-2017》原文以附錄形式呈現(xiàn),特此說明。
本書的四位編撰者都是常年工作在一線的基層檔案員,具有豐富的檔案業(yè)務(wù)實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn),為適應(yīng)社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展及檔案工作新形勢的需求,結(jié)合前輩的理論基礎(chǔ),與時(shí)俱進(jìn),編撰此書,目的在于更好地做好本職工作的同時(shí)為同行提供系統(tǒng)可借鑒的會(huì)計(jì)檔案管理理論和經(jīng)驗(yàn),從而更好地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
由于水平有限,書中難免有錯(cuò)漏和不足之處,敬請同行及廣大讀者給予諒解和批評(píng)指正。
前 言/ 001
第一章 會(huì)計(jì)檔案概述/ 001
第一節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的起源與發(fā)展/ 002
第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的定義、屬性和特征/ 012
第三節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的功能和作用/ 017
第四節(jié) 會(huì)計(jì)檔案主要內(nèi)容/ 021
第五節(jié) 會(huì)計(jì)檔案管理基本原則/ 026
第六節(jié) 會(huì)計(jì)檔案管理工作流程/ 029
第二章 中美會(huì)計(jì)檔案管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)/ 031
第一節(jié) 我國會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)辦法和標(biāo)準(zhǔn)/ 032
第二節(jié) 美國會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)辦法和標(biāo)準(zhǔn)/ 035
第三節(jié) 中美會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)辦法和標(biāo)準(zhǔn)比較
及分析/ 044
第三章 會(huì)計(jì)檔案收集/ 049
第一節(jié) 會(huì)計(jì)檔案收集的意義/ 050
第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案收集的原則和要求/ 054
第三節(jié) 會(huì)計(jì)檔案歸檔/ 058
第四章 會(huì)計(jì)檔案整理/ 065
第一節(jié) 會(huì)計(jì)檔案整理基本規(guī)則/ 066
第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案分類與編號(hào)/ 069
第三節(jié) 會(huì)計(jì)檔案立卷與編目/ 076
第四節(jié) 會(huì)計(jì)檔案排列上架/ 081
第五章 會(huì)計(jì)檔案鑒定/ 083
第一節(jié) 會(huì)計(jì)檔案鑒定原則/ 084
第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案鑒定內(nèi)容/ 087
第三節(jié) 會(huì)計(jì)檔案鑒定規(guī)則/ 089
第四節(jié) 會(huì)計(jì)檔案銷毀與處置/ 095
第六章 會(huì)計(jì)檔案保管/ 099
第一節(jié) 會(huì)計(jì)檔案保管制度/ 100
第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案保管環(huán)境及設(shè)施設(shè)備/ 103
第三節(jié) 會(huì)計(jì)檔案保護(hù)/ 107
第七章 會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)/ 115
第一節(jié) 會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容和步驟/ 116
第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義/ 126
第三節(jié) 會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求/ 128
第四節(jié) 會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)/ 131
第五節(jié) 會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的實(shí)際應(yīng)用/ 134
第八章 會(huì)計(jì)檔案利用/ 137
第一節(jié) 會(huì)計(jì)檔案檢索/ 138
第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案利用服務(wù)/ 149
第三節(jié) 會(huì)計(jì)檔案信息資源開發(fā)/ 152
第九章 會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化和電子會(huì)計(jì)檔案管理/ 157
第一節(jié) 會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化/ 158
第二節(jié) 電子會(huì)計(jì)檔案管理/ 168
附錄一 會(huì)計(jì)檔案管理辦法/ 183
附錄二 會(huì)計(jì)檔案案卷格式/ 194
附錄三 《檔案工作基本術(shù)語DA/T 1-2000》/ 220
附錄四 紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范/ 243
附錄五 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范/ 260
第一節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的起源與發(fā)展
一、會(huì)計(jì)檔案的起源
西方的杜勃魯斯曾說過:“從起源中理解事物, 就是從本質(zhì)上理解事物!碧綄(huì)計(jì)檔案的起源,對進(jìn)一步認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案和會(huì)計(jì)檔案工作的性質(zhì)和規(guī)律有著重要的學(xué)術(shù)價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。會(huì)計(jì)檔案是一種專門檔案,是在從事會(huì)計(jì)這項(xiàng)專業(yè)活動(dòng)中形成的具有查考、利用和保存價(jià)值的各種載體形態(tài)的歷史記錄。在探尋會(huì)計(jì)檔案起源問題上,是在會(huì)計(jì)這一專項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)和檔案起源的范疇和前提下進(jìn)行辨析的。
(一)檔案的起源說
關(guān)于檔案的起源,主要有“階級(jí)社會(huì)說” “文字起源說” “原始社會(huì)說” “過程論”等較有代表性的觀點(diǎn)。20世紀(jì)50年代,我國檔案界出現(xiàn)了“階級(jí)社會(huì)說”和“文字起源說”兩種關(guān)于檔案起源的爭論!半A級(jí)社會(huì)說”認(rèn)為檔案是“階級(jí)的產(chǎn)物”;“文字起源說”認(rèn)為檔案是“社會(huì)的產(chǎn)物”。 20世紀(jì)60年代,產(chǎn)生了“原始社會(huì)說”,人類早期通過結(jié)繩、編貝、結(jié)珠等活動(dòng)來記錄生產(chǎn)生活, “原始社會(huì)說”認(rèn)為在結(jié)繩、編貝、結(jié)珠活動(dòng)中形成的原始記錄就是檔案。到了20世紀(jì)70年代末,“階級(jí)社會(huì)說”和“文字起源說”得到了進(jìn)一步鞏固。進(jìn)入20世紀(jì)80年代 ,檔案起源“過程論”初見端倪,“過程論”指任何事物的產(chǎn)生、發(fā)展都需要一個(gè)過程,要想全面地了解檔案的發(fā)展源流問題,必須對檔案本身各種要素的發(fā)生、發(fā)展過程進(jìn)行具體的分析,這樣才能對檔案的起源有更為完整而準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)。[ 張妍妍:《檔案起源研究的歷程、困境及過程論解析》,《檔案》,2014年第4期9—12頁。]
(二)檔案載體的發(fā)展和變遷
1.遠(yuǎn)古時(shí)期的檔案載體
在文字出現(xiàn)之前,為了適應(yīng)生產(chǎn)生活的需要, 通過“結(jié)繩”和 “刻契” 等方法來記錄狩獵、勞作、人口繁衍等事情,“結(jié)繩”和“刻契”是遠(yuǎn)古時(shí)代人們輔助記憶的主要方式,人們通過“結(jié)繩”和“刻契”進(jìn)行思想交流、事務(wù)處理和幫助記憶。[ 魯彬:《論檔案載體的演變及其保護(hù)措施》,《蘭臺(tái)世界》,2010年第52期,第60頁。
]所謂“刻契”,是通過在木片或其他物質(zhì)上進(jìn)行刻寫標(biāo)記不同形式的符號(hào),以此記錄不同的事情和意義;“結(jié)繩”是用粗細(xì)不同的繩子,通過不同結(jié)法、距離、大小的結(jié)表示不同的事情和意義。[ 魯彬:《論檔案載體的演變及其保護(hù)措施》,《蘭臺(tái)世界》,2010年第52期,第60頁。]“結(jié)繩”和“刻契”,在一定程度上記錄和反映了人們的實(shí)踐活動(dòng),具有原始的表意和留存?zhèn)渫淖饔。如果說這是檔案的雛形,那“繩”和“契”就是那時(shí)的檔案載體。
2.甲骨檔案
“甲骨”是龜甲和獸骨的統(tǒng)稱,是占卜的用具,也是殷商時(shí)期的書寫材料。在商代,人們迷信于世間萬事皆由神靈主宰,君國大政均先用甲骨占卜吉兇,再將占卜情況刻寫在龜甲和獸骨上,以備后世查考,所以甲骨檔案便記載了王朝祭祀、 征戰(zhàn)、 出巡、 狩獵、 畜牧、 農(nóng)事、 災(zāi)害、 生子和疾病等方面的情況。 甲骨檔案是我國迄今為止發(fā)現(xiàn)的最古老的文字記錄的檔案,這也證明了在 3500年前的商代就有了檔案和檔案工作。[ 魯彬:《論檔案載體的演變及其保護(hù)措施》,《蘭臺(tái)世界》,2010年第52期,第60頁。]
3.金文檔案
金文檔案是繼甲骨檔案后又一種珍貴的歷史檔案。在商朝就已出現(xiàn)青銅器上鐫刻文字。到了西周,隨著中國的青銅器進(jìn)入極盛時(shí)期,刻于青銅器上的文字?jǐn)?shù)量日益增多,并且記事廣泛,具有了書史的性質(zhì)。古代先民把金屬統(tǒng)稱為“金”,刻于青銅器上的文字稱作“金文”或“銘文”,具有書史記事特點(diǎn)的青銅器銘文被稱為“金文檔案”。這些銘文長短不一,所記內(nèi)容也十分廣泛,它是作為記言記事的檔案文件保存的,有極大的文獻(xiàn)價(jià)值,為研究當(dāng)時(shí)社會(huì)歷史情況提供了第一手的檔案史料。[ 魯彬:《論檔案載體的演變及其保護(hù)措施》,《蘭臺(tái)世界》,2010年第52期,第60頁。]
4.石刻檔案
早在先秦時(shí)期,還出現(xiàn)了一種以堅(jiān)硬的石料為介質(zhì)的石刻檔案。以石作為書寫材料,是秦代檔案的一大特點(diǎn)。石刻不僅規(guī)模大,且數(shù)量多,內(nèi)容廣泛,完全具有檔案的性質(zhì)。石刻檔案自秦代大興后,歷代都把刻石作為發(fā)布政策、記載國政大事的最好的傳世材料。一方面是社會(huì)歷史文化發(fā)展要求書寫材料的變革,因?yàn)榭淌哂腥〔娜菀、傳世久遠(yuǎn)、便于保存等優(yōu)點(diǎn),彌補(bǔ)了青銅器需要鑄造、易腐蝕、容字有限之不足;另一方面石刻文字具有的公布性也適應(yīng)了地主階級(jí)輕名器、重功利的需要。中國幾千年來樹碑立傳的傳統(tǒng)習(xí)俗就是最好的證明。[ 胡海波:《論檔案載體的演變及其保護(hù)措施》,《中小企業(yè)管理與科技(上半月)》,2008年第5期,第43頁。]
5.簡牘檔案
簡牘檔案是指中國古代以竹木為載體而形成的文字材料!昂啞 是指狹長的竹片或木片;“ 牘”是指方形木片,主要用于一般公務(wù)文書;“策”是指若干片簡編聯(lián)在一起,用于記錄國家重大政事和書寫典籍。從現(xiàn)存史籍看,由于紙張出現(xiàn)之前,竹片、 木片多用作書寫材料,因而文書檔案常被稱作“ 冊”“ 典”“中”“簡冊”“簡牘”“典籍”等。我國以竹木作為文件和書籍的書寫材料,早在殷代就開始了。直到西漢以前,國家公文和私人著述主要是書于用竹、木制成的簡牘之
上的。[ 胡海波:《論檔案載體的演變及其保護(hù)措施》,《中小企業(yè)管理與科技(上半月)》,2008年第5期,第43頁。]